Verivox

Vor der Einführung von Personio war Verivox Teil eines Konzerns. Viele HR-Aufgaben liefen über Shared-Service-Strukturen – von Verträgen über operative Prozesse bis hin zur Lohnabrechnung. Für das HR-Team bedeutete das: begrenzter Einfluss auf Tools, Datenflüsse und die konkrete Umsetzung.

Besonders deutlich wurde das in der Lohnabrechnung. Informationen wurden weitergegeben, Rückfragen liefen über Ticketsysteme, Transparenz über die einzelnen Abrechnungsschritte gab es kaum. HR war zwar Ansprechpartner für Mitarbeitende und Führungskräfte, konnte den Prozess selbst aber nur eingeschränkt nachvollziehen.

Hinzu kam eine gewachsene Systemlandschaft mit verschiedenen Tools, die nicht immer optimal miteinander verbunden waren. Informationen mussten teilweise manuell weitergegeben werden, etwa über Excel-Listen oder einzelne Systeme. Das erschwerte die Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und weiteren Stakeholdern.

Mit dem Eigentümerwechsel änderten sich auch die Anforderungen an die HR-Abteilung. Verivox musste eigene Prozesse aufbauen, neue Organisationsstrukturen abbilden und HR stärker in die strategische Planung einbringen. Dafür brauchte das Team eine Lösung, die flexibel genug für die neue Organisation war und gleichzeitig HR- und Lohnabrechnungsprozesse in einem System vereinte.

Die größten Herausforderungen:

• ausgelagerte Shared-Service-Prozesse mit wenig direktem Einblick

• eine Lohnabrechnung, die für HR lange kaum steuerbar war

• verschiedene Tools ohne durchgängige Prozessverbindung

• manuelle Abstimmung über Excel-Listen und einzelne Systeme

• neue Organisationsstrukturen, die flexibel abgebildet werden mussten

Für Verivox war klar: Die neue HR-Lösung sollte nicht nur einzelne Aufgaben digitalisieren, sondern die wichtigsten HR-Prozesse zusammenführen. Statt separater Tools, Excel-Listen und extern gesteuerter Abläufe brauchte das Unternehmen eine Plattform, die HR-Daten, Workflows und Lohnabrechnung miteinander verbindet.

Heute nutzt Verivox Personio für Recruiting, Stammdatenmanagement, Dokumente, Abwesenheiten, Onboarding, Offboarding, Workflows und die Lohnabrechnung. Eigene Prozesse und Organisationsstrukturen lassen sich direkt im System abbilden. Dadurch arbeitet HR nicht mehr nur als Schnittstelle zu externen Services, sondern kann wichtige Abläufe eigenständig verantworten.

Ein konkretes Beispiel ist das Onboarding. Früher wurden Informationen teilweise manuell weitergegeben, etwa über Excel-Listen an die IT. Heute startet in Personio ein automatisierter Onboarding-Workflow. Fachbereiche, HR, IT und weitere Stakeholder erhalten automatisch ihre jeweiligen Aufgaben. Führungskräfte sehen, wo der Prozess steht, und HR muss weniger manuell nachfassen.

Auch in der Lohnabrechnung sorgt Personio für mehr Sicherheit. Das HR-Team sieht relevante Daten, Rückfragen und Meldungen direkt im System von Personio Payroll. Fehlende Pflichtangaben werden früh erkannt. Personio Payroll gibt vor der Freigabe wertvolle Hinweise auf fehlende oder prüfungsrelevante Angaben Die Lohnabrechnung lässt sich erst freigeben, wenn alle erforderlichen Informationen vollständig vorliegen. Dadurch entsteht ein nachvollziehbarer Ablauf im eigenen HR-Team.

Ein weiterer Mehrwert: Personio unterstützte Verivox auch in einer herausfordernden Transformationsphase. Trotz engem Zeitplan und komplexer Ausgangslage erhielt das Team während der Implementierung einen klaren Fahrplan, schnelle Unterstützung und die nötige Sicherheit, HR und Lohnabrechnung eigenständig aufzubauen.

Mit Personio hat Verivox die Grundlage geschaffen, HR langfristig strategischer aufzustellen. Automatisierte Workflows und gebündelte Daten entlasten das Team im Tagesgeschäft und schaffen mehr Raum für Zukunftsthemen.

Dazu gehören unter anderem Organisationsentwicklung, Vergütungsstrategien und neue gesetzliche Anforderungen wie Entgelttransparenz. Auch die Weiterentwicklung von Reportings bleibt für Verivox wichtig. Ziel ist es, HR-Daten noch einfacher für Auswertungen, Buchhaltung und strategische Entscheidungen nutzbar zu machen.

Für Verivox ist Personio heute ein zentraler Bestandteil der HR-Arbeit. Die Plattform hilft dem Team, operative Prozesse eigenständig zu verantworten, Daten besser zu nutzen und HR als strategischen Partner im Unternehmen zu stärken. Besonders positiv bewertet das HR-Team, dass Personio offen für Feedback ist und die Lösung kontinuierlich weiterentwickelt.

Mit Personio hat Verivox zentrale HR-Prozesse in eine transparente, flexible Systemlandschaft überführt. Das HR-Team arbeitet heute mit mehr Kontrolle, weniger manuellen Schritten und klareren Workflows – von Recruiting und Onboarding bis zur Lohnabrechnung. So schafft Verivox die Grundlage, um operative HR-Prozesse effizient zu steuern und die eigene Rolle im Unternehmen strategisch weiterzuentwickeln.