D+H Mechatronic

D+H Mechatronic war bereits vor Personio digital aufgestellt. Payroll und das SAP-HR-Modul waren ausgelagert, Recruiting lief über ein weiteres SaaS-Tool und die digitale Personalakte lag in einem separaten Datenmanagement-System. Die Systeme funktionierten einzeln, waren aber nicht intelligent miteinander verbunden. Ein Beispiel: Für eine Gehaltserhöhung mussten Informationen zunächst in einem bestimmten Format per E-Mail an den externen Payroll-Dienstleister geschickt werden. Anschließend hieß es warten, prüfen und den Vorgang intern weiter nachverfolgen.

Für das HR-Team entstand dadurch eine besondere Situation: Die Verantwortung für korrekte Abrechnungen lag weiterhin intern, die Umsetzung aber an vielen Stellen extern. Gleichzeitig wuchsen die Anforderungen aus dem Management und der Belegschaft – etwa nach besseren Auswertungen, mehr Self Service, einfacher Zeiterfassung und einer besseren Nutzung für Mitarbeitende im Außendienst.

Das bestehende Setup verursachte außerdem laufend Aufwand und Kosten. Neue Anforderungen waren häufig nur über Customizing, Beratertage oder zusätzliche Schnittstellen lösbar. Für D+H Mechatronic war deshalb klar: Die Lösung sollte nicht nur Payroll sicher abbilden, sondern HR-Prozesse insgesamt einfacher, transparenter und besser steuerbar machen.

Die größten Herausforderungen:

• Hoher manueller Abstimmungsaufwand trotz digitaler Prozesse: Viele Schritte waren digital, aber nicht automatisiert oder integriert. E-Mails, Rückfragen und manuelle Kontrollen prägten den Alltag.

• Getrennte Systeme für zentrale HR- und Payroll-Prozesse: Recruiting, digitale Personalakte, Payroll und weitere HR-Prozesse waren auf verschiedene Lösungen verteilt. Das erschwerte Transparenz und Automatisierung.

• Zu wenig Flexibilität für Mitarbeitende und Management: Auswertungen, Anpassungen oder zusätzliche Funktionen waren häufig nur mit Customizing, Beratertagen oder weiteren Schnittstellen möglich.

• Hohe Abhängigkeit von externen Prozessen: Die Payroll war ausgelagert, die Verantwortung für korrekte Inhalte blieb jedoch beim HR-Team. Änderungen mussten deshalb extern angestoßen und intern nachgehalten werden.

Für D+H Mechatronic war klar: Ein neues System musste nicht nur mehr können, sondern auch besser zum Arbeitsalltag des HR-Teams passen. Gemeinsam definierte das HR-Team die wichtigsten Anforderungen: mehr Usability, mehr Eigenständigkeit, bessere Reports, digitale Zeiterfassung, Self Services für Mitarbeitende und Führungskräfte sowie eine Cloud-Lösung mit klarer Kostenstruktur.

Mit Personio Payroll fand D+H Mechatronic eine Lösung, die HR-Prozesse und Lohnabrechnung in einem System zusammenführt. Besonders wichtig war dabei die Möglichkeit, Stammdaten nur an einer Stelle zu pflegen und Änderungen direkt in die Payroll-Prozesse einfließen zu lassen.

Der Wechsel bedeutete auch einen wichtigen Schritt: Die zuvor ausgelagerte Lohnabrechnung wurde zurück ins Unternehmen geholt. Insgesamt dauerte die Umstellung von SAP auf Personio rund ein halbes Jahr inklusive Vor- und Nachbereitung. Die konkrete intensive Projektphase lag bei etwa vier Monaten. In der Implementierung priorisierte D+H Mechatronic ganz klar die Payroll. Das Ziel: möglichst schnell in die erste Testabrechnung kommen, Sonderfälle prüfen und Sicherheit im Team aufbauen.

Das zahlte sich aus. Die erste inhouse durchgeführte Abrechnung im neuen System lief fehlerfrei. Gleichzeitig wurde der Prozess direkter steuerbar: Änderungen wie Rufbereitschaften, rückwirkende Gehaltsanpassungen oder Arbeitszeitplan-Updates kann das HR-Team heute kurzfristig selbst umsetzen.

Da die Payroll zuvor ausgelagert war, spart D+H Mechatronic in der reinen Abrechnung selbst nicht wesentlich Zeit. Der große Effekt liegt vielmehr darin, dass die interne Durchführung heute nicht mehr Zeit kostet als das frühere ausgelagerte Modell – bei deutlich mehr Kontrolle und Vorteilen in angrenzenden Bereichen wie Stammdatenpflege, Arbeitszeitplänen, Gehaltsdaten und vorbereitenden Payroll-Prozessen.

Das Team bleibt dabei realistisch: Einzelne Themen, etwa bestimmte Überstundenauszahlungen, werden heute manuell bearbeitet, obwohl sie vorher automatisch liefen. Für D+H Mechatronic überwiegt dennoch der Gesamtvorteil deutlich – vor allem, weil HR und Payroll nun enger zusammenspielen und das Team operative Themen selbst steuern kann.

Die Vorteile gehen jedoch über Payroll hinaus. Das HR-Team profitiert heute von durchgängigen Prozessen. Der größte Mehrwert zeigt sich im durchgängigen Prozess – von der Angebotserstellung über den digitalen Vertrag bis zur Stammdatenanlage und zum Onboarding.

Mit Personio hat D+H Mechatronic die Basis geschaffen, um HR- und Payroll-Prozesse enger zu verzahnen. Statt Informationen über verschiedene Systeme und externe Abstimmungsschleifen zu bewegen, arbeitet das HR-Team heute in einer integrierten Lösung.

Für das Unternehmen bedeutet das: weniger Abstimmungsschleifen, schnellere Reaktionsmöglichkeiten und eine verlässlichere Datenbasis für HR und Payroll. Das HR-Team kann schneller reagieren, Prozesse selbst steuern und Anforderungen aus dem Management oder aus der Belegschaft besser abbilden. Besonders stark zeigt sich der Mehrwert in der Stammdatenpflege, in vorbereitenden Payroll-Themen und im durchgängigen Prozess von der Angebotserstellung bis zum Onboarding.

Eine konkrete messbare Effizienzsteigerung wird D+H Mechatronic voraussichtlich gegen Jahresende besser bewerten können. Schon heute ist aber klar: Das Unternehmen hat die Payroll erfolgreich ins eigene Team geholt, ohne Abstriche bei der Abrechnungsqualität zu machen – und gewinnt gleichzeitig mehr Kontrolle, mehr Transparenz und eine höhere Effizienz bei etwas geringeren Kosten.

D+H Mechatronic zeigt, wie ein mittelständisches Unternehmen die Lohnabrechnung erfolgreich zurück ins eigene HR-Team holen kann. Vor Personio waren die Prozesse zwar digital, aber stark fragmentiert: SAP, ausgelagerte Payroll, separates Bewerbermanagement und eine eigene digitale Personalakte erschwerten die durchgängige Steuerung.

Mit Personio Payroll verbindet D+H Mechatronic HR und Lohnabrechnung in einer zentralen Lösung. Die Umstellung dauerte insgesamt rund ein halbes Jahr, die intensive Projektphase etwa vier Monate. Heute betreut das HR-Team ca. 430 Mitarbeitende auf der Payroll in Deutschland und insgesamt 8 Standorte inklusive weiterer Gesellschaften. Der größte Mehrwert liegt nicht in einer massiven Zeitersparnis in der reinen Abrechnung, sondern in mehr Kontrolle, besserer Stammdatenpflege, flexibleren vorbereitenden Payroll-Prozessen und stabiler Qualität trotz Insourcing.