16. Oktober 2017 in HR Management

Der ideale erste Arbeitstag

Erster Arbeitstag

Ein Unternehmen verliert im Schnitt 1-6 Mitarbeiter in den ersten drei Monaten. Das ist nicht nur ärgerlich und macht Arbeit, sondern kostet. Daher: Kümmern Sie sich um ihre Neuzugänge, zeigen Sie Wertschätzung – und zwar von Tag eins an. Der prägt sich beim Mitarbeiter besonders ein und schafft im besten Fall die Basis für eine gute, langfristige Zusammenarbeit. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den ersten Tag planen können.

Empfang

Der neue Kollege sollte kommen, wenn das Gros der Firma bereits da ist; in jedem Fall nach dem Morgen-Meeting. Neben dem zuständigen HR-Verantwortlichen begrüßen ihn Vorgesetzter und/oder die Fachkollegen und nehmen vorweg, was ihn erwartet: wer ihn durch den Tag begleitet, wen er treffen wird, wo sein Arbeitsplatz ist und ob bzw. welche To Dos er hat. Fangen gleich mehrere Mitarbeiter an, bietet es sich an, sie zusammen willkommen zu heißen.

Ansprechpartner

Neue Umgebung, neue Gesichter, neue Inhalte. Da hilft es, eine Person an der Seite zu haben, die so ziemlich alle Fragen beantworten kann: von der Teamaufstellung über Arbeitszeiten bis hin zur Lunch-Kultur. Sie muss nicht ständig daneben stehen, aber für den Neuen greifbar und auffindbar sein. Denn ein Gefühl, das sich gerne einstellt: Wer viele Fragen stellt, nervt. Das will niemand, weder tatsächlich noch gefühlt. Eine halbe Stunde oder länger sollte sich der HR-Verantwortliche Zeit nehmen, um grundlegende organisatorische Fragen zu klären.

Arbeitsplatz & Technik

Auf dem Schreibtisch findet der neue Mitarbeiter neben Welcome Package mit Notizblock, Stift & Co. die notwendige Hardware samt Anleitungen. Das, zusammen mit einem Intro durch Kollegen, sollte für die Installierung ausreichen. Sie darf bis zu zwei Stunden in Anspruch nehmen, denn zur Inbetriebnahme gehört: Email-Postfach einrichten, Online-Profil(e) vervollständigen, Signatur aufsetzen, erste Kontakte anlegen etc. Auch hier sollte eine Person für Rückfragen da sein.

Tools

Sie erleichtern die Arbeit, schaffen Transparenz und erlauben neuen Mitarbeitern sich mit laufenden Projekten und Aufgaben vertraut zu machen. Ob Intranet oder HR-Software, sie geben selbsterklärend Orientierung und ermutigen den Neuen, gleich tiefer einzusteigen. Wo liegen wichtige Dokumente, wie kommuniziert die Firma intern und extern? Derlei Basiswissen sollte das Tool beantworten bzw. bereithalten. Andernfalls muss der HR-Manager oder ein Kollege sehr viele Fragen beantworten.

Checkliste

Im Email-Postfach findet der neue Mitarbeiter eine Zusammenstellung seiner ersten anstehenden To Dos. Zudem: Mitarbeiterinformationen, Einladungen zu bevorstehenden Meetings, Lesestoff usw.

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Team

Wer ein Team hat, soll es kennen lernen – am besten über eine „Schlüsselperson“, die den Überblick gibt und eine Vorstellungsrunde initiiert. Der Kontakt zu entfernteren Kollegen ergibt sich im besten Fall spontan, bei einer weiteren Kaffeepause oder auf einem Streifzug durchs Büro. Ansonsten soll der Neue wissen: Die Türen stehen offen, jeder freut sich ihn kennen zu lernen. Welche Kollegen er im Laufe der ersten Woche noch näher kennen lernt, weil er mit ihnen zu tun haben wird, erfährt er von der „Schlüsselperson“ bzw. per Mail. Verraten Sie dem neuen Kollegen zudem, wo er Informationen über Kollegen, die Teamaufstellung usw. findet.

Lunch

Ein gemeinsames Mittagessen mit dem Kernteam – kein Muss, aber zu empfehlen – bietet beiden Seiten die Möglichkeit, Rückfragen zum Vormittag zu stellen, die weitere Agenda zu besprechen oder einfach nur zu plaudern. Denn wichtig für die ersten Tage: dass sich Vertrautheit einstellt. Sie ist die Basis für ein rasches Ramp Up und eine nachhaltige positive Zusammenarbeit.

Aufgaben

Nur Wenige haben die Stellenanzeige noch im Kopf, und die Vorstellungsgespräche liegen schon eine Weile zurück. Daher ist es wichtig, sobald wie möglich über die anstehenden Aufgaben zu sprechen. Wie detailliert, hängt von der Situation und Position ab. Doch der neue Kollege soll und will sich so schnell wie möglich hineinfinden in seine Rolle und seinen Beitrag leisten. Da empfiehlt es sich, das ein oder andere konkrete To Do schon mitzugeben.

Mission, Vision, Werte

Nehmen Sie sich die Zeit und bringen Sie dem neuen Kollegen noch einmal Mission, Vision und Werte näher. Denn darauf basiert Ihr gemeinsamer Erfolg. Zudem wird der neue Kollege Freunden, Familie & Co. vom neuen Job erzählen – und so im besten Fall zum Ambassador Ihrer Firma. In der ersten Zeit wird der neue Mitarbeiter noch öfter davon hören – das ist gut so. Denn je schneller er sie verinnerlicht, umso leichter wird er sich damit identifizieren und im Sinne Ihrer Ansprüche loslegen können. Welche Erwartungshaltung Sie und welche Ihr neuer Kollege mitbringt, lohnt es, zu besprechen. Zum einen schaffen Sie Orientierung, zum anderen vermeiden Sie Missverständnisse.

Feedback

Einholen! Fragen Sie den neuen Kollegen zwischendurch, ob er noch Fragen hat, was unklar ist und welchen Eindruck er hat. Denn er soll schnell starten können – da sollte Grundsätzliches geklärt sein. Zudem hilft es ihm, seine Zurückhaltung zu überwinden. Bevor der Kollege das Büro verlässt, können Sie ihn nochmal um ein abschließendes Feedback bitten und fragen, was er sich für die kommenden Tage wünscht. Das hilft Ihnen zu planen und erlaubt ihm, Tempo und Inhalt mitzugestalten.

So gelingt ein reibungsloser Start im neuen Job – die Punkte im Überblick:

✓ Ansprechpartner für den Tag
✓ Arbeitsplatz & Technik
✓ Tools
✓ Checklist
✓ Team
✓ Lunch
✓ Aufgaben
✓ Mission, Vision, Werte
✓ Feedback

Wie strukturiertes Onboarding Ihnen hilft, neue Mitarbeiter schnell einsatzfähig zu machen und darüber hinaus zu binden, lesen Sie hier.

Alle wichtigen Schritte für erfolgreiches Onboarding über Tag 1 hinaus finden Sie in dieser kostenlosen Checkliste.

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