Fehleinstellungen: Was kosten sie wirklich?

employees asking about hiring cost in a meeting

Teams und Organisationen, die skalieren wollen, brauchen ein Verständnis für die Kosten, die im Einstellungsprozess entstehen. 

Kosten als rein monetäre Metriken zu sehen, ist zwar verlockend, ich halte es aber für hilfreich, wenn HR Teams sie als ein umfassenderes Konzept betrachten. In diesem Artikel zeige ich Ihnen deshalb wie Kosten als KPI die Qualität Ihrer HR-Arbeit und Ihres Recruitings beeinflussen. – Ross Seychell, Chief People Officer, Personio

Diese kostenlose Vorlage erleichtert Ihnen den Recruiting-Prozess.

Wo fangen Kosten im HR überhaupt an?

Alles hat einen Preis. Diese Lebensweisheit gilt auch für Ihre HR-Tätigkeiten und Prozesse.
Einige HR-Kosten sind offensichtlich, doch auch versteckte oder schwieriger zu quantifizierende Kosten haben einen Effekt auf Ihren Geldbeutel.

In meiner eigenen Arbeit habe ich festgestellt, dass es um ein Gleichgewicht zwischen Kosten und Investitionen geht. Im HR gibt es sowohl direkte Kosten, die in einem bestimmten Moment entstehen und bezahlt werden. Und dann gibt es noch die Investitionen, also Kosten, die Sie zwar jetzt tragen, die aber ihre Wirkung aber erst später entfalten.

Letztendlich geht es um eine Balance zwischen beidem, um Qualität im Unternehmen sicherzustellen. Bedeutet: Wer Kosten im Sinne von Investitionen scheut, bekommt normalerweise weniger Qualität.

Wenn es zum Beispiel um die Einstellung von Mitarbeiter:innen geht, gibt es nicht die eine Erfolgs-Metrik. Auch wenn wir letztendlich auf Einstellungskosten achten, müssen wir auch andere Faktoren berücksichtigen, z. B.:

  • Benötigte Zeit bis zur Einstellung (time-to-hire)
  • Benötigte Ressourcen bis zur Einstellung
  • Verhältnis Bewerbungen – Jobangebot
  • Verhältnis Jobangebot – Jobannahme
  • Metrik für die Bewerbererfahrung
  • etc.

Wenn Sie sich rein auf das Geld konzentrieren, das Sie ausgeben, könnte das die Qualität im Prozess beeinträchtigen. Denn wenn Sie weniger ins Hiring investieren, wird sich das mit ziemlicher Sicherheit negativ auf die Qualität Ihrer Belegschaft auswirken. Und das kann weitreichende Auswirkungen auf Ihre Organisation, Ihr Team und Ihre Arbeitgebermarke haben.

Kosten müssen demnach aus zwei Blickwinkeln betrachtet werden: 1) Was stecken wir rein? 2) Was kriegen wir raus?

Welchen Einfluss haben Prozesse auf Ihre Kosten?

Kosten sind nicht nur ein Geldbetrag, sondern müssen ganzheitlich betrachtet werden. Das führt mich zum nächsten Punkt: Sie müssen Kosten als einen Faktor von Zeit verstehen.

Die durchschnittlichen Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters liegen in Großbritannien bei umgerechnet ca. 3.500 Euro. Darunter fallen Kosten für Recruiter, Hiring Manager, Stellenanzeigen usw. Gleichzeitig dauert der durchschnittliche Interviewprozess etwa 27,5 Tage.

Der Recruiting-Prozess bedeutet für Ihr Team also nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Aufwand. Wir müssen also die Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters und die Zeit, die das Recruiting-Team pro Einstellung benötigt, ins Verhältnis setzen. Ein effizienterer Prozess hilft Ihnen dabei, die Kosten zu reduzieren und die Zeit für Einstellungen deutlich zu senken.

Eine HR-Strategie ist ein Muss

Wie Sie eine ausgereifte Personalstrategie entwickeln und wie diese auf Ihre Unternehmensziele einzahlt, erklärt unser Leitfaden in 8 Schritten.

 

Wie viel investiert Ihr Team in die Candidate Experience?

Sie wollen die Kosten senken, ohne, dass die Qualität der Einstellungen leidet? Dann sollten Sie sich Ihren Einstellungsprozess genau ansehen. Konkret: Das Verhältnis der Anzahl an Bewerber:innen zu denen, denen Sie tatsächlich ein Jobangebot machen.

Wenn Sie immer mehr Kandidat:innen durch Ihren Recruitingprozess schleusen, ohne dass Sie mehr von ihnen ein Angebot machen, läuft etwas falsch. Besonders wachsende Organisationen müssen in der Lage sein, diese Faktoren gekonnt auszubalancieren.

In unserem Recruiting haben wir verschiedene Initiativen ergriffen, um die Qualität und den Faktor Zeit im Gleichgewicht zu halten:

  • Wir haben sogenannte “Bar Raiser”-Interviews eingeführt. Hier sind Mitarbeitende aus verschiedensten Abteilungen am Interviewprozess beteiligt. Sie werfen einen objektiven Blick auf unsere Kandidat:innen und bewerten ausschließlich, ob sie kulturell zum Unternehmen passen. Das hilft uns, die Messlatte für die Qualität unserer Einstellungen hoch zu halten.
  • HR arbeitet eng mit den Hiring Managers zusammen, um die Profile und Jobanforderungen für die einzelnen Rollen voll und ganz zu verstehen. Auf diese Weise können wir die “falschen” Kandidat:innen schon zu Beginn herausfiltern – und nicht erst später, wenn wir schon viel Zeit investiert haben.
  • Wir erklären Kandidat:innen genau, auf wen sie in den einzelnen Interviewschritten treffen werden, damit sie sich vorbereiten können. So wird die Zeit aller Beteiligten am effektivsten genutzt.

All diese Initiativen beschleunigen das Tempo beim Hiring, ohne dass die Qualität leidet. Natürlich ist unser HR Team trotzdem gefordert, aber mit dem richtigen Fokus halten wir die Balance zwischen Kosten und Zeit.

Behalten Sie die “Opportunitätskosten” im Auge

Kosten als KPI basieren auf der Vorstellung von “Opportunitätskosten”.

Nehmen Sie zum Beispiel die Kosten, die durch eine Fehleinstellung entstehen. Sie haben nicht nur das Geld und die Zeit für die Einstellung ausgegeben, sondern müssen auch die finanziellen Konsequenzen der Fehleinstellung tragen.

Wenn ein neues Team-Mitglied nicht gut passt oder das Unternehmen schnell wieder verlässt, müssen Arbeitgeber 33 % von dessen Jahresgehalt einkalkulieren, um einen Ersatz zu finden.

Deshalb ist es so wichtig, dass Sie Ihre Sourcing-, Screening- und Einstellungsprozesse optimal gestalten. Denn wenn Sie auf Anhieb die richtige Mitarbeiterentscheidung treffen, werden sie den größten Kostenpunkt los.

Wie machen wir es bei Personio?

In unserem Team verlassen wir uns auf die Recruiting-Funktion unserer eigenen HR Software. Personio ermöglicht uns einen strukturierten Einstellungsprozess und bündelt alle relevanten Daten, damit wir nachverfolgen können, wie unser Hiring läuft und in welchen Fällen neue Mitarbeiter:innen das Unternehmen schnell wieder verlassen.

Damit können wir Erkenntnisse ableiten, die uns helfen, unser Verhältnis von Bewerber:innen zu Angeboten zu stabilisieren. Außerdem sehen wir so, ob wir die Opportunitätskosten richtig nutzen, und lernen aus unserem Erfahrungs- und Datenschatz, welche Kandidat:innen wir einstellen sollten.

Zusammenfassend lässt sich so viel sagen: Kosten sind nicht nur eine Zahl, die man steigern oder senken muss. Sie ist in ein komplexes Geflecht von Auslösern und Konsequenzen eingebettet. Wirklich wichtig ist deshalb ein Prozess, der sicherstellt, dass Sie diese Faktoren im Auge behalten. Mit den nötigen Daten an der Hand können Sie viel leichter Entscheidungen treffen, die sich positiv auf Ihre Kosten auswirken.

Über Ross Seychell

Als Führungskraft mit 20 Jahren Erfahrung ist es meine Leidenschaft, herauszufinden, wie Unternehmen mithilfe der Mitarbeiter:innen und einer starken Kultur ihre Mission erreichen. Nachdem ich die Personalabteilungen und -strategien bei wachstumsstarken Unternehmen wie Wise und King aufgebaut habe, unterstütze ich Personio nun als Chief People Officer, die beste HR-Plattform Europas zu werden.

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