Warnschuss bei der Arbeitszeiterfassung: Wie Unternehmen sich wappnen können

Die Arbeitszeiterfassung nach EuGH-Urteil kommt.

Zeiterfassung, da war doch mal was…? Wenn es da nur noch ganz entfernt klingelt, geht es Ihnen wie den meisten HRler*innen in Deutschland. Seit der EuGH sein berüchtigtes Urteil zur Arbeitszeiterfassung gefällt hat, sind knapp eineinhalb Jahre vergangen – und seien wir ehrlich, in der Zwischenzeit hatten die meisten HR-Abteilungen andere Dinge auf dem Tisch.

Doch jetzt ist es Zeit, das Thema Arbeitszeiterfassung wieder auf die Agenda zu setzen! Warum? Darüber haben wir mit Rechtsanwältin Sarah Klachin von der Kanzlei Pinsent Masons gesprochen.

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Wie ist der aktuelle Stand beim Thema Arbeitszeiterfassung?

Sarah Klachin: Im Prinzip herrscht beim Thema Arbeitszeiterfassung noch derselbe Stand wie am 14. Mai 2019. Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs war wegweisend – jetzt warten Unternehmen (aktuell wohl vergeblich) darauf, dass der deutsche Gesetzgeber tätig wird und konkrete Vorgaben zum Thema Arbeitszeiteiterfassung liefert.

Im September 2020 entschied das Arbeitsgericht Emden bereits zum zweiten Mal in Zusammenhang mit diesem Thema und nahm den Arbeitgeber in die Verpflichtung zur Umsetzung der Anforderungen aus dem EuGH-Urteil. Das Gericht sprach einer Arbeitnehmerin einen Betrag von circa 20.000 Euro für geleistete Überstunden auf Grundlage des EuGH-Urteils zu – und das, obwohl es vom deutschen Gesetzgeber weiterhin noch keine gesetzlichen Vorgaben zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit gibt.

Auf Grundlage des EuGH-Urteils wurden einer Arbeitnehmerin ca. 20.000 Euro für geleistete Überstunden zugesprochen. Für Arbeitgeber ist das ein Warnschuss.

– Sarah Klachin, Rechtsanwältin

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Kann das jetzt allen Arbeitgebern passieren, die keine Zeiterfassung nutzen?

Sarah Klachin: Es ist auf jeden Fall ein Warnschuss. Das Urteil des Arbeitsgerichts Emden ist, soweit ersichtlich, noch nicht rechtskräftig. Es ist also gut möglich, dass der davon betroffene Arbeitgeber in Berufung geht. Dann bleibt abzuwarten, wie gegebenenfalls ein Gericht zweiter Instanz entscheidet. Offen ist auch, ob andere Gerichte der Ansicht des Arbeitsgerichts Emden folgen werden.

Arbeitgeber sollten die Entwicklung aber auf jeden Fall beobachten, denn man kann davon ausgehen, dass sich Arbeitnehmer in möglichen Prozessen um Überstundenvergütung vermehrt auf die Ansicht des Arbeitsgerichts Emden stützen werden.

Wie sollten Arbeitgeber handeln, nachdem es noch keine Anweisungen zur Umsetzung der EuGH-Anforderungen in Deutschland gibt?

Sarah Klachin: Arbeitgeber sollten sich am besten jetzt schon ein verlässliches System zur Arbeitszeiterfassung zulegen und die Einhaltung der Zeiterfassung regelmäßig überprüfen. Dass das Thema Arbeitszeiterfassung nicht mehr wegzudenken ist, zeigt auch der aktuelle Referentenentwurf eines Gesetzes zur mobilen Arbeit (Mobile Arbeit-Gesetz – MAG). Nach diesem Entwurf sollen Arbeitgeber verpflichtet werden, Beginn, Ende und Dauer der gesamten (nicht nur der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden) Arbeitszeit bei einer regelmäßigen mobilen Arbeit aufzuzeichnen.

Das Thema Arbeitszeiterfassung ist nicht mehr wegzudenken und könnte auch beim mobilen Arbeiten künftig eine Rolle spielen.

– Sarah Klachin, Rechtsanwältin

Mit welchem System sollten Arbeitgeber die Arbeitszeiten erfassen?

Sarah Klachin: Der Europäische Gerichtshof hat keine konkreten Vorgaben zu dem System an sich formuliert. Das Zeiterfassungssystem muss aber

  • objektiv
  • verlässlich
  • zugänglich

sein. Das kann natürlich vieles heißen. Generell bedeutet es aber, dass Zeiten transparent und einsehbar sein müssen. Überstunden sollten übersichtlich abgebildet werden und natürlich sollte das System Anfang und Ende der Arbeitszeiten sowie die Pausen zuverlässig aufzeichnen. Dafür sind digitale Softwares sinnvoll, obwohl der Gesetzgeber analoge Systeme nicht ausschließt. Allerdings sind manuelle Systeme fehleranfälliger und leichter manipulierbar und genügen dem Anspruch nach Verlässlichkeit gegebenenfalls nicht.

Zeiten müssen transparent sein. Dafür sind z.B. digitale Softwares sinnvoll.

– Sarah Klachin, Rechtsanwältin

Was ist dein Tipp für den Umgang mit den aktuellen Unsicherheiten zum Thema Zeiterfassung?

Sarah Klachin: Unseres Erachtens überzeugt die zweite Entscheidung des Arbeitsgerichts Emden inhaltlich nicht. Dennoch zeigt sie, dass eine fehlende Aufzeichnung und insbesondere Kontrolle geleisteter Arbeitszeiten jetzt schon mit erheblichen Risiken für Arbeitgeber verbunden sein kann.

Auch wenn es noch keine konkreten Vorgaben des deutschen Gesetzgebers gibt, sollten Arbeitgeber, sich schon jetzt mit passenden Zeiterfassungssystemen auseinandersetzen. Im konkreten Fall reduziert sich so das Risiko von Nachteilen in einem etwaigen Rechtsstreit, wenn Arbeitnehmer*innen eine Überstundenvergütung geltend machen wollen. Außerdem können sich Arbeitgeber so in Ruhe und überlegt vorbereiten – denn die ganzheitliche Zeiterfassung wird künftig möglicherweise auch im Zusammenhang mit mobilem Arbeiten eine Rolle spielen.

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