Whistleblower: Gesetz, Schutz, Software

Der englischsprachige Begriff Whistleblower bezeichnet einen Menschen, der unethische, missbräuchliche oder illegale Handlungen oder Zustände in einer Organisation oder einem Unternehmen bemerkt und diese intern oder extern offenlegt.

Wörtlich ins Deutsche übersetzt bedeutet Whistleblowing so viel wie „in eine Trillerpfeife pusten“. Damit wird der warnende Aspekt des Hinweisgebens verdeutlicht. Einen adäquaten sprachlich-farbigen Begriff für Whistleblower gibt es im Deutschen nicht, weil „die ‚Kultur‘ positiver Kritik […] hierzulande nicht sehr verbreitet“ ist, wie das DokZentrum ansTageslicht.de schlussfolgert. Sie werden im deutschen Sprachraum eher neutral als Hinweisgebende bezeichnet.

In der Regel treten Whistleblower zunächst überwiegend anonym an zuständige Behörden heran, in einigen Fällen auch direkt an die Öffentlichkeit. In den letzten zwei Jahrzehnten haben Whistleblower eine zentrale Rolle beim Aufdecken von Korruption, Betrug und anderen Gesetzesverstößen auch in der globalen Politik gespielt. Die Medien greifen das Thema Whistleblowing gerne auf, weil Whistleblower als mutige Menschen dargestellt werden, die ohne Rücksicht auf eventuelle Konsequenzen für ihre Karriere und ihr Leben ganz im Sinne der Gesellschaft handeln.

Datenschutz am Arbeitsplatz – was Sie beachten müssen

Weltweit bekannte Whistleblower sind der Wikileaks-Gründer Julian Assange, der ehemalige CIA-Mitarbeiter Edward Snowden und der ehemalige US-Soldat Chelsea (früher: Bradley) Manning.

Assange veröffentlichte auf seiner Enthüllungsplattform WikiLeaks u.a. Geheimdokumente der NATO sowie zahlreiche Dokumente US-amerikanischer Diplomaten. Die USA klagten ihn wegen Landesverrats an. Snowden sorgte mit seinen Enthüllungen zu illegalen Geheimdienstmethoden der National Security Agency (NSA) im Jahr 2013 für Aufsehen. Er gab kurz nach Veröffentlichung der streng geheimen Informationen seine Identität preis. Seit 2013 lebt er in Moskau im Exil. Der ehemalige US-Soldat Manning ließ 2010 zahlreiche als „streng geheim“ klassifizierte Dokumente zu den Kriegen der USA in Afghanistan und im Irak durch die Plattform WikiLeaks veröffentlichen. 2017 kam der verurteilte Manning wieder auf freien Fuß.

Whistleblowing weckt in den meisten Fällen jedoch keine globale Aufmerksamkeit. Der Franzose Antoine Deltour enthüllte 2014 Dokumente zu Steueroasen und zur Steuervermeidung in Europa. Rudolf Elmers’ Whistleblowing im Bereich von Offshore-Finanzindustrie stellte die Schweizer Bank Julius Bär an den Pranger.

Whistleblowing: Daten, Fakten und wichtige Maßnahmen

Lernen Sie in diesem Leitfaden alle wichtigen Neuerungen des Hinweisgeberschutzgesetzes, wichtige Maßnahmen und Einblicke in den aktuellen Status quo in Unternehmen kennen.

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Seit dem 2. Juli 2023 hat auch Deutschland ein echtes Whistleblowing-Gesetz. Es heißt hier nur anders: Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) setzt der Gesetzgeber die Richtlinie (EU) 2019/1937 in nationales Recht um. Diese Richtlinie ist auch als „EU-Whistleblower-Richtlinie“ bekannt. Sie dient dem Schutz von Menschen, die auf Verstöße gegen EU-Recht aufmerksam machen.

Die Kernpunkte des deutschen Whistleblower-Gesetzes auf einen Blick:

In Kraft seit: 3. Juli 2023

Für wen es gilt: Unternehmen ab 50 Beschäftigten und für Unternehmen bestimmter Branchen ohne Mindestzahl an Beschäftigten; öffentliche Einrichtungen, Städte und Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern

Wen es schützt: Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße, missbräuchliche Handlungen oder Zustände erhalten haben und diese über einen festgelegten Kanal melden.

Welche Verstöße es abdeckt: Straftaten, bestimmte Ordnungswidrigkeiten sowie jene Rechtsverstöße, die in § 2 des Whistleblowergesetzes explizit genannt sind.

Was es von Organisationen und Unternehmen verlangt: Die Einrichtung von sicheren internen Meldewegen (mündlich, textlich, persönlich) für Whistleblower.

Was es verbietet: Jede Art von Repressalien und Benachteiligungen gegenüber dem Whistleblower.

Detaillierte Informationen zum neuen Hinweisgeberschutzgesetz haben wir für Sie in einem Extra-Beitrag zusammengestellt.

Alle Infos zum Hinweisgeberschutzgesetz

Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht für Whistleblower eine Wahlmöglichkeit zwischen einer internen und einer externen Meldung vor.

Externe Meldestellen werden vom Bund oder den Ländern betrieben und sind beim Bundesamt für Justiz sowie beim Bundeskartellamt eingerichtet. Bereits länger aktiv ist eine externe Meldestelle bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin). Alle Bundesländer können eigene externe Meldestellen einrichten. An eine dieser externen Meldestellen können sich Whistleblower dann wenden, wenn sie der Auffassung sind, dass sie trotz Schutz durch das Hinweisgeberschutzgesetz Benachteiligungen fürchten müssen oder wenn sie glauben, dass ihre interne Meldung unwirksam bleiben könnte.

Das bedeutet: Whistleblower platzieren ihre Meldung bei einer externen Meldestelle, ohne dass das betroffene Unternehmen davon erfährt.

Das Whistleblowergesetz verpflichtet Unternehmen, eine interne Meldestelle einzurichten, an die Whistleblower ihre Meldungen zu Verstößen auf verschiedenen Wegen richten können. Die Kanäle sollen mündliche Meldungen (z. B. via Hotlines) oder schriftliche Meldungen (z. B. über eine digitale Plattform) ermöglichen. Whistleblower sollen außerdem die Option auf persönliche Treffen haben (analog oder digital).

Über die interne Meldestelle müssen nach § 8 Hinweisgeberschutzgesetz die Identität des Hinweisgebenden sowie die Identität aller Personen, die von der Meldung betroffen sind oder darin erwähnt werden, gewahrt bleiben. Aber: Diese Vertraulichkeit bedeutet nicht, dass ein Unternehmen einen Meldekanal einrichten muss, der anonyme Meldungen zulässt.

Zu den Aufgaben der internen Meldestellen

Unter bestimmten Voraussetzungen darf er das tun. Dafür muss der Whistleblower allerdings strenge Voraussetzungen erfüllt haben, die in § 32 Hinweisgeberschutzgesetz formuliert sind. Er muss sich demnach entweder an eine externe Meldestelle gewandt und von dieser keine (fristgemäße) Rückmeldung erhalten haben oder die von ihm zu meldenden Umstände gefährden das öffentliche Interesse offenkundig oder unmittelbar.

Treffen diese Voraussetzungen aber nicht zu und der Whistleblower geht mit seinen Informationen direkt an die Öffentlichkeit, wird er nicht vom Whistleblower-Gesetz geschützt. Diese „Offenlegung von Informationen“ ist nur als ultima ratio zulässig – wenn anzunehmen ist, dass sonst irreversible Schäden eintreten können.

Checkliste: Alles zum Datenschutz im HR

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Die EU-Whistleblowing-Richtlinie für 28 europäische Länder (seit 2019) und das Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland (seit Juli 2023) bieten Whistleblowern gesetzlichen Schutz vor Sanktionen und Repressalien jeglicher Art wie Kündigungen, Herabstufungen oder anderen diskriminierenden Maßnahmen.

In der EU-Richtlinie sind Verstöße gegen das EU-Recht abgedeckt, darunter fallen Vorgänge wie Steuerbetrug, Geldwäsche oder diverse Straftaten, Verstöße gegen Verkehrs- und Produktsicherheit, gegen Umweltschutz, Datenschutz und Verbraucherschutz. Im Hinweisgeberschutzgesetz hat der Gesetzgeber diese Richtlinie in nationales Recht übersetzt.

Whistleblower, die Meldungen nach dem Hinweisgeberschutz machen, sind geschützt, wenn

der von ihnen gemeldete Verstoß inhaltlich unter das HinSchG fällt

oder

der Whistleblower bei der Meldung einen „hinreichenden Grund zu der Annahme“ hatte, dass dies der Fall ist

und

der Whistleblower seine Meldung bei einer externen oder internen Meldestelle machte

und

der Whistleblower „hinreichenden Grund zu der Annahme“ hatte, dass seine Informationen der Wahrheit entsprechen

Bloße Vermutungen reichen also sicherlich nicht aus. Demzufolge sollten dem Whistleblower in jedem Fall objektive Informationen zu den Missständen vorliegen.

Basiert Whistleblowing auf Unwahrheiten, kann dies strafrechtliche Konsequenzen für den Hinweisgebenden haben. Und wenn Whistleblower durch ihre Meldung die nationale Sicherheit einzelner Länder oder Organisationen gefährden, kann Whistleblowing unter bestimmten Umständen illegal sein. Vor Gericht wird dann vor allem geprüft, ob das Recht auf Geheimhaltung oder das öffentliche Recht auf Information schwerer wiegen.

Datenschutz in HR – so machen Sie’s richtig

Unternehmen, die aufgrund falscher Meldungen zu Unrecht in den Fokus von Behörden geraten, können den Whistleblower bei entstandenem Schaden auf Schadensersatz verklagen. § 38 Hinweisgeberschutz sieht dies so vor – wenn der Schaden durch eine vorsätzliche oder eine grob fahrlässige Meldung oder durch die Veröffentlichung falscher Informationen entstanden ist.

Im Hinweisgeberschutzgesetz regelt § 2 den „sachlichen Anwendungsbereich“ in zahlreichen detaillierten Punkten.

Typische Fälle, bei denen Whistleblowing erforderlich wäre, zeigt die folgende Auflistung, die eine Einteilung in Kategorien vornimmt, aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt:

• Gesetzesverstöße

• Straftaten

• Verstöße gegen internationale Abkommen

• Verstöße gegen „gute Sitten“ (z.B. Genfer Konvention, Menschenrechte)

• Verletzung ethischer Standards oder Kodices

• Beseitigung missliebiger Unterlagen

• Planungsfehler

• Ärztliche Kunstfehler

• Manipulation

• Täuschung

• Betrug

• Missstände, Missmanagement

• Begünstigung

• Bereicherung auf Kosten anderer

• Bestechung und Bestechlichkeit

• Unterdrückung von Abhängigen

Auch wenn die meisten Menschen es grundsätzlich als ihre moralische Pflicht betrachten, Behörden auf Verstöße oder Fehlverhalten ihres Arbeitgebers oder auch von Kolleg:innen aufmerksam zu machen, stecken Whistleblower in vielen Fällen in einem ethischen Dilemma.

Wenn Mitarbeitende nicht nur in der Theorie, sondern in der Realität mit konkreten Missständen konfrontiert werden, deren Offenlegung auch schwere Konsequenzen für den eigenen Arbeitgeber nach sich ziehen könnten, verändert sich die Perspektive. Dann wird aus dem „verantwortlichen Handeln“ ganz schnell ein „Verrat am Arbeitgeber“, und der moralische Held verwandelt sich in den Augen anderer zum illoyalen Denunzianten.

Die negativen finanziellen Folgen von Whistleblowing für Unternehmen können immens sein. Und oft fühlen sich Whistleblower verantwortlich dafür, dass der eigene Arbeitgeber als Folge der Meldung hohe Geldstrafen zahlen muss. Die wiederum Auswirkungen auf die Zukunftssicherheit des Unternehmens und damit auch für den Arbeitsplatz des Whistleblowers haben können. Darüber hinaus kann Whistleblowing Freundschaften und Verbindungen zu Kolleg:innen zerstören. Dann dreht sich die Situation um: Wer die schwarzen Schafe verrät, kann sich schuldig fühlen.

Damit es nicht so weit kommt, können und sollten Unternehmen vorbeugen und eine Compliance-Kultur  im Unternehmen etablieren. Eine Kultur, die Offenheit und Transparenz fördert und schützt und im gleichen Atemzug jegliches Fehlverhalten sanktioniert.

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Viele Unternehmen haben nach wie vor Bedenken vor Whistleblowing. Sie befürchten, dass Whistleblower aus den eigenen Reihen nicht nur das Unternehmensimage nachhaltig beschädigen, sondern besonders eifrige Hinweisgebende auch noch Kolleg:innen anonym anschwärzen und damit das Betriebsklima verderben. Weiterhin haben Unternehmen Angst davor, dass die eingerichteten Meldestellen mit der Arbeit nicht mehr nachkommen könnten. Soweit die Annahmen und Grundeinstellungen.

Doch wie sieht es in der Realität aus? Laut „Whistleblowing Report 2021“ kam es bei einem Drittel der in der Studie befragten Unternehmen zu Missständen. Im Schnitt waren dies 34 Meldungen pro Jahr (2020) pro Unternehmen. Eine überschaubare Zahl, die natürlich immer mit der Größe des Unternehmens in Relation zu setzen ist. Positiv zu bewerten ist die Tatsache, dass mehr als 60 Prozent der befragten Unternehmen eine Meldestelle nicht nur eingerichtet hatten, sondern von deren Nutzen und Effektivität auch überzeugt waren. Wirklich gefährlich wird es für Unternehmen immer erst dann, wenn Whistleblower den direkten Weg in die Medien suchen, etwa weil interne Meldewege nicht funktionieren oder – noch schlimmer – die Meldungen nicht ernst genommen werden. Dazu kannte die zitierte Studie allerdings nur wenige Fälle.

Die Angst, dass Whistleblower beliebig Kolleg:innen anschwärzen, erweist sich laut „Whistleblowing Report 2021“ ebenfalls nicht als Problem. Weniger als 9 Prozent der Meldungen bezogen sich auf einzelne Personen. Dafür gingen mehr als 50 Prozent der Meldungen auf Situationen ein, die für die Compliance eines Unternehmens relevant sind.

Vor dem Hintergrund des Hinweisgeberschutzgesetzes lässt sich das Thema Whistleblowing von verschiedenen Perspektiven aus beleuchten. Denn nicht nur Hinweisgebende sind nun endlich gesetzlich vor Repressalien geschützt, auch die Unternehmen selbst profitieren von einer Maßnahme wie der Einrichtung einer internen Meldestelle für Whistleblower.

Wenn aufmerksame Mitarbeitende Missstände entdecken und diese zunächst intern melden, ist dies ein Vorteil für das betroffene Unternehmen. Wenn auf Basis des Gesetzes die Meldung entsprechend verfolgt wird und passende Maßnahmen eingeleitet werden, bietet dies Schutz vor Imageschäden oder finanziellen Einbußen. Verstöße können schnell aufgedeckt und geahndet werden. Ein möglicher wirtschaftlicher Schaden hält sich in Grenzen.

Außerdem können sich Unternehmen, in denen Whistleblower aktiv sind, glücklich schätzen. Diese zeigen ihre Ehrlichkeit und vor allem ihre Loyalität gegenüber ihrem Arbeitgeber – durch das Hinweisgeben. Weil sie ein großes Interesse daran haben, in einem ethisch einwandfreien Umfeld zu arbeiten.

Auch hier kann eine Zahl belegen, wie wertvoll Whitstleblowing für Unternehmen sein kann. Laut AFCE-Report 2020 wurden 42 Prozent aller bekannten Fälle von Wirtschaftskriminalität durch Whistleblower ans Licht gebracht. 

Whistleblowing in Verbindung mit gesetzeskonformen Regelungen und Richtlinien stellt für Unternehmen also eher eine Chance als eine unangenehme Pflicht dar.

Insbesondere in angloamerikanischen Ländern gibt es eine positive Kultur für Whistleblowing und Risikomanagement, eine Haltung, die sich vor allem in Deutschland erst noch langfristig etablieren muss.

Damit Whistleblowing im Unternehmen sicher und nachhaltig aufgesetzt werden kann, bietet sich eine Whistleblowing Software an, die heute in der Regel als Software as a Service angeboten wird. Mit der Whistleblower Software können Mitarbeitende, die Kenntnis von Fehlverhalten oder Missständen in ihrem Unternehmen erhalten, ihre Meldungen sicher und schnell über einen internen Meldekanal verschicken.

Achten Sie bei der Auswahl einer Whistleblowing Software darauf, dass die Ansprüche des Hinweisgeberschutzgesetzes in der Software umgesetzt sind. Damit die mit den Themen Compliance und Whistleblowing beauftragten Mitarbeitenden immer auf dem neuesten Stand sind, sollte eine Whistleblowing Software unbedingt die Möglichkeit zu digitalen Schulungen bieten. Viele Anbieter bieten kostenlose Testphasen an. In der Regel kann ein Whistleblowing-System in kurzer Zeit für den Kunden eingerichtet werden.

Wenn es für Ihr Unternehmen wichtig ist, sollten Sie weiterhin auf mehrsprachige Optionen achten, eine anonyme Kommunikationsoption für den Hinweisgebenden anbieten und Wert auf eine individuelle Fallbearbeitung legen.

Mit Personio Whistleblowing veröffentlichen wir in Q3 ein Meldesystem, um Unternehmen dabei zu unterstützen, sich sicher und rechtskonform aufzustellen. Melden Sie sich bei Interesse gerne schon jetzt über diesen Link bei uns.