Verpflegungspauschale: Definition, Pflichten und Vorgaben

Verpflegungsaufwand

Schicken Sie Ihre Angestellten mit betrieblichen Aufgaben auf Dienstreise oder zu einer auswärtigen Tätigkeit, fallen für die Arbeitnehmer:innen unter Umständen erhöhte Kosten für die Verpflegung an. Müssen Sie als Arbeitgeber diese Kosten komplett erstatten? Und wie können Sie zuverlässig feststellen, welche Zusatzkosten die Arbeitnehmer:innen tatsächlich zu bewältigen hatten? Wir verraten es Ihnen und erklären, was es in diesem Zusammenhang mit der Verpflegungspauschale auf sich hat.

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Verpflegungspauschale: Definition

Durch die Verpflegungspauschale soll der Verpflegungsmehraufwand von Arbeitnehmer:innen während einer betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit ausgeglichen werden. Die geltenden Pauschalbeträge werden in der Regel vom Arbeitgeber erstattet, können aber stattdessen auch von den Arbeitnehmer:innen in der Steuererklärung geltend gemacht werden.

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Um den Verpflegungsmehraufwand auf einer Dienstreise, also die anfallenden Zusatzkosten durch Getränke und Mahlzeiten, nicht jedes Mal aufs Neue ermitteln zu müssen, gibt es die Verpflegungspauschale – auch Verpflegungspauschbetrag genannt. In der Verpflegungspauschale sind Festbeträge verankert, die die Arbeitnehmer:innen unabhängig vom tatsächlichen finanziellen Aufwand geltend machen können. Die Verpflegungspauschale steht Arbeitnehmer:innen zu, die mindestens acht Stunden auswärtig tätig sind, also ihren betrieblichen Aufgaben weder im Homeoffice noch an ihrem regelmäßigen Arbeitsplatz nachgehen.

Wer trägt den Verpflegungsmehraufwand auf einer Dienstreise?

Vor dem Gesetz ist es dem Arbeitgeber freigestellt, ob er den Verpflegungsmehraufwand der auswärtig tätigen Mitarbeiter:innen trägt oder nicht. Entscheidet sich Ihr Unternehmen dazu, den Mitarbeiter:innen den Mehraufwand gemäß der Verpflegungspauschale zu erstatten, werden die Beträge über die Spesenabrechnung, auch bekannt als Reisekostenabrechnung, vergolten.

Tipp: Für die Reisekostenabrechnung existieren bis dato keine formalen Vorschriften. Es empfiehlt sich jedoch, mit Vorlagen zu arbeiten und diese von Ihren Mitarbeiter:innen nach einer begangenen Dienstreise ausfüllen zu lassen.

Lesetipp: So definiert man eine Dienstreise.

Was ist bei der Steuer hinsichtlich der Verpflegungspauschale zu beachten?

Im Rahmen der Reisekostenabrechnung sind die erstatteten Beträge für die Arbeitnehmer:innen steuerfrei und werden vom Arbeitgeber als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt. Bei Nichtübernahme durch den Arbeitgeber haben die Arbeitnehmer:innen gemäß § 9 Absatz 4a EStG die Möglichkeit, die Pauschalen stattdessen in der Steuererklärung als Werbungskosten abzusetzen.

Keine Dopplung: Wird die Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber erstattet, kann sie von den Arbeitnehmer:innen nicht abgesetzt werden – und umgekehrt.

Der Verpflegungsmehraufwand auf einer Dienstreise darf ausschließlich auf Grundlage der festgelegten Verpflegungspauschale steuerfrei erstattet oder abgesetzt werden. Wie hoch der Steuerfreibetrag oder die steuerlich absetzbare Pauschale ist, hängt von folgenden Aspekten ab:

  • Dauer der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit
  • Aufenthaltsort (Inland oder Ausland)

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Verpflegungspauschale 2022

Die Verpflegungspauschale wird jährlich vom Bundesministerium der Finanzen neu festgelegt und am 1. Januar des neuen Jahres veröffentlicht. Aufgrund der Coronapandemie wurden für das Jahr 2022 keine neuen Pauschalen festgelegt, weshalb die Verpflegungspauschale vom 1. Januar 2021 im Jahr 2022 weiterhin gilt.

Verpflegungspauschale Deutschland 2022

Aktuell existieren für Inlandsreisen zwei verschiedene Modelle der Verpflegungspauschale:

ModellDauer der AbwesenheitVerpflegungspauschale
Kleine Verpflegungspauschale8 bis 24 Stunden14 €
Große VerpflegungspauschaleVolle 24 Stunden28 €

Außerdem können An- und Abreisetage unabhängig von der tatsächlichen Dauer der Abwesenheit mit jeweils 14 Euro geltend gemacht werden.

Verpflegungspauschale Schweiz 2022

Die Verpflegungspauschale in der Schweiz hängt zusätzlich zur Länge der Dienstreise davon ab, ob sie den/die Mitarbeiter:in nach Genf oder ins übrige Land führt.

In Genf:

ModellDauer der AbwesenheitVerpflegungspauschale
Kleine Verpflegungspauschale8 bis 24 Stunden44 €
Große VerpflegungspauschaleVolle 24 Stunden66 €

An- und Abreisetage können mit 44 Euro pro Tag geltend gemacht werden.

In der restlichen Schweiz:

ModellDauer der AbwesenheitVerpflegungspauschale
Kleine Verpflegungspauschale8 bis 24 Stunden43 €
Große VerpflegungspauschaleVolle 24 Stunden64 €

An- und Abreisetage können mit 43 Euro pro Tag geltend gemacht werden.

Verpflegungspauschale Österreich 2022

ModellDauer der AbwesenheitVerpflegungspauschale
Kleine Verpflegungspauschale8 bis 24 Stunden27 €
Große VerpflegungspauschaleVolle 24 Stunden40 €

An- und Abreisetage können mit 27 Euro pro Tag geltend gemacht werden.

Kürzungen der Verpflegungspauschale

Den Arbeitnehmer:innen stehen die vollen Pauschalen nur dann zu, wenn sie während der Dienstreise für alle Mahlzeiten in Vorkasse gegangen sind. Stellt der Arbeitgeber eine oder mehrere vollwertige Mahlzeiten zur Verfügung, wird die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt:

  • Frühstück: um 20 % gekürzte Verpflegungspauschale
  • Mittagessen: um 40 % gekürzte Verpflegungspauschale
  • Abendessen: Um 40 % gekürzte Verpflegungspauschale

Beispiel: Eine Arbeitnehmerin, die eine 24-stündige Dienstreise in Deutschland verbringt, wird vom Arbeitgeber zum Mittagessen eingeladen. Hierdurch reduziert sich die Verpflegungspauschale um 40 Prozent, von 28 Euro auf 16,80 Euro.

Gut zu wissen: Ist in der vom Arbeitgeber bezahlten Hotelübernachtung beispielsweise bereits ein Frühstück inbegriffen, reduziert sich die Verpflegungspauschale ebenfalls um 20 Prozent, unabhängig davon, ob Arbeitnehmer:innen das Angebot wahrnehmen oder nicht.

Verpflegungspauschale im Ausland

Durch die unterschiedlichen Preisniveaus in den jeweiligen Ländern gelten für Dienstreisen ins Ausland verschiedene Pauschalen.

Dabei gilt:

  • Bei der Anreise greift die Verpflegungspauschale des Landes, das Arbeitnehmer:innen vor Mitternacht erreichen.
  • Am Abreisetag greift die Verpflegungspauschale des Landes, in dem Arbeitnehmer:innen dienstlich zuletzt tätig waren.

Gut zu wissen: Im Rahmen einer längeren Dienstreise ins Ausland ist die Verpflegungspauschale auf eine Dauer von drei Monaten begrenzt. Wird der Auslandsaufenthalt jedoch für mindestens vier Wochen unterbrochen, erneuert sich im Zuge dessen der Anspruch.

Excel-Liste Verpflegungspauschale

Unserer Excel-Tabelle zum Download (orientiert an den Angaben des Bundesfinanzministeriums) entnehmen Sie die Verpflegungspauschalen der jeweiligen Länder.

Gut zu wissen: Ist ein Land nicht in der offiziellen Tabelle des Bundesfinanzministeriums aufgeführt, greift für dieses Land die Verpflegungspauschale von Luxemburg.

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Wie berechnet man die Verpflegungspauschale?

Die folgenden Fragen sollen Ihnen dabei helfen, zu ermitteln, ob Ihren auswärtig tätigen Mitarbeiter:innen eine Verpflegungspauschale zusteht, und falls ja, wie hoch diese ausfällt.

  • In welchem Land findet die Dienstreise statt?
  • Wie viele Stunden/Tage dauert die Dienstreise?
  • Muss der/die Arbeitnehmer:in alle Mahlzeiten selber zahlen?
  • Um wie viel Uhr erreichen die Arbeitnehmer:innen das Ziel?

Beispiel

Ein Mitarbeiter verbringt eine mehrtägige Dienstreise in Österreich. Er reist am Montag um 19 Uhr nach Österreich und fährt am darauffolgenden Freitag zurück nach Deutschland. Die Unterkunft wurde bereits vom Arbeitgeber bezahlt. Das Frühstück für die Tage Dienstag, Mittwoch und Donnerstag ist inbegriffen. Außerdem wird der Mitarbeiter am auswärtigen Dienstplatz mit Wasser sowie Kaffee versorgt, hat sonst aber keine vollwertigen Mahlzeiten inklusive.

Da der Ort der Dienstreise im Ausland liegt, gilt die österreichische Verpflegungspauschale.

Für An- und Abreisetag werden je 27 Euro erstattet = 54 Euro

Für die drei Tage mit vollen 24 Stunden Aufenthalt in Österreich werden je 40 Euro erstattet, abzüglich 20 Prozent pro Tag (Kürzung aufgrund des Frühstücks) = 96 Euro

Insgesamt hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale von 150 Euro.

FAQs

Was ist eine Tätigkeitsstätte?

Bei der ersten Tätigkeitsstätte handelt es sich um den regelmäßigen Arbeitsplatz, dem Arbeitnehmer:innen (vertraglich) zugeordnet ist. Das kann beispielsweise das Büro sein.

Was ist eine Auswärtstätigkeit?

Bei einer Auswärtstätigkeit gehen Arbeitnehmer:innen den betrieblichen Aufgaben außerhalb des regelmäßigen Arbeitsplatzes sowie der eigenen Wohnung nach.

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