Spesen: Definition, Pauschale, Steuer, alle Infos 2024

Spesen

Spesen entstehen auf Geschäftsreisen. Und damit Mitarbeitende diese Kosten nicht aus eigener Tasche bezahlen müssen, können sie in der Regel Spesen bei ihrem Arbeitgeber über eine Reisekostenabrechnung geltend machen. 

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Spesensätze 2024 in Deutschland und den wichtigsten europäischen Ländern gelten, was es mit Spesenpauschalen auf sich hat, was sich hinter dem sperrigen Begriff Verpflegungsmehraufwand verbirgt und wie Spesen steuerlich betrachtet werden. 

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Was sind Spesen?

Als Spesen (oder auch als Tagegeld) im engeren Sinne werden jene Kosten für den sogenannten Verpflegungsmehraufwand bezeichnet, die Reisenden im Rahmen einer Geschäftsreise entstehen. Diese Spesen kann sich der Geschäftsreisende von seinem Arbeitgeber erstatten lassen. Dies geschieht in der Regel über die Spesenabrechnung. Wichtig bei dem Begriff Verpflegungsmehraufwand ist der unscheinbare Wortbestandteil mehr – denn Geschäftsreisende bekommen eben nicht sämtliche Verpflegungskosten voll erstattet, sondern nur jene Kosten, die über die normalen Ausgaben zuhause hinausgehen.

Allgemeiner gesprochen versteht man unter Spesen auch die Fahrtkosten, Übernachtungskosten und weiteren Nebenkosten, die im Rahmen einer beruflich veranlassten Reise entstehen. Der englische Begriff „travel expenses“ umschreibt die Sache allgemeiner, deshalb werden Spesen in Deutschland gerne auch als Reisekosten bezeichnet.

Rechtlich geregelt ist der Verpflegungsmehraufwand im Einkommensteuergesetz und dort in § 9 Abs. 4a. Kernaussage: Wer auf seiner Geschäftsreise höhere Verpflegungskosten als an seiner regelmäßigen Arbeitsstätte hat, erhält entweder diese höhen Ausgaben von seinem Arbeitgeber erstattet oder er macht sie steuerlich geltend.

Folgende Kostenarten fallen unter den Oberbegriff Spesen:

  • Fahrtkosten: Benzinkosten für den Privat-Pkw, Zug-, Bus- oder Flugkosten, Taxikosten etc.

  • Verpflegungskosten: Getränke und Essen

  • Übernachtungskosten: Hotel, Pension, Ferienwohnung etc.

  • Reisenebenkosten: Parktickets, Portokosten, Eintrittskarten für Veranstaltungen wie Messen, WC-Gebühren etc.

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Spesen Pauschale

Die Höhe der Spesen wird nicht individuell vom Arbeitgeber geregelt, sondern für Reisekosten in Deutschland und für das Ausland gibt es fixe Spesenpauschalen, die für alle Unternehmen gelten. Diese Pauschalen legt das Bundesfinanzministerium jährlich neu fest. Bei den Pauschalen wird unterschieden zwischen der kleinen Spesenpauschale und der großen Spesenpauschale.

Die kleine Spesenpauschale

Diese Spesenpauschale gilt für beruflich bedingte Reisen, die zwischen acht und 24 Stunden dauern. Außerdem für den Anreise- und den Abreisetag bei mehrtägigen Geschäftsreisen.

Die große Spesenpauschale

Diese Spesenpauschale gilt für mehrtägige Geschäftsreisen. Sie greift für jede Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte und der Wohnung des Geschäftsreisenden, die 24 Stunden dauert.

Wer kann Spesen abrechnen?

Alle Angestellten, die eine Reise aus beruflichen Gründen antreten, sich während dieser Reise nicht an ihrer üblichen Tätigkeitsstätte aufhalten und deshalb nicht in ihrer Wohnung übernachten konnte, haben einen Anspruch auf Spesen und können diese abrechnen. Dies gilt auch für Selbstständige.

Höhe der Spesen 2024 – in Deutschland und im europäischen Ausland

Dies sind die aktuell geltenden Spesenpauschalen für Deutschland im Jahr 2024:

  • Höhe der kleinen Spesenpauschale im Jahr 2024: 14 Euro

  • Höhe der großen Spesenpauschale im Jahr 2024: 28 Euro. Reine Übernachtungskosten werden hier mit 20 Euro abgedeckt.

Wichtig zu wissen: Die o.g. gesetzlich festgelegten Spesenpauschalen werden nur befristet gezahlt. Dabei gilt die Drei-Monats-Frist: Bleibt ein angestellter Arbeitnehmender länger als drei Monate berufsbedingt an einem Ort, verfällt sein Anspruch auf die Spesen.

Außerdem wird die Spesenpauschale immer dann gekürzt, wenn der Arbeitgeber die Kosten für das Essen während der Geschäftsreise übernimmt. Beim Frühstück verringert sich die Pauschale aktuell um 5,60 € (-20 Prozent), bei Mittag- und Abendessen sogar um jeweils 11,20 € (minus 40 Prozent). Am 24. November 2023 hat der Bundesrat das Wachstumschancengesetz abgelehnt und den Vermittlungsausschuss einberufen. Folgende Regelungen für 2024 können erst nach den Verhandlungen des Ausschusses umgesetzt werden:

Modell

Dauer der Abwesenheit

Verpflegungspauschale

Kleine Verpflegungspauschale

8 bis 24 Stunden

16 €

Große Verpflegungspauschale

Volle 24 Stunden

32 €

Tabelle Spesen Deutschland 2024

Kleine Spendenpauschale

14 €

Große Spendenpauschale

28 €

Übernachtungskosten

20 €

Kürzung für Frühstück

-5,60 €

Kürzung für Mittag- und Abendessen

-11,20 €

Spesensätze Ausland 2024

Die Regelungen zu Spesensätzen für das Ausland wurden zum 1. Januar 2024 für mehrere Länder neu festgesetzt. Eine umfassende Tabelle stellt das Bundesfinanzministerium bereit. Hier ein Auszug:

Land

Kleine Spesenpauschale in € (Abwesenheit 8 bis 24 Stunden)

Große Spesenpauschale in € (Abwesenheit > 24 Stunden)

Pauschbetrag für Übernachtungskosten in €

Deutschland

14

28

20

Schweiz*

44

66

186

Österreich

33

50

117

Frankreich*

36

53

105

Niederlande

32

47

122

Schweden

44

66

140

Italien*

28

42

150

Belgien

40

59

141

Polen*

20

29

60

*In einigen der genannten Länder gibt es noch eine weitere Spezifizierung nach Großstädten bzw. Regionen. Eine aufgeschlüsselte Darstellung aller Spesensätze für zahlreiche Länder finden Sie zum Beispiel hier.

Die teilweise deutlichen Unterschiede bei den dargestellten Spesensätzen erklären sich anhand der Lebenshaltungskosten der unterschiedlichen Länder. Reist eine Mitarbeitende im Rahmen der Geschäftsreise übrigens in Länder mit abweichenden Spesenbeträgen, darf der höhere Betrag gewählt werden.

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Spesen und Steuererklärung

Wenn die Spesen direkt vom Arbeitgeber erstattet werden, handelt es sich steuerlich betrachtet um steuerfreie Einnahmen für den Arbeitnehmenden. Bereits erstattete Spesen können aber nicht mehr als Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit geltend gemacht werden.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, Spesen zu bezahlen?

Nein. Aber für diesen Fall kann der Arbeitnehmende die Spesen im Rahmen der jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Dabei gilt für Spesen ein Freibetrag in Höhe von 1.000 € pro Jahr.

Spesensätze: So funktioniert die Spesenabrechnung

Die Spesenabrechnung kann grundsätzlich auf zwei Wegen erfolgen. Die Mitarbeitenden können die Spesen entweder über die o.g. Pauschalen oder über die tatsächlich entstandenen Kosten abrechnen. Dabei gilt folgende Grundregel: Der Arbeitgeber zahlt die tatsächlich entstandenen Kosten nur dann, wenn sie anhand von Rechnungen und Belegen eindeutig nachgewiesen werden können.

Spesen für Lkw-Fahrer

Lkw-Fahrer sind in der Regel Berufskraftfahrer. Und damit häufig länger als acht Stunden pro Tag in ihrem Fahrzeug unterwegs. Sie erhalten dann Spesen, genauso wie in jenen Fällen, in denen sie mehrere Tage am Stück arbeiten und somit von ihrem Wohnort entfernt übernachten müssen.

Dauert eine Dienstreise länger als acht Stunden, so erhält der Lkw-Fahrer für den Verpflegungsmehraufwand eine Spesenpauschale in Höhe von 14 € pro Tag. Diese Pauschale gilt auch für den An- und den Abreisetag. Erstreckt sich die Dienstreise über mehrere Tage, erhält der Lkw-Fahrer für jeden vollen Tag (24 Stunden) eine Spesenpauschale in Höhe von 28 €. Damit gelten für den Verpflegungsmehraufwand grundsätzlich die gleichen Sätze wie für andere Arbeitnehmende.

Besonderheit bei der Übernachtungspauschale

Lkw-Fahrern steht eine Übernachtungspauschale in Höhe von 8 € zu – und zwar für jeden Tag, an dem sie auch die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand erhalten. Dabei gilt die Annahme, dass der Fahrer in der Schlafkabine seines Lkw übernachtet. Die Übernachtungspauschale für Lkw-Fahrer ist also deutlich niedriger als der allgemeine Pauschbetrag von 20 € für andere Arbeitnehmende.

Angestellte Lkw-Fahrer können dafür aber zusätzlich von ihrem Arbeitgeber weitere 5 € pro Tag erhalten. Basis dafür sind die geschätzten Nebenkosten für Übernachtungen im Lkw. Diese können mithilfe des Fahrtenbuchs ermittelt werden.

Ist der Lkw-Fahrer im Ausland unterwegs, gelten andere Spesensätze. Die wichtigsten, jährlich vom Bundesfinanzministerium angepassten Spesensätze können Sie zum Beispiel hier einsehen.

Grundsätzlich gelten die genannten Regelungen sowohl für Gewerbetreibende als auch für Freiberufler – die dann ihre entstandenen Kosten in der Steuererklärung als Betriebsausgaben geltend machen.

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