Alles, was Sie über Reisemanagement wissen müssen

Reisekostenabrechnung

Laut dem Verband für Deutsches Reisemanagement nahmen von 2009 bis zum Beginn der Coronapandemie die Gesamtausgaben der Geschäftsreisen deutscher Unternehmen Jahr für Jahr zu. Das liegt einerseits daran, dass im Rahmen der zunehmenden Globalisierung tendenziell mehr Firmen ihre Mitarbeiter:innen auf Dienstreisen schicken, aber auch an den steigenden Unterbringungs- und Beförderungskosten. Mit einem effektiven Reisemanagement können Sie die Reisekosten in Ihrem Unternehmen nachhaltig senken.

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Was ist Reisemanagement?

Reisemanagement ist weit mehr als die Buchung von Zügen, Flügen und Unterkünften. Es umfasst den vollständigen Zyklus aller Dienst- bzw. Geschäftsreisen eines Unternehmens – von Reiseplanung über Organisation und Buchung bis zur Erfassung und Bearbeitung der Reisekosten. Indem Geschäftsreisen abschließend detailliert analysiert werden, lassen sich daraus Strategien für künftige Reisen entwickeln.

Gut zu wissen: Mithilfe des digitalen Reisemanagements führen Sie alle diese Schritte nahezu papierlos aus. Außerdem lassen sich Dienstreiseanträge automatisiert verwalten und Profile für die einzelnen Mitarbeiter:innen anlegen, auf die Sie von überall auf der Welt Zugriff haben.

Aus diesen 7 Gründen sollten Sie Ihre Geschäftsreisebuchung unter die Lupe nehmen.

Welche Vorteile bietet Reisemanagement für Unternehmen?

Ein professionelles Reisemanagement hat den Anspruch, die unternehmerischen Ziele mit den Erwartungen der Mitarbeiter:innen in Bezug auf Geschäftsreisen in Einklang zu bringen.

Travel-Management soll in erster Linie …

  • die Reisekosten senken, ohne dass der Komfort der Reisenden darunter leidet
  • den individuellen Planungsaufwand der Mitarbeiter:innen möglichst gering halten – für einen maximalen Fokus auf die Kerntätigkeit im Unternehmen

Gut zu wissen: In der heutigen Zeit sind Geschäftsreisen auch hinsichtlich ihrer Umweltverträglichkeit zu hinterfragen. Der ökologische Fußabdruck der einzelnen Reisenden sowie das Renommee des gesamten Unternehmens profitiert von einer effizienten Planung.

Wer ist gerade auf Dienstreise?

Rollen Rechte AbwesenheitenIn Personio können Sie unterschiedliche Abwesenheiten hinterlegen und wissen immer, welche Mitarbeiter:innen gerade geschäftlich unterwegs sind.

Was sind die Aufgaben eines Reisebüros?

Reisebüros für Geschäftsreisen und Travel-Manager:innen verwalten die Dienstreisen eines Unternehmens. Darunter fallen folgende Aufgaben:

1. Reiseplanung

Eine Dienstreise sollte frühzeitig und lückenlos geplant werden, denn niemand braucht unterwegs Überraschungen. Der oder die Reisende will sich auf bevorstehende Geschäftstermine vorbereiten oder abgeschlossene Gespräche nachbereiten, ohne sich mit Anschlussverbindungen oder der Unterkunftssuche auseinandersetzen zu müssen. Erfahrene Reisemanager:innen wissen die Termine der Geschäftsreise in den Mittelpunkt zu stellen und alles andere darauf abzustimmen:

  • die passenden Reise- und Flugdaten
  • den Standort für die Unterkunft
  • den Transfer vom Bahnhof oder Flughafen zum Hotel

2. Anbieter prüfen und Preise ermitteln

Ohne den Vergleich von Flügen, Mietwagen und Unterkünften verschiedener Anbieter kann eine Reise schnell unnötig hohe Kosten verursachen. Ein auf Reisemanagement spezialisiertes Reisebüro kann durch Erfahrung, Branchenkontakte und organisierte Recherchemöglichkeiten das beste Angebot mit optimalem Preis-Leistungs-Verhältnis ermitteln.

Tipp: Auch digitales Reisemanagement verspricht ein hohes Potenzial zur Kostenreduzierung, da Preise und Verfügbarkeiten schnell, aktuell und übersichtlich einsehbar sind.

3. Unterkünfte

In vielen Firmen gibt es Richtlinien, welchen Mitarbeiter:innen welche Klasse der Unterbringung zusteht. Reisen mehrere Mitarbeiter:innen gemeinsam, sollten ausreichend Zimmer im selben Hotel verfügbar und darüber hinaus bestimmte Anforderungen – z. B. Tagungsräume oder technisches Equipment – an die Unterkunft erfüllt sein.

4. Transport

Wie kommt der/die Reisende am schnellsten von A nach B? Zug- oder Flugzeiten müssen eine pünktliche Ankunft garantieren, denn Unpünktlichkeit ist eine schlechte Visitenkarte. Die Königsklasse besteht darin, die Balance zwischen Pufferräumen für Verspätungen und kurzen Wartezeiten zu finden.

5. Meeting- und Eventplanung

Reisemanager kümmern sich im Rahmen von Messen, Kongressen, Seminaren oder anderen geschäftlichen Veranstaltungen um Tickets bzw. Einladungen sowie um die Kontaktdaten der jeweiligen Ansprechpartner und geben den Reisenden den nötigen Überblick mithilfe eines Raumplans oder den benötigten Standnummern. Das Management der Termine vor Ort genießt dabei die höchste Aufmerksamkeit.

6. Reisekosten verwalten

Nach der Reise kommen digitale Belege und solche aus Papier zusammen, wodurch die Spesenabrechnung schnell unübersichtlich wird. Der oder die Verantwortliche muss einerseits berücksichtigen, welche Leistungen vor der Reise gebucht wurden, aber auch welche Kosten während der Reise angefallen sind, wie z. B. Verpflegungskosten, Taxi- oder Parkgebühren.

7. Reisekostenabrechnung: Aufgaben nach der Geschäftsreise

Selbstverständlich sind die Ausgaben auf Geschäftsreisen für die Steuererklärung relevant. Nach der erfolgreichen Geschäftsreise steht also die korrekte Aufnahme der Quittungen in die Buchhaltung an. Entscheidend ist dabei, dass die Reisekostenabrechnung lückenlos und effizient durchgeführt wird und langfristig nachvollziehbar bleibt.

Vorlage: Reisekostenabrechnung effizient durchführen

Reisekostenabrechnung Vorlage Vorschau

Nutzen Sie unsere Vorlage, um die Reisekostenabrechnung für jeden Beteiligten so einfach wie möglich zu gestalten.

8. Travel Management: Nach der Dienstreise ist vor der Dienstreise

Die Reisekostenabrechnung ist nicht nur für Ihre Buchhaltung, sondern auch aus betriebswirtschaftlichen Gründen wichtig. Die erfassten Daten können Sie als Unternehmer:in bequem vergleichen und analysieren.

  • Wie hoch sind die Kosten aufgeschlüsselt nach Angestelltem/Angestellter und Projekt?
  • Sind die Reisekosten im Hinblick auf den Zweck der Reise angemessen?
  • Können Sie an bestimmten Punkten sparen – und wo macht das Sparen Sinn?
  • Gibt es regelmäßig wiederkehrende Reisen, Leistungen oder Anbieter?
  • Würden Kooperationen mit ausgewählten Hotel- und Reiseanbietern die Kosten senken?
  • Können Reisen kombiniert werden?

9. Auch Travel Risk Management gehört dazu

Auch wenn nicht separat gesetzlich festgeschrieben, hat der Arbeitgeber gegenüber seinen Mitarbeiter:innen eine Fürsorgepflicht. Diese beinhaltet, dass er im Rahmen seiner unternehmerischen Möglichkeiten den Schutz und die physische wie psychische Gesundheit seiner Mitarbeiter:innen gewährleisten muss.

Bevor Sie Ihre Dienstreise antreten oder Ihre Mitarbeiter:innen zu geschäftlichen Meetings schicken, sollten Sie auf alle Eventualitäten vorbereitet sein: Gibt es am Zielort Besonderheiten zu beachten? Sind die Bestandteile der Geschäftsreise durch entsprechende Versicherungen abgedeckt? Mögliche Risiken sind zu minimieren und Alternativpläne, beispielsweise für das Eintreten eines Flug- oder Zugausfalls, vorzubereiten.

Reisemanagement: interne vs. externe Reisebüros

Große Firmen verfügen gelegentlich über ein Reisebüro im eigenen Haus, die meisten vergeben die Abwicklung des Reisemanagements allerdings an ein externes Reisebüro. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile.

Reisebüro im Haus

Ein hauseigenes Reisebüro hat den Vorteil, dass alle Vorgänge nachgeprüft werden können und alle die gleichen Interessen verfolgen. Einerseits bezahlen Sie Mitarbeiter:innen, die speziell hierfür eingestellt wurden, andererseits vermeiden Sie die Zahlung einer Provision. Die Arbeit ist allein auf Ihr Unternehmen zugeschnitten und die Corporate Identity findet leichter Berücksichtigung.

Externe Firmenreisebüros

Wenn Sie sich für ein externes Reisebüro entscheiden, profitieren Sie von der Erfahrung und den Kontakten eines Unternehmens, das ausschließlich auf die Reiseplanung spezialisiert ist. Sie geben die Kontrolle zwar deutlich mehr aus der Hand, ersparen sich hierdurch jedoch auch einen großen Teil der Verantwortung.

Wichtig: Bei der Auswahl eines Reisebüros sollten Sie auf eine gute Erreichbarkeit und einfache Kommunikationswege achten.

Fazit

Dienstreisen eröffnen Unternehmen neue geschäftliche Beziehungen und erneuern die bestehenden. Das bedeutet Sichtbarkeit nach außen. Geschäftsreisen sind allerdings auch ein großer Kosten- sowie Organisationsfaktor, weswegen Travel-Management ein nicht zu unterschätzendes Instrument ist, um Geschäftsreisen effizienter zu gestalten. Dank eines professionellen (digitalen) Reisemanagements können Sie sich frei von Ablenkung auf Ihre auswärtigen Gespräche und Termine konzentrieren.

Mit Personio erfassen Sie die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter:innen mühelos und übersichtlich!

FAQs

Was ist eine Dienstreise?

Fallen vonseiten des Unternehmens oder Arbeitgebers Aufgaben an, die die Arbeitnehmer:innen nicht am regulären Arbeitsort erfüllen können, wird eine Dienstreise nötig. In unserem Artikel finden Sie die wichtigsten Informationen rund um das Thema Dienstreise.

Wer kann eine Dienstreise veranlassen?

Eine Dienstreise kann sowohl vom Arbeitgeber beauftragt als auch von Arbeitnehmer:innen beantragt werden.

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