HR-Audits: Schlüssel zur Optimierung Ihrer Personalstrategie

Das HR-Audit, üblicherweise durchgeführt von HR-Fachleuten, beinhaltet eine umfassende Überprüfung der Richtlinien, Verfahren, Dokumente und Systeme im Personalwesen. Ziel ist es, Empfehlungen für Verbesserungen in Abläufen und Leistungen zu geben. Diese Prüfung kann sowohl unternehmensintern als auch extern durch eine Unternehmensberatung durchgeführt werden, wobei jede Methode ihre eigenen Vorzüge bietet.

Diese Audits sind für die strategische Unternehmensführung von entscheidender Bedeutung. Sie decken nicht nur ineffiziente Prozesse und Schwachstellen auf, sondern ermöglichen auch die Implementierung von Verbesserungsmaßnahmen. Darüber hinaus geben sie einen kritischen Überblick über die Aktualität der Compliance-Regelungen, was die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften sicherstellt und das Risiko von Rechtsstreitigkeiten erheblich reduziert.

Die Ergebnisse der HR-Audits tragen zudem zur strategischen Entscheidungsfindung bei. Die gesammelten Daten geben Aufschluss über die aktuelle Situation der Personalabteilung und ermöglichen die Entwicklung fundierter strategischer Pläne für die Zukunft.

Eine jährliche HR-Überprüfung steigert auch die Mitarbeiterzufriedenheit, da korrekte HR-Praktiken und kontinuierliche Verbesserungsbemühungen das Engagement des Unternehmens für gute Arbeitsbedingungen demonstrieren. Dies führt zu einer effizienteren Arbeitsweise und motivierten Mitarbeiter:innen. 

Durch diese Schlüsselaspekte tragen Personal-Audits dazu bei, effiziente HR-Prozesse sicherzustellen und die Erreichung der Unternehmensziele zu unterstützen.

In der Regel wird ein effizientes HR-Audit einmal im Jahr durchgeführt und umfasst verschiedene Aspekte des Personalwesens. Die spezifischen Bereiche, die im Auditprozess untersucht werden, können je nach Zielsetzung variieren, schließen jedoch meistens die folgenden Themen ein: 

Hierbei gilt es zu betrachten, ob Best Practices von anderen Unternehmen, die eine verbesserte Leistung im Personalbereich aufweisen, genutzt werden. So kann sichergestellt werden, dass alle Maßnahmen, die für das eigene Unternehmen erfolgversprechend wären, übernommen bzw. umgesetzt werden.

In diesem Bereich geht es darum, die aktuellen Vorschriften und Regelungen mit den eigenen HR-Praktiken und Unternehmensrichtlinien zu vergleichen. Dazu gehören beispielsweise der Datenschutz in HR, das Vertragsmanagement oder die Arbeitszeit. Werden Diskrepanzen festgestellt, müssen diese schnellstmöglich angepasst werden, um rechtliche Konsequenzen zu verhindern.

Wie hoch ist der Leistungsstandard im Unternehmen? Gibt es regelmäßige Mitarbeitergespräche, in denen es sowohl konstruktives Feedback für Mitarbeiter:innen als auch Führungskräfte gibt? Diese und weitere Fragen gilt es im Bereich Performance zu beantworten, um eventuelle Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und die Gesamteffizienz zu steigern. 

In einer HR-Überprüfung sollte eine umfassende Wettbewerbsanalyse durchgeführt werden, die zeigt, wie das Unternehmen im Vergleich zu anderen abschneidet. Dabei werden wichtige Faktoren, wie beispielsweise Benefits, Löhne und allgemeine Leistung betrachtet. Denn ein attraktives Unternehmensprofil, das sich deutlich von der Konkurrenz abhebt, ist entscheidend, um erfolgreich Talente anzuziehen und zu halten.

Ein funktionsspezifisches Personal-Audit bietet eine detaillierte Überprüfung aller einzelnen HR-Bereiche eines Unternehmens, von der Lohn- und Gehaltsabrechnung über Benefits bis hin zum Arbeitsschutz.

Ein Personal-Audit durchzuführen, ist ein aufwendiges Unterfangen und sollte gut geplant sein. Die folgende Checkliste hilft Ihnen dabei, ein systematisches und gründliches Audit durchzuführen:

1. Audit-Ziele festlegen: Zuerst müssen Sie die Bereiche des Audits festlegen, deren Umfang bestimmen und klare Ziele definieren. Dabei ist es sinnvoll, einen realistischen Zeitplan aufzustellen, um Überlastungen zu vermeiden.

2. Fragebogen erstellen: Bei einem Personal-Audit beantworten HR-Expert:innen wichtige Fragen zur Abteilung oder zum Unternehmen auf der Basis eines Fragenkatalogs. Diese HR-Audit-Checkliste ist für den Audit-Prozess von entscheidender Bedeutung, und es sollte genügend Zeit für die Vorbereitung des Fragebogens aufgewendet werden, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Themen abgedeckt werden.

3. Audit-Team bestimmen: Entscheiden Sie, ob das Audit von einem internen oder externen Team durchgeführt werden soll. Legen Sie dann klare Verantwortlichkeiten fest und definieren Sie die Erwartungen an die Prüfung der einzelnen Bereiche.

4. Informationen und Daten sammeln: In diesem Schritt werden alle erforderlichen Informationen und Daten gesammelt, die für die zu auditierenden Bereiche relevant sind. Dabei sollten sich die HR-Expert:innen auf den zuvor erstellten Fragebogen stützen, um eine systematische Erfassung zu gewährleisten.

5. Daten analysieren: Im Anschluss werden die gesammelten Daten analysiert und Bereiche, die gut funktionieren, sowie Verbesserungspotenziale identifiziert.

6. Reporting vorlegen: Idealerweise werden die Ergebnisse in einem übersichtlichen Bericht aufbereitet und der HR-Abteilung sowie der Geschäftsleitung vorgelegt.

7. Aktionsplan erstellen: Basierend auf den Verbesserungsvorschlägen sollte das Unternehmen einen Aktionsplan erstellen, der alle Optimierungsschritte enthält.

8. Ergebnisse kommunizieren: Zuletzt gilt es, die durchgesetzten Veränderungen offen und transparent an alle Mitarbeiter:innen zu kommunizieren.

Ein grundlegender Punkt bei der Durchführung eines HR-Audits ist die Erstellung eines effektiven HR-Audit-Fragebogens. Im Folgenden haben wir eine Anleitung zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen soll:

• Ziele festlegen: Bevor Sie den Fragebogen erstellen, sollten Sie sich im Klaren sein, was Sie mit der HR-Beurteilung herausfinden wollen.

• Themengebiete identifizieren: Bestimmen Sie dann die Hauptthemen, die der Fragebogen behandeln soll.

• Fragen formulieren: Formulieren Sie klare und präzise Fragen, die relevant für die Audit-Ziele sind. Vermeiden Sie Zweideutigkeit, um aussagekräftige Antworten zu erhalten. Verwenden Sie zudem eine Kombination aus offenen und geschlossenen Fragen, um sowohl qualitative als auch quantitative Daten zu erhalten.

• Anonymität gewährleisten: Gewährleisten Sie Anonymität und berücksichtigen Sie ethische Richtlinien, um auch bei sensiblen Themen ehrliche Antworten zu erhalten. 

• Pilot-Test durchführen: Führen Sie einen Pilot-Test mit einer Gruppe von Mitarbeiter:innen durch, um sicherzustellen, dass Ihre Fragen verständlich und effektiv sind.

Um den Fragebogen effizient nutzen zu können, sollte ein digitales Tool verwendet werden, das die Datenerfassung und -analyse erleichtert. Außerdem sollte der Zweck des Audits im Voraus kommuniziert werden, um eine höhere Beteiligung zu erreichen. Auch der Zeitpunkt der Befragung ist entscheidend und stressige Phasen sollten möglichst vermieden werden. So kann sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter:innen genügend Zeit haben, den Fragebogen vollständig auszufüllen. Planen Sie abschließend eine Feedbackrunde ein, um Verbesserungsvorschläge für zukünftige Audits zu sammeln.

Lesetipp: Erfahren Sie, wie Sie eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung durchführen.

Sorgfältig durchgeführte HR-Audits haben einen enormen Einfluss auf den langfristigen Unternehmenserfolg. Sie geben nicht nur Aufschluss über die Effizienz und Compliance der HR-Abteilung, sondern zeigen auch Verbesserungsmöglichkeiten in verschiedenen Bereichen auf. Mit den gewonnenen Erkenntnissen können Unternehmen ihre Personalstrategie effektiv ausrichten.

Bei der Durchführung eines HR-Audits ist es sehr hilfreich, alle wichtigen Daten auf einen Blick zu haben. Personio bietet hierfür ein leistungsstarkes HR-Analytics-System für datenbasierte Entscheidungen. Durch den Zugriff auf aktuelle Daten wie Fluktuationsraten und Gehaltsentwicklungen können HRler:innen effizient planen und Prozesse optimieren. 

Hinsichtlich des erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwands, der in ein Personal-Audit fließt, empfiehlt es sich, diesen Prozess einmal im Jahr durchzuführen.

Das HR-Audit deckt nicht nur ineffiziente Prozesse auf, die den langfristigen Unternehmenserfolg gefährden können, sondern auch veraltete Compliance-Regelungen, die zu möglichen Rechtsstreitigkeiten führen können. 

Regelmäßige Personal-Audits wirken sich positiv auf die Unternehmenskultur aus, indem sie verbesserte Personalpraktiken und Transparenz fördern. Dies erhöht die Mitarbeitermotivation und führt zu einer produktiven Arbeitsumgebung.