Das Einkommensteuergesetz schreibt vor, dass der Steuerprüfer bei Lohnsteuer-Außenprüfungen Einsicht in die steuerrechtlich relevanten Bestandteile der Personalakten erhält (EStG § 42f). So wird sichergestellt, dass der Arbeitgeber ordnungsgemäß die Beiträge an die Sozialversicherungen, den Solidaritätszuschlag, die Kirchensteuer und die Lohnsteuer abführt. Dokumente wie Lohnabrechnungen und Lohnsteuerkarten sowie alle anderen Belege für den Lohnsteuerabzug dürfen laut Steuerrecht (EStG § 41) erst nach sechs Jahren vernichtet werden – somit unterliegt dieser Teil der Personalakte einer Aufbewahrungsfrist.
Eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren ist für alle Dokumente vorgeschrieben, die zur Gewinnermittlung eines Betriebs verwendet werden. Vor der Entsorgung einer Personalakte sollte deshalb eingehend geprüft werden, ob Lohnunterlagen darin enthalten sind, für die die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt.
Sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungspflicht
Wenn es um Beitragsabrechnungen und -nachweise des Gesamtsozialversicherungsbeitrags geht, ist wiederum das Sozialgesetzbuch ausschlaggebend für die Aufbewahrungspflicht von Personalakten. Es besteht eine fünfjährige Aufbewahrungsfrist für die Personalakte, sofern entsprechende Lohnnachweise über die Arbeitsstunden und das an den Arbeitnehmer gezahlte Entgelt dort abgelegt sind (SGB VII § 165).
Einen Sonderstatus haben Unterlagen, die die betriebliche Altersvorsorge betreffen. Normalerweise unterliegen diese den Aufbewahrungsfristen für Lohnsteuerunterlagen, müssen also sechs Jahre lang vom Arbeitgeber verwahrt werden. Nimmt ein Arbeitnehmer die betriebliche Altersvorsorge aber erst nach mehr als sechs Jahren seit Ende seines Beschäftigungsverhältnisses in Anspruch, müssen die Dokumente bis dahin aufbewahrt werden. In solch einem Fall kann die Aufbewahrungsfrist der in der Personalakte enthaltenen Unterlagen bis zu 30 Jahre betragen.
Aufbewahrung und Vernichtung vertraulicher Personaldaten
Im Bundesdatenschutzgesetz ist der Grundsatz der Datensparsamkeit und Datenvermeidung verankert: So soll die Erhebung personenbezogener Daten wenn möglich ganz vermieden, mindestens aber sparsam eingesetzt und weitgehend anonymisiert oder pseudonymisiert werden.
Laut Arbeitsrecht hat der Arbeitgeber die Fürsorgepflicht für die Daten seiner Angestellten, muss also während der Erfüllung der Aufbewahrungspflicht die Personalakten vor unerlaubtem Zugriff schützen. Deshalb ist der Zugang zu Personalakten nur einem kleinen Personenkreis gewährt. Der Beschäftigte selbst darf aber während des Arbeitsverhältnisses jederzeit seine Personalakte einsehen.
Auch bei der Vernichtung der Personaldaten muss Fürsorgepflicht gewahrt werden. Bei der Entsorgung von Personalakten sollten sich Arbeitgeber nach der DIN 66399 zur Vernichtung von Datenträgern richten. Sie enthält Richtlinien für die Vernichtung von vertraulichen Daten in Papierform und auf digitalen Speichermedien.
Digitale Personalakten: Alle Aufbewahrungsfristen auf einen Blick
Bei Personalakten in Papierform ist alleine aus Platzgründen die regelmäßige Kontrolle der abgelaufenen Aufbewahrungsfristen unverzichtbar. Um die Regale um einige Aktenordner zu erleichtern, ist jedoch viel Zeit und Geduld gefragt: Schadensersatzansprüche, Steuerprüfungen oder Versorgungsansprüche – die Prüfung der unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen für Dokumente in Personalakten kann eine wahre Sisyphusarbeit sein.
Dieser Aufwand kann durch digitale Personalakten reduziert werden. Sie stellen alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen übersichtlich dar und benötigen nur wenig Speicherplatz. So lassen sich Personalakten während der Aufbewahrungsfrist zeit- und kosteneffizient verwalten. Damit Sie bei den verschiedenen Fristen den Überblick behalten und die durch die Aufbewahrungspflicht der Personalakten entstehenden Verwaltungsaufgaben durch wertschöpfende Tätigkeiten ersetzen können, fasst Personio alle wichtigen Dokumente in der digitalen Personalakte zusammen.
