Der Personio Effekt 2025
Was intelligente HR für Ihr Unternehmen bedeutet
Endlich wieder HR, wie es sein sollte
Stellen Sie sich vor: Ihr HR-Team kommt montags voller Energie ins Büro – nicht völlig überfordert. Sie vergraben sich nicht in Tabellen oder jagen Genehmigungen hinterher, sondern machen das, wofür sie sich entschieden haben: mit Menschen arbeiten.
Das wissen wir über HR-Profis: Sie sind nicht in die Personalarbeit gegangen, um Daten einzutippen oder Compliance-Roboter zu werden. Sie haben sich dafür entschieden, weil sie glauben, dass Menschen Unternehmen zum Erfolg verhelfen. Trotzdem stecken HR-Teams viel zu oft im Hintergrund fest und verwalten Chaos, statt wirklich etwas zu bewirken.
Zum zweiten Mal haben wir fast 350 Kunden in ganz Europa und Großbritannien eine zentrale Frage gestellt: Was passiert, wenn HR die richtigen Tools hat?
Fragen Sie sich beim Lesen dieses Berichts: Was könnte Ihr HR-Team schaffen, wenn jedes Teammitglied 16 Stunden mehr pro Woche hätte? 1 Was würden Ihre Mitarbeitenden über ihren Arbeitsplatz sagen, wenn jede Interaktion durchdacht und mit Bedacht erfolgte?
Schauen wir uns an, was möglich ist.
1Gerundet auf ganze Zahlen, basierend auf einer 40-Stunden-Arbeitswoche und einer durchschnittlichen Produktivitätssteigerung von 39% im HR-Bereich bei den Umfrageteilnehmenden.
Kommentar unseres CEOs
Vor 10 Jahren haben wir Personio aus einer Überzeugung heraus gegründet, die uns auch heute noch antreibt: Ihre Mitarbeitenden sind die treibende Kraft Ihres Unternehmenserfolgs. Wir haben es uns zur Mission gemacht, Ihnen dabei zu helfen, das Potenzial Ihrer Mitarbeitenden an jedem einzelnen Tag voll auszuschöpfen.
Der diesjährige Bericht zum Personio Effekt liefert nicht einfach nur Daten. Er belegt, dass HR-Teams wirklich etwas bewirken können, wenn sie die richtigen Tools zur Verfügung haben. Mit diesen Tools beheben Sie Probleme nicht mehr nur, sondern beginnen, sie zu vermeiden. Sie verwalten Mitarbeitende nicht mehr nur, sondern befähigen sie. Sie können sich wieder den Aufgaben in Ihrer Personalarbeit widmen, die Sie lieben.
Das haben wir von Ihnen gelernt: Zeit sparen ist wichtig, aber das ist nur der Anfang. Viel wichtiger ist, dass Sie selbstsicher vor die Geschäftsführung treten können – mit den Erkenntnissen, die die Zukunft Ihres Unternehmens prägen.
Und dass Sie endlich die wichtige Arbeit machen können, die wirklich etwas bewirkt – für Ihre Mitarbeitenden und für den Unternehmenserfolg.
Jedes Feature, das wir entwickeln, jede Automatisierung, die wir ermöglichen, jede Erkenntnis, die wir liefern, beginnt mit der Frage: Wie können wir Sie dabei unterstützen, mehr wirklich bedeutsame Arbeit zu leisten?
Wir nutzen die fortschrittlichste Technologie, darunter KI, um das Potenzial von Menschen zu erweitern, nicht um es zu ersetzen. Denn am Ende des Tages steht hinter jeder guten Geschäftsentscheidung, jeder bahnbrechenden Innovation und jeder Weiterentwicklung eine Person, die all das verwirklicht hat.
Auf diese Zukunft arbeiten wir hin. Eine Zukunft, in der Ihre Mitarbeitenden nicht einfach nur Mitarbeitende sind, sondern Ihr Wettbewerbsvorteil.
Hanno Renner
CEO und Geschäftsführer, Personio
Mehr Souveränität gegenüber der Führungsebene
Die Realität
Sie gehen mit einer Empfehlung zur Geschäftsführung. Sie wissen, dass sie richtig ist – Ihre Erfahrung sagt es Ihnen. Aber als der CFO nach den Zahlen fragt, die das belegen, wühlen Sie sich durch Tabellen, die gestern erzählen, nicht die Strategie von morgen.
Die Kosten
Wenn HR hauptsächlich auf Bauchgefühl setzt, zögert die Geschäftsführung, HR-Erkenntnisse in wichtige Unternehmensentscheidungen einzubeziehen. Das schafft eine Glaubwürdigkeitslücke, die HR in der reaktiven Verwaltung gefangen hält – statt proaktiv zu führen.
Wenn Sie der Geschäftsführung Daten präsentieren können, die bestätigen, was Sie bereits über Kündigungsrisiken, Engagement-Muster oder Kompetenzlücken vermutet haben – dann wandelt sich HR von einer Unterstützungsfunktion zu einer strategischen Kraft.
Wenn der Vorstand aktuelle Zahlen zum Unternehmenswachstum oder Diversity-Kennzahlen braucht, ist das nur einen Klick entfernt – und ich habe, was ich brauche.
— Anna Gullstrand, Chief People & Culture Officer at Mentimeter
Nachweis über den ROI von HR
Realität
CFOs und Führungskräfte interessiert vor allem eines: messbare Geschäftswirkung. Wenn HR klaren strategischen Wert demonstrieren kann, ändert sich alles.
Für Finanz-verant-wortliche
13%
Gesamtkosteneinsparungen im HR-Bereich = messbare Budgetreduzierung
44%
berichten Kostensenkung durch Fehlervermeidung = direkter Einfluss aufs Betriebsergebnis
50%
weniger Korrekturen bei der Gehaltsabrechnung = operative Effizienz
Integrierte Compliance-Strukturen = Risikominimierung
19%
melden höhere Produktivität von Mitarbeitenden = mehr Ergebnisse
50%
melden kürzere Time-to-value ab dem Onboarding = schnellerer ROI von Anstellungen
Für Führungs-teams
Insgesamt bessere Geschäftsergebnisse, wenn Mitarbeitende über Ressourcen verfügen, um bestmögliche Leistungen zu erbringen
39%
Verbesserung der HR-Produktivität = strategische Ressourcenzuweisung
Den Arbeitstag zurückgewinnen
Die Realität
Ihr HR-Team versinkt in administrativen Aufgaben. Neben Fragen zur Lohnbuchhaltung, Compliance-Aktualisierungen und dem Einholen von Genehmigungen bleibt kaum Zeit, strategisch zu denken oder gar zu handeln. Sie verbringen Zeit mit Aufgaben, die automatisiert werden könnten, während Chancen zur Vermeidung von Fluktuation und zur Verbesserung der Performance ungenutzt verstreichen.
Die Kosten
Wenn HR-Teams in administrativen Aufgaben gefangen sind, können sie sich nicht auf bedeutsame Initiativen konzentrieren, die zu den Geschäftsergebnissen beitragen. Gleichzeitig leidet die Mitarbeitererfahrung, die Mitarbeiterbindung sinkt und die Geschäftsführung stellt den wertvollen Beitrag von HR infrage.
Die Erkenntnisse unserer Kunden
30%
weniger Zeitaufwand für die Verwaltung der Lohnbuchhaltung
28%
Verbesserung der Effizienz von Einstellung und Recruiting
30%
weniger Zeitaufwand für die Verwaltung von Prämien und Zusatzleistungen
20%
mehr Effizienz bei Unternehmensgestaltung und Positionsmanagement
16%
Verbesserung der Onboarding- und Entwicklungsproduktivität
Strategische Effekte
Wenn Sie pro Teammitglied wöchentlich 16 Stunden zurückgewinnen 2 könnten, was wäre dann möglich? Unsere Kunden berichten, dass sie sich endlich auf Mitarbeitererfahrung, datengestützte Entscheidungsfindung und strategische Initiativen konzentrieren können, die bei der Geschäftsführung Aufmerksamkeit erzeugen.
Stellen Sie sich vor, Ihre Arbeitslast würde sich drastisch reduzieren - weil zeitaufwendige Tätigkeiten wie die Dateneingabe in verschiedene Systeme vollständig durch präzise, automatische Workflows erledigt werden. Was würden Sie mit dieser gewonnenen Zeit bewirken?
2Gerundet auf ganze Zahlen, basierend auf einer 40-Stunden-Arbeitswoche und einer durchschnittlichen Produktivitätssteigerung von 39% im HR-Bereich bei den Umfrageteilnehmenden.
Personio macht administrative Aufgaben weniger zeitaufwendig, sodass wir uns mehr auf strategische Initiativen konzentrieren können. Es ist für alle Abteilungen sehr bedienfreundlich und macht Aufgaben für Mitarbeitende einfacher und transparenter.
— Thalia Christopoulou, Senior HR & Operations Officer, SEO London
Geringere Compliance-Risiken
Die Realität
Europäische Unternehmen müssen mit immer komplexeren Compliance-Anforderungen umgehen - von der DSGVO bis hin zum Arbeitsrecht in den verschiedenen Rechtsräumen. Ein einziger Fehler kann drastische Strafzahlungen nach sich ziehen und die administrative Belastung für die kontinuierliche Compliance verbraucht wertvolle Ressourcen.
Die Kosten
Compliance-Fehler kosten europäische Unternehmen jährlich Milliarden (allein die DSGVO-Geldstrafen beliefen sich 2024 auf 1,2 Milliarden €), während die Angst vor Nichteinhaltung häufig der Entscheidungsfindung und Innovation bei HR-Prozessen im Wege steht.
63%
finden es deutlich einfacher, rechtliche Anforderungen wie DSGVO, Zeiterfassung und Whistleblowing einzuhalten
44%
berichten von Kostensenkungen durch Fehlervermeidung — teure Fehler werden verhindert, bevor sie passieren
38%
weniger Korrekturen bei der Gehaltsabrechnung — gleich beim ersten Mal richtig
69%
fühlen sich sicherer beim Datenschutz in Zeiten zunehmender Cyberbedrohungen
Für die Finanzleitung bedeutet das: weniger Risiko. Automatische Compliance-Prüfungen und zuverlässige Prozesse verhindern Fehler in der gesamten Personalarbeit. Gleichzeitig entstehen automatisch alle Nachweise und Belege, die bei Prüfungen oder für gesetzliche Vorgaben gebraucht werden.
Onboarding und Mitarbeiterbindung verbessern
Die Realität
Der demografische Wandel stellt europäische Unternehmen vor grundlegend neue Herausforderungen in der Personalplanung. Während die Bevölkerung altert und weniger junge Talente auf den Arbeitsmarkt kommen, verschärft sich der Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte dramatisch. Traditionelle Recruiting-Ansätze greifen nicht mehr, und die Bindung bestehender Mitarbeitender wird zum entscheidenden Erfolgsfaktor.
Die Kosten
Personalmangel ist für viele europäische Unternehmen bereits heute Realität und bremst Produktivität sowie Wachstum spürbar aus. Was als Arbeitsmarkttrend begann, entwickelt sich zu einem strukturellen Hindernis für die wirtschaftliche Entwicklung ganzer Branchen.
50%
berichten von schnellerer Wertschöpfung durch effektiveres Onboarding — neue Mitarbeitende werden schneller produktiv
17%
schnellere Einarbeitung für neue Mitarbeitende — Onboarding-Prozesse, die auf Erfolg ausgelegt sind
9%
höhere Mitarbeiterbindung — kleine Prozentsätze mit großer Kostenwirkung
37%
der Befragten stellten verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit fest — Arbeitsplätze schaffen, in denen Menschen gerne bleiben
Der Onboarding-Vorteil
In einem umkämpften Arbeitsmarkt ist der erste Eindruck entscheidend. Wenn 82% der Kunden berichten, dass Mitarbeitende einfacher Urlaub beantragen können, und 65% sagen, dass der Zugriff auf Gehaltsdaten deutlich leichter wird, schafft Personio die nahtlose Erfahrung, die vom ersten Tag an Loyalität aufbaut.
Der Bindungseffekt
Die Neubesetzung einer Stelle kostet 50-200 % des Jahresgehalts. Selbst kleine Verbesserungen bei der Mitarbeiterbindung bringen daher enormen ROI. Eine 9%ige Steigerung der Bindungsrate kann einem 100-Personen-Unternehmen jährlich 33.750-135.000 € sparen.3
3Ausgehend von einer Durchschnittsvergütung von 50.000€ und einer anfänglichen Fluktuationsrate von 15%
HR-Intuition mit Daten untermauern
Die Realität
HR spürt, wenn sich in einem Unternehmen etwas zusammenbraut. Die Herausforderung war bisher, diese Intuition in umsetzbare Erkenntnisse zu übersetzen, denen die Geschäftsführung vertraut und nach denen sie handelt.
Die Vertrauenslücke
Wir sprechen oft mit Kund:innen, die sagen: „Ich weiß gar nicht, wo ich mit den Daten anfangen soll. Aber mit vorgefertigten Berichten, übersichtlichen Dashboards und verlässlichen Daten können sie selbstsicher entscheiden und erschließen sich dadurch völlig neue HR-Kompetenzen.
Der Wandel
Die erfolgreichsten HR-Teams sammeln nicht einfach mehr Daten - sie verbinden ihren Instinkt mit belastbaren Erkenntnissen. Sie wechseln von reaktiver Krisenbewältigung zu vorausschauender Problemlösung, unterstützt durch Tools, die Daten zugänglich statt überwältigend machen. So schließen sie die Lücke zwischen dem, was sie spüren, und dem, was sie beweisen können.
60%
treffen bessere Entscheidungen, wenn sie Zugriff auf die richtigen Daten haben
47%
entscheiden deutlich schneller, weil die Informationen jederzeit verfügbar sind
63%
verbringen weniger Zeit mit Berichten und konzentrieren sich mehr auf neue Ideen statt auf das Nachverfolgen von Zahlen
Der Wettbewerbsvorteil
In unsicheren Zeiten haben Unternehmen einen klaren Vorteil, die schneller und präziser über ihr Personal entscheiden können. Sie gewinnen und halten Talente erfolgreicher.
Mit einem KI-Assistenten können Sie noch tiefer in Ihre Daten eintauchen und gezielte Fragen stellen. So verschaffen Sie sich einen Vorsprung und treffen souverän die Entscheidungen, die wirklich zählen.
Ich habe Personio immer geöffnet. Bevor ich in Meetings gehe oder wenn Mitarbeitende anrufen, schaue ich zuerst dort rein – überprüfe Zahlen oder erstelle schnell Berichtentwürfe. Ich nutze es den ganzen Arbeitstag über.
— Kristin Brandt, People & Culture Lead bei Lush
Intelligente HR, die mitwächst
Ob 50-Personen-Startup oder 500-Personen-Wachstumsunternehmen - die Herausforderungen sind unterschiedlich, aber der Bedarf an intelligenter Personalarbeit bleibt konstant. Der Vorteil liegt nicht im größten Budget, sondern im agilsten Ansatz.
Kleine Unternehmen (<50 Mitarbeitende)
Mittlere Unternehmen (51-200 Mitarbeitende)
Wachsende mittelständische Unternehmen (201-5000+ Mitarbeitende)
Globale Unternehmen mit über 5 Rechtseinheiten
Der Skalierungsfaktor
9% der Befragten stellten fest, dass HR-Workflows skalierbarer werden, wenn sich Geschäftsanforderungen weiterentwickeln. In einer Welt, in der Wandel die einzige Konstante ist – ob bei Personalabbau, Übernahmen oder kompletten Strategiewechseln – bedeuten anpassungsfähige HR-Systeme, dass Sie im Tempo Ihres Unternehmens agieren können.
Ich habe früher mit anderen HRIS gearbeitet und erinnere mich, wie kompliziert es war, sie intern zu implementieren, einzurichten und zu betreiben. Unsere Hauptpriorität war, eine Technologie zu finden, die für uns arbeitet – und nicht umgekehrt. Und Personio hat das perfekt erfüllt!
— Julie Gajudo, Talent Management bei Polaroid
Prozesse digitalisieren
Der Sprung von manuellen Prozessen zu intelligenter Automatisierung kann einschüchternd wirken. Doch Unternehmen, die diesen Schritt vollziehen, sparen nicht nur Zeit - sie transformieren grundlegend, wie HR arbeitet und wie das Unternehmen seinen Wert wahrnimmt.
Verbesserung der HR-Produktivität
Gesamtkosteneinsparungen im HR-Bereich
berichten von höherer Mitarbeiterzufriedenheit
bestätigen skalierbarere HR-Workflows
berichten von besserer HR-Entscheidungsfindung
berichten von weniger HR-Nacharbeit
berichten von schnellerer Einarbeitung neuer Mitarbeitender
berichten von schnellerer Wertschöpfung durch Onboarding
Der Paradigmenwechsel
Diese Transformation geht über operative Effizienz hinaus. Sie verändert grundlegend, wie Ihr Unternehmen über People Management denkt - von reaktiver Verwaltung zu proaktiver Strategie.
62%
sind deutlich zufriedener in ihrer HR-Rolle
62%
fühlen sich motivierter und haben mehr Freude an der Arbeit
45%
fühlen sich sicherer beim Erreichen strategischer Ziele
Vor Personio haben wir alle Mitarbeiter- und Gehaltsdaten in Excel-Tabellen verwaltet. Jetzt sind alle Daten zentral und sicher in Personio gespeichert - mit vollständiger Historie und Audit-Trail. Excel-Tabellen brauchen wir nicht mehr
— Niamh Kenny, HR Operations Manager bei Premier Lotteries Ireland
Warum das gerade jetzt entscheidend ist
Der Personio Effekt zeigt sich nicht nur in gesparter Zeit oder reduzierten Kosten. Er zeigt sich darin, dass HR endlich ihr volles Potenzial entfalten, souverän führen und dem ganzen Unternehmen beweisen kann, warum es bei wichtigen Entscheidungen mitreden sollte.
Wir leben in einer Zeit, in der:
- der Fachkräftemangel in Europa bedrohliche Ausmaße annimmt
- Compliance-Anforderungen immer komplexer werden
- Mitarbeitende mehr erwarten denn je
- unsichere Märkte schnelle Anpassungen verlangen
- KI und demografischer Wandel die Arbeitswelt komplett umkrempeln
In diesem Umfeld werden die Unternehmen gewinnen, deren HR-Teams diese Herausforderungen strategisch und klug meistern können.
Unsere Kunden sind dafür bestens aufgestellt. Sie ertrinken nicht mehr in Papierkram - sie gestalten Strategie. Sie verwalten nicht nur Abläufe - sie prägen die Unternehmenskultur.
Explore intelligent HR. Our team is here to help.
Die Technologie steht bereit. Die Zahlen sprechen eine klare Sprache. Jetzt liegt es an Ihnen, was Sie daraus machen.
