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Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte, oft auch elektronische Personalakte genannt, ersetzt die traditionelle Personalakte, die in der Regel in Papierform geführt wird. Mit ihr können HR Manager jederzeit alle relevanten Informationen auf Knopfdruck abrufen. Ziel der digitalen Personalakte ist es, administrative Prozesse zu verschlanken und damit Personalarbeit zu erleichtern.

Vorteile der digitalen Personalakte

Employee self-service

Mitarbeiter können vordefinierte Bereiche selbst einsehen und aktualisieren.

Schneller Zugriff

Mitarbeiterinformationen sind jederzeit ortsunabhängig abrufbar.

Einfach archivieren

Dokumente und Verträge können digital archiviert und einfach durchsucht werden.

Geringere Kosten

Der Verzicht auf die Papierakte spart Zeit, Lagerraum und bares Geld.

Präzises Rechtemanagement

Gezielt steuern, wer welche Informationen sehen und ändern darf.

Einfacher Datenaustausch

Informationen schnell, konsistent und sicher an Steuerberater weitergeben.

Verwalten Sie Ihre Personaldaten mit Personio

Stammdaten verwalten

Erfassen Sie alle Daten an einer Stelle und vermeiden Sie Redundanzen.

Anpassbare Zugriffsrechte

Bestimmen Sie, wer welche Daten sehen, bearbeiten oder Änderungen genehmigen darf.

Änderungen terminieren

Tragen Sie anstehende Änderungen im Vorfeld ein und definieren Sie ein Änderungsdatum.

Importfunktion

Importieren Sie bestehende Personaldaten aus Excel.

Dokumentvorlagen erstellen

Individuelle Vorlagen für häufig benötigte Dokumente.

E-Mail Erinnerungen

Lassen Sie sich per E-Mail an Geburtstage und andere wichtige Fristen erinnern.

Mitarbeiterverwaltung und digitale Personalakte in Personio

  • Frei konfigurierbare Zugriffsrechte

    Verwalten Sie im Mitarbeiterprofil HR-interne und öffentliche Informationen. Bestimmen Sie, welche Zugriffsrechte für Teams, Abteilungen oder alle Mitarbeiter gelten sollen.

  • Eigene Mitarbeiterattribute

    Entscheiden Sie, welche Informationen in der Personalakte gespeichert werden sollen und legen Sie eigene Bereiche und Attribute im Mitarbeiterprofil an.

  • Standorte, Abteilungen und Kostenstellen

    Auch komplexe Unternehmensstrukturen lassen sich in Personio abbilden. Definieren Sie eigene Abteilungen, Standorte und Kostenstellen je Mitarbeiter.

  • Tabellenansicht & Organigramm

    Zeigen Sie Mitarbeiter in Tabellenform oder als Organigramm und exportieren Sie beliebige Spalten.

  • Rollenbasierte Zugriffsrechte

    Legen Sie eigene Mitarbeiterrollen in Personio an und vergeben Sie individuelle Zugriffs- , Vorschlags- und Bearbeitungsrechte für alle Bereiche.

  • Zweigestellen & Tochtergesellschaften

    Ordnen Sie Mitarbeiter verschiedenen Zweigstellen oder Tochtergesellschaften mit individuellen Einstellungen zu und behalten Sie weiterhin den Überblick über die gesamte Organisation.

  • Massenänderung von Mitarbeiterndaten

    Ändern und bearbeiten Sie Stammdaten bei mehreren Mitarbeitern gleichzeitig und laden Sie mit einen Klick alle Mitarbeiter zu Personio ein.

Datenschutz made in Germany

Wir speichern und verarbeiten Kundendaten ausschließlich auf unseren ISO-zertifizierten Sicherheitsservern in Frankfurt. Zusätzlich werden Backups in separaten Brandschutzzonen aufbewahrt.
Softwareseitige Sicherheitsmaßnahmen und SSL Verschlüsselung der Verbindung zu Personio schützen Ihre Daten zusätzlich vor Angriffen aller Art.
Durch 2-Faktor-Authentifizierung sowie unser präzises Rollen- und Berechtigungskonzept sind Sie extern aber auch intern datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite.

Wie viel Spielraum haben Sie, Ihr HR-Management zu
verbessern?

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Inhalt der Personalakte

In der Personalakte werden Daten aufbewahrt, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Was genau dazugehört ist nicht gesetzlich definiert.

In der Regel gehören dazu:

  • der Arbeitsvertrag
  • Belege über Fortbildungen
  • bei ausländischen Arbeitskräften die Arbeitserlaubnis
  • eventuelle Abmahnungen (in der Regel bis zu 3 Jahre lang)
  • der Lebenslauf aus der Bewerbung

Nichts in der Personalakte verloren haben hingegen Informationen zu Krankheiten und alles, was mit der Privatsphäre des Mitarbeiters zu tun hat. Mehr Informationen dazu finden Sie hier. Es gibt keine übergeordnete Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen in der Personalakte, sondern Aufbewahrungsfristen nach Dokumententyp.

Einsicht in die Personalakte durch Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter hat das Recht seine Personalakte einzusehen. Wird sie vom Personalwesen elektronisch gespeichert und über eine entsprechende Software archiviert, kann er das bequem vom Schreibtisch oder sogar Smartphone aus erledigen.

Werden die Personaldokumente in Papierform abgelegt, muss ein Berechtigter aus der Personalabteilung die Akten zugänglich machen.

Moderne Software-Lösungen verfügen in der Regel über ein Berechtigungskonzept, das Rollen für Mitarbeiter(-gruppen) festlegen lässt. So können zum Beispiel normale Angestellte nur Ihre eigene Akte sehen, während Vorgesetzte auch die Akten ihrer Mitarbeiter einsehen können. Für Mitglieder des Betriebsrats oder der Personalabteilung können spezifische Zugriffsrechte vergeben werden.

Mitarbeiter ohne eigenen Computer können über einen Terminal-PC oder durch den Gang ins Personalbüro von ihrem Recht Gebrauch machen.

Datenschutz und digitale Personalakte

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet die Personalakte vor der Einsicht durch unbefugte Dritte zu schützen. Wird die Personalakte elektronisch verwaltet, so ist darauf zu achten, dass die Server, auf denen die Dokumente gespeichert werden, den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen und das ggf. ein Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung mit dem Anbieter geschlossen wird.

Dokumente, die über die HR Management Software von Personio verwaltet werden, werden ausschließlich in ISO-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Damit steht einer erfolgreichen Digitalisierung nichts mehr im Wege.

Noch Fragen?

Wir haben die  häufigsten Fragen zu HR Management Software für Sie hier einfach und klar beantwortet.