Von der Entstehung bis zur Auswertung: So sieht der Feedback-Prozess bei Personio aus

Johanna und Martina sprechen über Personios Feedbackprozess.

Mitarbeiter sollen motiviert und mit einem positiven Gefühl aus dem Feedbackgespräch gehen. Mit diesem persönlichen Ziel sind Martina, Head of HR, und Johanna, HR Manager bei Personio, an den neuen Feedbackprozess bei Personio gegangen. Wie dieser aussieht und welchen Weg sie dorthin beschritten haben, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wie motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, Kollegen (kontinuierlich) Feedback zu geben? In unseren Leitfäden finden Sie dafür Hilfestellungen. Hier herunterladen.

Wie unser neuer Feedback-Prozess entstand

In diesem Video erklären Martina und Johanna, wie sie an den neuen Prozess herangegangen sind und wie er letztendlich aussieht.

Prozesse ändern sich mit dem Unternehmen

Ob schnelles Wachstum oder neue Strukturen: Wenn sich Unternehmen entwickeln, müssen interne Prozesse angepasst werden. Denn mit der Veränderung kommen auch neue Anforderungen der Mitarbeiter. Also heißt es: den alten Prozess reflektieren, Problemfelder identifizieren und Learnings daraus ziehen. Bei uns waren das folgende:

  • Neuer Turnus: Die Feedbackgespräche fanden bislang zu oft statt und waren zu ausführlich.
  • Ganzheitliche Perspektive: Mitarbeiter haben lediglich von der Führungskraft ein Feedback bekommen. Dadurch entstand eine eher eindimensionale Sichtweise auf die Leistung der Mitarbeiter.
  • Fokus auf Entwicklung und qualitative Leistung: Gemeinsam zu schauen, was gut und was schlecht läuft, ist immer eine gute Basis. Allerdings sollte es nicht dabei bleiben. Denn der Fokus sollte auf zukünftigen Zielen und Entwicklungsschritten liegen.
  • Feedback-Kriterien nicht zu stark vordefinieren: Denn dies engte das Feedback in der Vergangenheit zu sehr ein und ließ zu wenig Raum für individuelle Stärken.
  • Von der Tabelle zum Tool: Was einst über Tabellen abgebildet wurde, sollte in Zukunft über ein Tool laufen. Als Technologieunternehmen war es allen Stakeholdern wichtig, dass der neue Feedback-Prozess mit einer Software unterstützt wird. Wir arbeiten mit dem Tool Small Improvements.

Gut zu wissen: Sie können Small Improvements über eine Schnittstelle auch direkt in Personio integrieren und so das Performance Management in Ihrem Unternehmen vereinfachen. Alle Informationen zum Tool und der Integration finden Sie auf dieser Seite.

Schritt für Schritt zum neuen Prozess

Sich einsperren, fokussiert ans Thema herangehen, diskutieren, recherchieren und dann feststellen: Ohne den Input der Mitarbeiter macht es keinen Sinn. Auch solche Erkenntnisse gehören dazu, wenn man einen unternehmensweiten Prozess umstrukturiert.

Also hieß es: Freiwillige vor zu Workshops! Unsere Mitarbeiter wurden eingeladen, mit HR ihren Input zu teilen. In Einzelgesprächen konnten die Mitarbeiter rückmelden, an welchen Stellen es beim Prozess noch haperte und wo sie sich Änderungen wünschen. Auf dieser Basis entstand das Grundgerüst für den neuen Feedbackprozess.

Das Grundgerüst: Wie sieht der neue Prozess aus?

Der neue Feedbackprozess besteht aus drei Säulen: dem Peer Feedback, dem 360-Grad-Feedback und dem Upward Feedback, das aber lediglich für Führungskräfte bestimmt ist. Die Formate wechseln sich ab und variieren in ihrem Umfang.

Peer Feedback

Das Peer Feedback findet nur von Mitarbeiter zu Mitarbeiter statt. Die Führungskraft sieht die Ergebnisse nicht und ist auch nicht in den Prozess involviert. Ziel ist es, dass Mitarbeiter nicht nur aus einer Richtung – von der Führungskraft – Feedback bekommen, sondern auch von den Kollegen, mit denen sie Tag für Tag zusammenarbeiten. Das soll nicht nur die Zusammenarbeit verbessern. Die Kollegen sollen sich auch gegenseitig dabei unterstützen, besser in ihrem Job zu werden.

360-Grad-Feedback

Im 360-Grad-Feedback bekommen Mitarbeiter Feedback von drei bis fünf Kollegen und der Führungskraft. Konkret sieht das folgendermaßen aus: Nach einem festgesetzten Feedbackbogen geben “nominierte” Kollegen Feedback zum Mitarbeiter an die Führungskraft ab, ohne dass der Mitarbeiter weiß, von wem das Feedback kommt. Die Führungskraft sammelt das Feedback und integriert es in sein eigenes. Dieses Format soll eine ganzheitliche Perspektive auf die Leistung des Mitarbeiters ermöglichen. Gleichzeitig soll die Führungskraft aber auch hinter diesem ganzheitlichen Feedback stehen.

Worauf es beim 360-Grad-Feedback ankommt und was Sie als Personaler beachten sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Bei uns von Personio ist das 360-Grad-Feedback freiwillig. Mitarbeiter, die sich dagegen entscheiden, werden lediglich durch die Führungskraft anhand des Feedbackbogens beurteilt.

Wir planen Feedback-Gespräche über Personio

Bereits im Onboarding werden Führungskräfte automatisch von Personio daran erinnert, Feedbackgespräche mit neuen Mitarbeitern zu planen. Das tun sie dann praktisch über den Kalender in Personio, in dem alle An- und Abwesenheiten eingetragen sind.

Upward-Feedback

Auch neu: Das Feedback der Mitarbeiter an die Führungskraft. Im Rahmen des 360-Grad-Feedbacks haben Mitarbeiter die Möglichkeit, anhand eines anonymen Ratings ihre Führungskraft entlang von Personios Leadership Principles zu bewerten. Die Ergebnisse fließen wiederum in das 360-Grad-Feedback der Führungskraft ein.

Bei allen Formaten geht es darum, Mitarbeitern ein zukunftsorientiertes Feedback zu geben. Was kann und soll sich in Zukunft fachlich und persönlich ändern? Welche Hilfestellungen brauchen Mitarbeiter dafür? Und von wem? Welche Ziele setzt sich der Mitarbeiter für die nächsten Monate?

Die Antworten auf diese Fragen bilden die Basis für das Entwicklungsgespräch, das nach dem Feedbackgespräch folgt. In einem separaten Termin setzen sich der Mitarbeiter und die Führungskraft zusammen und sprechen darüber, in welche Richtung der Mitarbeiter wachsen soll. Auch hier ist der Mitarbeiter gefragt, denn er erstellt auf der Basis eines Leitfadens seinen eigenen Entwicklungsplan, den er mit seiner Führungskraft im Entwicklungsgespräch bespricht.

Feedbackbogen: Beurteilung muss individuell zur Position passen

Entwickler haben andere Wünsche und Anforderungen als der Vertrieb. Auch ihre Positionen verlangen unterschiedliche Bewertungskriterien. Warum sollten sie also denselben Feedbackbogen mit denselben Kriterien für ihre Beurteilung bekommen? “One fits all” ist zwar praktisch, erfüllt bei Bewertungsbögen aber nicht den Zweck.

In unserem Feedbackprozess gibt es deswegen rollenspezifische Kriterien. Die bewertende Person sucht sich drei der Kriterien aus und gibt Feedback zu ihnen.

Wichtig war es, dass unsere Unternehmenswerte immer noch Bestandteil des Bewertungsbogens blieben. Allerdings sollten Mitarbeiter nicht mehr starr mit ihnen umgehen, d. h. sich selbst zu jedem Unternehmenswert bewerten, denn das erzeugte in der Vergangenheit ein Gefühl von Zwang. Im neuen Prozess werden sie einbezogen, sofern es für die Rolle Sinn macht – und sie werden auch für die entsprechende Position unterschiedlich ausgelegt.

Der Mitarbeiter soll einen Mehrwert sehen

Feedbackgespräche einfach absitzen und abhaken? Aus dem Gespräch herausgehen und nicht wissen, was zu tun ist? Das wäre der größte Fehlschlag. Beim Feedback kommt es darauf an, dass Mitarbeiter etwas für sich mitnehmen können. Das Gespräch soll sich nicht nach Zwang anfühlen, sondern nach einer Gelegenheit, sich weiterentwickeln zu können.

Mitarbeiter sollen durch diese Gespräche die Erwartungen an sie genau kennen. Durch das anschließende Entwicklungsgespräch sollen nicht nur die Ziele klar vermittelt werden, sondern auch der Weg dorthin. Erst dann war der Feedbackprozess erfolgreich.

Der Feedbackprozess unter der Lupe: Das sagen die Mitarbeiter

“Mehr Wertschätzung, mehr Praxisbezug” beschreibt den neuen Prozess laut der Mitarbeiter am besten – das gelingt vor allem durch das Peer Feedback. Denn hierdurch werden sie von den Personen beurteilt, die sie im Alltag erleben: ihren unmittelbaren Kollegen.

Auch den Führungskräften hat der neue Feedbackprozess geholfen. Durch den Input der nominierten Peers haben sie ein umfassendes Bild von der Mitarbeiterleistung bekommen, das über die eigene Einschätzung hinausging. Da die Gespräche insgesamt auch stärkebasierter waren als beim alten Prozess, bekräftigte dies den wertschätzenden Eindruck.

Doch ein Feedbackprozess ist nie zu Ende definiert, sondern ist stetig in Bewegung. Auch aus dem neuen Feedbackprozess konnten unsere Personalabteilung direkt ein paar Learnings ziehen: Der Feedbackprozess war beim ersten Mal mit viel Aufwand verbunden. Deswegen haben sich die Mitarbeiter vor allem mehr Informationen im Vorfeld gewünscht – sowohl zum Tool als auch zum Prozess selbst.

Auch am Turnus haben wir nach der ersten Runde gefeilt. Es gibt seit 2019 zwei Haupt-Feedbackrunden: Im Sommer liegt der Fokus auf dem Peer-Feedback, während Mitarbeiter im Winter über das 360-Grad-Format Feedback bekommen.

Tipp: Wenn auch Ihr Feedbackprozess mit vielen Informationen verbunden ist, bieten sich Q&A-Sessions an. So können Ihre Mitarbeiter direkt offene Fragen stellen. Auch eine Einführung in die Feedback Software – zumindest an die Teamleads – ist sinnvoll, um die wichtigsten Funktionen und Einstellungen abzustimmen.

Leitfäden zum Feedback: HR stellt die Weichen für konstruktives Feedback

Wie sehen die Faustregeln für konstruktives Feedback aus? Worauf sollten Mitarbeiter achten, wenn sie Kollegen bewerten oder selbst Feedback bekommen? Beim Feedback-geben kommt es stark auf die Grundeinstellung der Mitarbeiter und das Wie an.

Um den Mitarbeitern die einzelnen Prozessschritte zu erleichtern, hat unsere Personalabteilung drei Leitfäden erstellt:

  • Wie gebe ich Feedback und wie gehe ich mit Feedback um?
  • Wie reflektiere ich über meine Karriere und erstelle einen Entwicklungsplan?
  • Wie reflektiere ich über meine Leistung und schreibe eine Selbsteinschätzung?

 

Nutzen Sie diese Dokumente als Vorlagen für Ihren eigenen Feedbackprozess, kopieren Sie sich relevante Abschnitte heraus oder lassen Sie sich einfach von den Inhalten inspirieren. Beachten Sie bitte, dass die Unterlagen auf den Feedbackprozess von Personio ausgelegt sind und sich dementsprechend auf Personios Unternehmenswerte beziehen.

Marina Buller

Marina ist Content Marketing Manager bei Personio und hat sich ganz HR- und Recruiting-Themen verschrieben. Bereits nach ihrem Master-Studium im schwedischen Lund sammelte sie HR Insights während ihrer Arbeit bei XING. Diese Erfahrungen lässt sie nun in ihre Texte einfließen – immer nach Personios Devise “Personalarbeit vereinfachen”.