Lohnabrechnung, ganz einfach auf Knopfdruck

Outfittery zählte zu den ersten Kunden von Personio. Bereits seit 2016 profitiert der europäische Marktführer im Segment Personal Shopping von der HR-Plattform Personio. Senior P&C Generalist Mareike Scholz ist seit 2023 mit für das operative People & Culture-Geschäft von Outfittery verantwortlich und erläutert: „Wir nutzen Personio als Personalverwaltungstool, in das wir sämtliche für den People & Culture-Bereich relevante Daten einpflegen. Analoge Akten führen wir nicht mehr. Das digitale Personalmanagement ist essentiell, auch, da wir mittlerweile in ganz Europa aktiv sind. Für mich besonders wichtig ist das Onboarding anhand automatisierter Workflows. Das erleichtert unsere Arbeit enorm und ermöglicht es Outfittery, alle neuen Mitarbeitenden vom ersten Tag an willkommen zu heißen.“ Weiterhin zählt die administrative Begleitung der Lohnabrechnung zu Mareikes Aufgaben. „Und genau die macht mir besonders viel Spaß, vor allem seitdem wir Personio Payroll nutzen“, erzählt sie schmunzelnd.

Bevor Outfittery auf Personio Payroll umstieg, mussten Mareike und ihre Kollegin mindestens acht Arbeitstage pro Monat für den Gehaltslauf einplanen. Der Prozess wurde dazu jeweils am 15. eines Monats angestoßen. Dabei kam eine Excel-Tabelle zum Einsatz, in die händisch sämtliche lohnabrechnungsrelevanten Änderungen eingetragen wurden, von Mutterschutz und Elternzeit über Benefits, Aus- und Eintritte bis hin zu Provisionen und Sachbezügen. „Das waren pro Monat bis zu 150 Meldungen, die wir nach dem Vier-Augen-Prinzip kontrolliert haben“, so Mareike. „Dann wurden die Daten an ein externes Lohnbüro übermittelt, dort eingepflegt und im nächsten Schritt eine Probeabrechnung erstellt, die wir gegengecheckt und mit den Daten aus der Excel-Vorlage verglichen haben. Nötige Korrekturen und Nachmeldungen gingen zurück an das Lohnbüro. In der Regel gab es so bis zu zwei Korrekturschleifen“, schildert Mareike. Nach der Freigabe erstellte das Lohnbüro die finalen Dokumente, die dann von Mareike heruntergeladen und in Personio importiert wurden, wo die Mitarbeitenden sich ihre Lohnzettel ziehen konnten.

„Vor Personio Payroll waren wir regelmäßig an bis zu acht Tagen mit dem monatlichen Gehaltslauf beschäftigt. Heute sind es nur noch zwei."

Der Innovationsgeist von Outfittery spiegelt sich auch in der Personalabteilung wider. Über ein Webinar im Sommer 2023 lernte Mareike Personio Payroll kennen und ihr Interesse war sofort geweckt. „Wir waren begeistert und konnten uns nicht vorstellen, dass Lohnabrechnung wirklich so einfach funktionieren kann. Nach einem Folge-Gespräch mit dem Team bei Personio war uns dann klar, dass das Tool ganz großes Potential für unseren eigenen Abrechnungsprozess bietet“, erinnert sich Mareike.

Drei Punkte sprachen für einen Umstieg zu Personio: die Fehlerminimierung und Zeitersparnis durch eine Single Source of Truth-Datenhaltung, bei der alle Daten zentralisiert gehalten und angepasst werden. Was wiederum zur Unabhängigkeit von externen Lohnbüros führt. „Personio ist seit Jahren unsere Plattform für Personalthemen – da war es nur logisch, das System mit Payroll abzurunden“, so Mareike. 

Zu Beginn der zweimonatigen Implementierung mussten alle für die Lohnabrechnung relevanten Mitarbeiterdaten in vorbereitete Excel-Tabellen gepackt und importiert werden. „Das war natürlich ein zusätzlicher Aufwand. Wir haben während der Migration alle Daten geprüft, damit der Umstieg ein Erfolg wird. Dabei stand uns das Team von Personio mit Rat und Tat zur Seite. Unsere Implementierungsmanagerin Ebru hat uns damals Schritt für Schritt durch den Prozess geführt, sodass wir wussten, was wann zu tun war.“