Leseempfehlung: Digitale Personalakte einführen

Die digitale Personalakte, oft auch elektronische Personalakte genannt, ersetzt oder ergänzt die traditionelle Personalakte, die in Papierform geführt wird. Mit ihr können HR Manager jederzeit alle relevanten Informationen auf Knopfdruck abrufen. Für welche Unternehmen eignet sich die Einführung einer elektronischen Personalakte und welche Vorteile sind damit verbunden? Wir antworten mit unserer heutigen Leseempfehlungen zur elektronischen Personalakte auf Ihre wichtigsten Fragen.

Warum sollten Sie die elektronische Personalakte einführen?

Die Einführung einer elektronischen Personalakte bringt viele Vorteile mit sich. Während früher primär Großkonzerne auf die elektronischen Akten umgestiegen sind, entdecken nun auch immer mehr kleine Unternehmen deren Vorzüge. Neben dem Abbau von Papierflut und der immensen Zeitersparnis sprechen noch viele weitere Gründe für die Digitalisierung der Personalakten. Welche das sind und was es bei der Einführung einer Digitalen Personalakte im Unternehmen zu beachten gilt, können Sie hier nachlesen:

https://www.erfolg-beruf-karriere.de/digitale-personalakte/

http://www.arbeitstipps.de/digitale-personalakte-im-personalmanagement-die-5-wichtigsten-vorteile.html

Wie sieht eine digitale Personalakte genau aus?

Die digitale Personalakte bietet eine übersichtliche Darstellung aller erfassten Daten. Wie sie bei Personio aussieht, können Sie zum Beispiel hier sehen:

https://www.personio.de/funktionen/digitale-personalakte/

Vorbereitung: Einführung einer digitalen Personalakte

Matthias Edel hat in seinem Gastbeitrag im Human Resources Manager einen Leitfaden für die erfolgreiche Einführung der digitalen Personalakte erstellt. Er definiert sieben Schritte, die zur erfolgreichen Projektimplementierung führen:

https://www.humanresourcesmanager.de/ressorts/artikel/digitalisierung-nicht-ohne-entsprechende-planung

Häufig führen Unternehmen die digitale Personalakte als Teil einer umfassenden Personalverwaltungssoftware ein. Wie die Einführung in 6 Wochen gelingt – von Vertragsabschluss bis zur Nutzung durch die Mitarbeiter – lesen Sie im folgenden Artikel (inkl. Video mit Tipps aus über 70 Implementierungsprojekten):

https://www.personio.de/einfuehrung-hr-software/

Employee Self Service

Mitarbeiter können vordefinierte Bereiche der elektronischen Personalakte selbst einsehen und aktualisieren, z. B. das Geburtsdatum oder die aktuelle Adresse. Die Mitarbeiter nehmen der Personalabteilung so viel administrativen Aufwand ab. Es bleibt mehr Zeit für wichtige Aufgaben. Mehr zum Thema Employee Self Service erfahren Sie auf der Personio Website:

https://www.personio.de/funktionen/employee-self-service-ess/

Was darf rein und was nicht?

In der Personalakte finden Arbeitnehmer und Arbeitgeber alle Daten, die für das bestehende Arbeitsverhältnis relevant sind. Welche Informationen Sie in die digitale Personalakte Ihres Mitarbeiters einpflegen sollten und welche es unbedingt zu unterlassen gilt, können Sie in diesem Beitrag auf www.monster.de von Ewald Haaf nachlesen:

http://arbeitgeber.monster.de/hr/personal-tipps/personalmanagement/organisation-controlling/personalakte.aspx

Weitere Informationen zum Inhalt der Personalakte finden Sie hier.

Datenschutz und Rechte des Arbeitnehmers

Die Datenverarbeitung im Rahmen einer elektronischen Personalakte unterliegt laut Hendrik Bourguignon, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht, einem Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Jeder Arbeitnehmer hat das Recht darauf, Einblick in seine Personalakte zu erhalten. Für Unternehmen ohne digitale Personalakte bleibt oft nur der Weg, Mitarbeiter durch (oft chaotische) Excel-Listen, Gehaltsabrechnungen, etc. zu führen. Die Informationen digital abzurufen, würde viel Zeit sparen. Worauf HR Manager seit der DSGVO achten sollten: https://www.personio.de/datenschutz-grundverordnung-2018-worauf-hr-manager-achten-sollten/

Fazit

Mit wenigen Klicks sind alle relevanten Informationen über einen Mitarbeiter einsehbar. Es gibt kein nervenaufreibendes Suchen in alten Aktenordnern oder unübersichtlichen Excel Tabellen mehr. Die Digitale Personalakte überzeugt mit vielen Vorteilen. Hier sehen Sie diese noch einmal zusammengefasst im Überblick:

  • Zeit- und damit Kostenersparnis bei der Bearbeitung von Personalakten
  • Teurer Archivierungsraum wird überflüssig und Papier wird gespart; Nachhaltigkeit
  • Analysen für weiterführende Optimierungs- und Weiterentwicklungsmaßnahmen per Klick möglich
  • Employee Self Service ermöglicht es Ihnen den Fokus auf wichtige Projekte zu legen
  • Hohe Sicherheit durch Rechtesysteme
  • Vereinfachte Umsetzung der Aufbewahrungspflicht

 

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