Lohn- und Gehaltsabrechnung

Wenn für Arbeitnehmer eine Sache stimmen muss, dann ist es das Gehalt. In erster Linie gehen wir alle dafür arbeiten. Fehlerhafte Berechnungen oder verzögerte Überweisungen werden schnell mit Vertrauensverlust bestraft. Mit Lohnabrechnungsprogrammen wirken Sie dem entgegen.

Was sind Lohnabrechnungsprogramme?

Eine Software für Lohn und Gehalt unterstützt Sie bei der Abrechnung Ihrer Mitarbeiter, indem sie Prozesse vereinfacht und automatisiert. Denn Lohnabrechnungen manuell zu erstellen, ist mit viel Aufwand verbunden und kostet Zeit – selbst bei einer handvoll Mitarbeiter. Grund dafür sind komplexe Prozesse und gesetzliche Anforderungen, die genau eingehalten werden müssen.

Das macht ein Lohnabrechnungsprogramm so sinnvoll

Mit einem Programm für Lohn und Gehalt sind Sie ordnungsgemäß und rechtssicher bei der Abrechnung unterwegs. Außerdem bietet eine Lohnabrechnungssoftware folgende Vorteile:

Fehlerfreie Dokumente

Bei der Lohnabrechnung muss die Personalabteilung einiges auf dem Schirm haben. Zum Beispiel müssen Personaler Löhne bzw. Gehälter gemäß Steuerklasse und Beschäftigungsverhältnis wie Zeitarbeit oder Leiharbeit berechnen und (sich ändernde) formelle sowie rechtliche Anforderungen beachten. Dabei Fehler zu machen, ist nur menschlich, wird von Mitarbeitern aber nur selten toleriert.

Mit einer Lohn- und Gehaltssoftware müssen Sie davor keine Angst haben. Personio passt das Programm an die aktuellsten rechtlichen Änderungen an, sodass diese immer auf dem neuesten Stand ist.

Entlastung von HR

Für eine korrekte Datenbasis sorgen, mit allen Stakeholdern kommunizieren, Testabrechnungen freigeben und Lohnzettel verteilen: Die Prozesskette bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung scheint unendlich zu sein – und spannt mindestens einen Mitarbeiter für mehrere Tage pro Monat komplett ein.

In Personio laufen diese Prozesse automatisiert ab. Dadurch wird die gesamte Abrechnung beschleunigt und Kapazitäten von HR freigemacht.

Interne und dadurch sichere Verwaltung

Laut einer Studie erledigen gut 70 % die Lohn- und Gehaltsabrechnung vollständig inhouse. Nur 1 % gibt die Entgeltabrechnung komplett an Dienstleister ab.

Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Neben einem geringeren Abstimmungsaufwand und einem besseren Service für Mitarbeiter spielt auch die zentrale Datenhaltung eine wichtige Rolle. Sensible Personaldaten bleiben im Unternehmen und werden nicht über unsichere Wege an Dienstleister verschickt.

Personio kann noch mehr: Ihre Vorteile

Personio Payroll ist Ihr Motor für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie müssen nur noch steuern. Neben den oben genannten Vorteilen, hat unsere Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware folgende Vorteile:

Payroll-Prozesse neu denken – ohne Stichtag

Mit Personio Payroll können Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu jeder Zeit durchführen. Bedeutet: Sie sind an keinen Stichtag gebunden. Dadurch werden Sie viel flexibler und können Ihre Payroll-Prozesse ganz nach Ihren Bedürfnissen ausrichten.

Ein Tool für die komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung

Wenn Mitarbeiterdaten in einer anderen Software (inkl. Excel) als die Lohnbuchhaltung gespeichert und verwaltet werden, müssen Sie Daten doppelt und dreifach pflegen.

In Personio verbinden Sie die Mitarbeiterverwaltung mit der Lohnbuchhaltung. Sollten sich Mitarbeiterdaten ändern, wird Ihnen das monatlich ganz oben auf Ihrer Übersichtsseite angezeigt. Die Datenänderungen werden automatisch in die Testabrechnungen übernommen, sodass Sie sich um falsche Daten keine Sorgen machen müssen. So werden alle Lohndaten zentral an einem Ort gepflegt.

Kein Hin- und Herschicken von Daten mehr

Von HR zur Führungskraft, von der Führungskraft zum Mitarbeiter und dann den kompletten Weg wieder zurück – und das jeden Monat für jeden Mitarbeiter. Allein beim Einsammeln von Abwesenheiten werden vertrauliche Datenmassen durch das Internet gejagt. Das ist nicht nur unsicher, sondern kostet Zeit. Und dann kommt der Steuerberater ins Spiel und das Hin und Her geht von vorne los.

Personio Payroll wirkt dem entgegen, denn das System schließt die Kommunikation mit Ihren Stakeholdern ein. Vergeben Sie Rechte an Ihre Stakeholder und schalten Sie ihnen damit den Zugriff auf die Dokumente frei. So kommen die involvierten Personen zum Dokument und nicht umgekehrt.

Abrechnung mit einem Klick

Testabrechnungen müssen Sie mit Personio Payroll nicht mehr beim Steuerbüro anfordern. Sie können Sie mit einem Klick in Personio selbst erstellen. Dadurch werden Sie nicht nur unabhängiger von Dritten, sondern können zu jeder Zeit und in Echtzeit sehen, welcher Mitarbeiter wie viel Gehalt in diesem Monat erhält.

Zusätzliches Plus: Mitarbeiterdaten, die in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters geändert werden, aktualisieren sich automatisch in der Testabrechnung, z. B. bei einer Adressänderung.

Die finale Abrechnungen geben Sie mit einem Klick frei. Lohnzettel werden daraufhin im Mitarbeiterprofil automatisch hochgeladen und die Dokumente für die Finanzbuchhaltung bereitgestellt. Über Schnittstellen werden zudem alle nötigen Behörden wie das Finanzamt, die Krankenkasse und das Sozialamt informiert – und Mitarbeiter an- und abgemeldet.

Personio Payroll lässt keine Fehler zu

Mitarbeiter tragen im Employee Self Service beim Onboarding Stammdaten wie IBAN und Steuernummer in ihre digitale Personalakte ein. Sollte sich hier ein Fehler einschleichen, gibt Ihnen Personio direkt eine Fehlermeldung, die Sie in Ihrer Übersicht sehen. So vermeiden Sie es, Fehler mitzuziehen und während der Lohn- und Gehaltsabrechnung beheben zu müssen.

Volle Rechtssicherheit

Welche gesetzlichen Änderungen gab es? Was muss ich dadurch formell beachten? Diese Fragen müssen Sie sich mit Personio Payroll nicht mehr stellen. Denn die Software wird regelmäßig aktualisiert und befindet sich stets auf dem aktuellsten rechtlichen Stand.

Sie wollen mehr zu Ihren Vorteilen mit Personio Payroll erfahren? Gerne! Vereinbaren Sie dazu einfach ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns.

Was muss ein Lohnabrechnungsprogramm können?

Eine Software für Lohn und Gehalt sollte bestimmte Anforderungen erfüllen, damit Sie die Abrechnung schnell und rechtssicher durchführen können.

Funktionale Kriterien

Achten Sie darauf, dass die Oberfläche der Software nutzerfreundlich ist. Funktionen sollten leicht aufzufinden und klar verständlich sein.

Mitarbeiterdaten wie Adressen und Familienstand, Arbeitszeiten und Lohnarten sollten Sie leicht erfassen und verwalten können, z. B. in einer digitalen Personalakte. Dafür sollte das Tool optimalerweise einen Bereich zur Mitarbeiterverwaltung haben.

Das Lohnabrechnungsprogramm sollte Ihnen durch automatisierte Prozesse so viel Arbeit wie möglich abnehmen, z. B. Lohnzettel im Mitarbeiter-Account bereitstellen. Erstaunlicherweise verschicken laut Studie immer noch vier von fünf Unternehmen ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen per Post, was je nach Unternehmensgröße einen immensen Organisations- und Kostenaufwand nach sich zieht. In Zeiten, in denen sogar Institutionen wie das Finanzamt oder Maklerbüros diese Dokumente digital erwarten, zeigt sich der Postweg als nicht mehr zeitgemäß und nicht dem Wunsch von Mitarbeitern entsprechend.

Schnittstellen zu Elster und ITSG sind wichtig, um alle relevanten Lohninformationen direkt an Sozialversicherungsträger, Krankenversicherung und die Finanzabteilung zu übermitteln.

Testabrechnungen helfen Ihnen, mögliche Fehler oder Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen. Diese sollten Sie in der Software selbst erstellen können, ohne sich dafür an eine externe Partei wenden zu müssen.

Formale Kriterien

Eine Software muss flexibel sein, um sich an individuelle Abrechnungsvarianten/-szenarien anpassen zu können. Dazu zählt, dass …

• … individuelle Lohnarten wie Vollzeit, Werkstudenten oder Teilzeit abgerechnet werden können.
• … branchenspezifische Anforderungen, z. B. tarifliche Besonderheiten im öffentlichen Dienst und Gesundheitswesen, abgedeckt sein sollten.

Die Software sollte außerdem DSGVO-konform und rechtssicher sein. Ihr Anbieter muss Ihnen versichern können, dass die Software bei jeder Gesetzesänderung aktualisiert wird, sodass Sie sich hierüber keine Gedanken machen müssen.

Personio kann das. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch.

Nach welchen Kriterien sollten Sie die Software auswählen?

Um eine Software auszuwählen, die zu Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen passt, sollten Sie vor dem Auswahlprozess definieren, was das Tool können muss.

Mitarbeiteranzahl: Wie viele Mitarbeiter soll die Lohnbuchhaltungssoftware abrechnen? Manche Programme legen den Fokus auf eine bestimmte Mitarbeiterspanne. Das hat den Vorteil, dass die Kundenbedürfnisse aus dieser Gruppe noch spezifischer abgedeckt werden.

Qualität des Supports: Wünschen Sie sich eine umfängliche Unterstützung mit der Software oder wollen Sie das Tool im Alleingang kennenlernen? Bei einem so komplizierten und delikaten Thema wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung bietet sich ein Support Team an, dass sowohl Fragen zur Software als auch zum Prozess und der Lohnabrechnung selbst beantworten kann.

Bei Personio haben wir dafür extra ein Expertenteam geschaffen, das Kunden bei allen Fragen rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung unterstützt.

Cloud-basierte Lösung: Ja oder nein? Für das Ja spricht der große Vorteil, dass alle Daten zentral gespeichert sind. Stürzt Ihr Computer oder Laptop einmal ab, gehen keine Daten verloren. Sie können sich einfach von einem anderen Endgerät aus in die Software einloggen.

Lohnarten: Welche Lohnarten sollte das Programm abrechnen können? Je nach Branche können Lohnarten sehr speziell sein, z. B. bei der Baulohnabrechnung.

Schnittstellen: Sie arbeiten noch mit anderen Tools, die an die Lohn- und Gehaltssoftware gekoppelt werden sollen? Dann stellen Sie sicher, dass dies über Schnittstellen (API) möglich ist.

Funktionsumfang: Soll die Mitarbeiterverwaltung oder Zeiterfassung integriert sein? Zum Beispiel vereint Personio Payroll die Mitarbeiterverwaltung (inkl. Arbeitszeiterfassung) mit der Lohn-/Gehaltsabrechnung, bedeutet: Sie sparen sich das Hin und Her zwischen den Tools und laufen keine Gefahr, mit unterschiedlichen Datensätzen zu arbeiten.

Für wen ist ein Lohnabrechnungsprogramm sinnvoll?

Startups

In Startups sind Personaler eh schon das Mädchen für alles: Recruiting, Verwaltung, Abrechnung etc. Der manuelle Abrechnungsprozess nimmt dabei pro abgerechnetem Mitarbeiter Stunden in Anspruch. Hier spielt zum einen rein, dass Stamm- und Bewegungsdaten immer aktuell gehalten werden müssen. Zum anderen schwingt bei HR immer die Sorge mit, (geänderte) gesetzliche Vorschriften zur Datensicherheit und -dokumentation nicht beachtet oder Meldepflichten nicht pünktlich eingehalten zu haben.

Mit einem Lohnabrechnungsprogramm können Sie diese Aufgaben von Ihrer ToDo-Liste streichen, denn die Software nimmt Ihnen diese Arbeit ab. HR kann sich so wieder um Themen kümmern, die das Unternehmen voranbringen.

Kleine und mittlere Unternehmen (KMUs)

Obwohl KMUs häufig einen Lohnbuchhalter beschäftigen, sind sie (meistens) von einem Steuerberater abhängig. HR muss dabei viele Datensätze verwalten und mit dem Steuerberater abstimmen. Auch Testabrechnungen müssen Personaler erst anfordern.

Eine Software wie Personio Payroll übernimmt diese Aufgaben und setzt Kapazitäten frei. Auch Ihr Steuerberater freut sich: Statt sich mit fehlerhaften Lohndaten herumzuplagen, kann er sich ganz darauf konzentrieren, Sie in Bezug auf Steuervorteile zu beraten.

Konzerne

Dies ist der komplizierteste Fall, da Konzerne tausende Mitarbeiter mit unterschiedlichen Lohnarten und Steuerklassen beschäftigen – meistens in verschiedenen Ländern. Dazu kommen Meldepflichten, die regelkonform eingehalten werden müssen. Hier ist also nicht die Frage “ob”, sondern “welche” Software.