Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen nutzen die Zeiterfassung, um die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren: Laut Studie sind es 9 von 10 der befragten Unternehmen.
Personio bietet Ihnen die Möglichkeit, die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter per digitaler Stempeluhr zu erfassen. Die ist bereits mit den Mitarbeiterkonten verknüpft und ermöglicht dadurch auch eine automatische Lohnberechnung – für eine besonders einfache Arbeitszeiterfassung.
Führen Sie die Zeiterfassung online per integrierter Stempeluhr und elektronisch wie in Personio durch. Die digitale Stechuhr in Personio wird von Ihren Mitarbeitern selbstständig geführt. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, dass das Zeiterfassungssystem intuitiv und leicht bedienbar für Ihre Mitarbeiter ist.
Die digitale Stechuhr ist direkt mit der digitalen Personalakte verknüpft. Hier werden Arbeitsbeginn und Ende sowie die Pausenzeiten eigenverantwortlich eingetragen, anschließend können der Vorgesetzte oder ein HR-Mitarbeiter sie ggf. bestätigen. Das funktioniert von jedem Standort aus.
Sie haben bereits ein Zeiterfassungssystem? Dann können Sie dieses mit Personio über eine Schnittstelle (API) verbinden und alle Einträge, die über Stempelkarten oder eine App von Ihren Mitarbeitern in einem Zeiterfassungssystem vorgenommen wurden, in Personio sammeln und verwalten.
Dabei gibt es verschiedene Einstellungsmöglichkeiten, mit denen Sie die Stempeluhrsoftware Ihren Erfordernissen anpassen.
Indem die Stempeluhr online geführt wird, können Sie mit einer Einstellung gleich mehrere Standorte verwalten oder für jeden Standort unterschiedliche Regelungen zur Personalzeiterfassung treffen.
Generell bietet sich eine digitale Stempeluhr zur Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen und Betriebe in der Produktion, im Lager und in der Werkstatt an – überall dort, wo Mitarbeiter keinen Zugriff zu einem PC haben. Die digitale Stempeluhr ist quasi die Ergänzung zu Ihrer Software (sollten Sie eine im Einsatz haben) – mehr dazu unten.
Vor allem für Betriebe, die Gleitzeit, Kernarbeitszeit, Schichtarbeit oder andere flexible Arbeitszeitmodelle verwenden. Ein Blick auf die Untersuchung des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung bestätigt das. Hiernach haben 2016 35 % aller Betriebe die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter über Arbeitszeitkonten erfasst. Das sind doppelt so viele als vor 20 Jahren.
Eine digitale Stempeluhr zur Arbeitszeiterfassung ist für Ihr Unternehmen insbesondere dann von Nutzen, wenn Ihre Mitarbeiter nicht direkt vom Büro aus arbeiten, sondern sich zum Beispiel im Homeoffice oder auf Geschäftsreise befinden.
Sie können von jedem Standort aus auf das Arbeitszeitkonto im Mitarbeiterbereich zugreifen und die Arbeitszeiten online in die Stempeluhr eintragen. Auch bei flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Kernarbeitszeit und Jahresarbeitszeit oder bei Schichtarbeit und Rufbereitschaft lässt sich auf diese Weise die tatsächliche Arbeitszeit ganz einfach dokumentieren und überprüfen.
Spätestens seit der jüngsten Mindestlohnregelung, die ab dem 1. Januar greift, müssen Unternehmen die Arbeitszeiten von Mitarbeitern dokumentieren. Dies ist notwendig, um sicherzustellen, dass wirklich jede Arbeitsstunde bezahlt wird, so das Bundesministerium für Arbeit und Soziales.
Eine Dokumentationspflicht besteht aber nur für geringfügig Beschäftigte (mit Ausnahme von Minijobbern in Privatbereich). Aber auch folgende Wirtschaftsbereiche sind betroffen: Speditions-, Transport- und Logistikbereich, Gaststätten und Herbergen, Baugewerbe, Fleischwirtschaft, Forstwirtschaft, Zustelldienste, Messebau und Gebäudereinigung.
Am 14. Mai 2019 veröffentlichte der Europäische Gerichtshof einen Beschluss, der alle Unternehmen bald zur systematischen Dokumentation von Arbeitszeiten verpflichtet. Wie entsprechende Gesetze aussehen und wann sie in Kraft treten werden, steht zwar noch nicht fest. Unternehmen sollten sich aber frühzeitig nach geeigneter Software umschauen.
Die Arbeitszeiterfassung umfasst den Beginn und das Ende der Arbeitszeit. Auch die täglich geleisteten Arbeitstunden minus der Pausen muss dokumentiert werden. Der Arbeitgeber trägt dabei die Verantwortung, dass die Listen korrekt sind. Mit Software wird das zum Selbstläufer.
