Wie Arbeitszeiterfassung per digitaler Stempeluhr am besten gelingt

Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen nutzen die Arbeitszeiterfassung, um die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren: Laut Studie sind es 9 von 10 der befragten Unternehmen.

Personio bietet Ihnen die Möglichkeit, die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter per digitaler Stempeluhr zu erfassen. Die ist bereits mit den Mitarbeiterkonten verknüpft und ermöglicht dadurch auch eine automatische Lohnberechnung – für eine besonders einfache Arbeitszeiterfassung.

Zeiterfassung mit Personio: Vorteile mit Software als digitale Stempeluhr

Kein Dokumentenchaos
Alle Mitarbeiterdaten und Arbeitszeiten laufen in Personio zusammen und werden hier verwaltet.

Stressfreie Verwaltung
Die Software errechnet Arbeitszeit inkl. Überstunden automatisch und überführt diese bei Bedarf in die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Entlastung durch Kollegen
Mitarbeiter tragen über den Employee Self Service ihre Arbeitszeiten selbst in das System ein. Die Führungskraft bestätigt nur noch.

Mitarbeiterin trägt ihre Arbeitszeiten selbst ein – per digitaler Stempeluhr.

Digitale Stempeluhr in Personio nutzen

Erfassen Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter per integrierter Stempeluhr online und elektronisch wie in Personio. Die digitale Stechuhr in Personio wird von Ihren Mitarbeitern selbstständig geführt. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, dass das Zeiterfassungssystem intuitiv und leicht bedienbar für Ihre Mitarbeiter ist.

Die digitale Stechuhr ist direkt mit der digitalen Personalakte verknüpft. Hier werden Arbeitsbeginn und Ende sowie die Pausenzeiten eigenverantwortlich eingetragen, anschließend können der Vorgesetzte oder ein HR-Mitarbeiter sie ggf. bestätigen. Das funktioniert von jedem Standort aus.

Arbeitszeiterfassungssoftware

Sie haben bereits ein Zeiterfassungssystem? Dann können Sie dieses mit Personio über eine Schnittstelle (API) verbinden und alle Einträge, die über Stempelkarten oder eine App von Ihren Mitarbeitern in einem Zeiterfassungssystem vorgenommen wurden, in Personio sammeln und verwalten.

Dabei gibt es verschiedene Einstellungsmöglichkeiten, mit denen Sie die Stempeluhrsoftware Ihren Erfordernissen anpassen.

  • Stellen Sie die digitale Stempeluhr allen oder nur ausgewählten Mitarbeitern zur Verfügung und legen Sie ggf. fest, ob und wer für die Abnahme der eingetragenen Arbeitszeiten zuständig sein soll.
  • Weisen Sie bei Bedarf jedem Mitarbeiter ein individuelles Arbeitszeitmodell zu und verknüpfen Sie dieses mit der Lohnbuchhaltung. So können die Daten direkt für die Gehaltsabrechnung genutzt werden.
  • Außerdem errechnet die Software automatisch den auf die Arbeitszeitmodelle angepassten Urlaubsanspruch.
  • Legen Sie darüber hinaus neben den voreingestellten gesetzlichen Feiertagen eigene Feiertagsregelungen und Büroschließzeiten fest.

Indem die Stempeluhr online geführt wird, können Sie mit einer Einstellung gleich mehrere Standorte verwalten oder für jeden Standort unterschiedliche Regelungen zur Personalzeiterfassung treffen.

Wer profitiert am meisten von Software?

Generell bietet sich eine digitale Stempeluhr zur Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen und Betriebe in der Produktion, im Lager und in der Werkstatt an – überall dort, wo Mitarbeiter keinen Zugriff zu einem PC haben. Die digitale Stempeluhr ist quasi die Ergänzung zu Ihrer Software (sollten Sie eine im Einsatz haben) – mehr dazu unten.

Vor allem für Betriebe, die Gleitzeit, Kernarbeitszeit, Schichtarbeit oder andere flexible Arbeitszeitmodelle verwenden. Ein Blick auf die Untersuchung des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung bestätigt das. Hiernach haben 2016 35 % aller Betriebe die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter über Arbeitszeitkonten erfasst. Das sind doppelt so viele als vor 20 Jahren.

Wann macht eine digitale Stempeluhr Sinn?

Eine digitale Stempeluhr zur Arbeitszeiterfassung ist für Ihr Unternehmen insbesondere dann von Nutzen, wenn Ihre Mitarbeiter nicht direkt vom Büro aus arbeiten, sondern sich zum Beispiel im Homeoffice oder auf Geschäftsreise befinden.

Sie können von jedem Standort aus auf das Arbeitszeitkonto im Mitarbeiterbereich zugreifen und die Arbeitszeiten online in die Stempeluhr eintragen. Auch bei flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Kernarbeitszeit und Jahresarbeitszeit oder bei Schichtarbeit und Rufbereitschaft lässt sich auf diese Weise die tatsächliche Arbeitszeit ganz einfach dokumentieren und überprüfen.

Arbeitszeiterfassung: Dokumentationspflicht für Unternehmen

Spätestens seit der jüngsten Mindestlohnregelung, die ab dem 1. Januar greift, müssen Unternehmen die Arbeitszeiten von Mitarbeitern dokumentieren. Dies ist notwendig, um sicherzustellen, dass wirklich jede Arbeitsstunde bezahlt wird, so das Bundesministerium für Arbeit und Soziales.

Eine Dokumentationspflicht besteht aber nur für geringfügig Beschäftigte (mit Ausnahme von Minijobbern in Privatbereich). Aber auch folgende Wirtschaftsbereiche sind betroffen: Speditions-, Transport- und Logistikbereich, Gaststätten und Herbergen, Baugewerbe, Fleischwirtschaft, Forstwirtschaft, Zustelldienste, Messebau und Gebäudereinigung.

Die Arbeitszeiterfassung umfasst den Beginn und das Ende der Arbeitszeit. Auch die täglich geleisteten Arbeitstunden minus der Pausen muss dokumentiert werden. Der Arbeitgeber trägt dabei die Verantwortung, dass die Listen korrekt sind. Mit Software wird das zum Selbstläufer.