Spätestens seit der jüngsten Mindestlohnregelung, die ab dem 1. Januar greift, müssen Unternehmen die Arbeitszeiten von Mitarbeitern dokumentieren. Dies ist notwendig, um sicherzustellen, dass wirklich jede Arbeitsstunde bezahlt wird, so das Bundesministerium für Arbeit und Soziales.
Eine Dokumentationspflicht besteht nur für geringfügig Beschäftigte (mit Ausnahme von Minijobbern in Privatbereich). Aber auch folgende Wirtschaftsbereiche sind betroffen: Speditions-, Transport- und Logistikbereich, Gaststätten und Herbergen, Baugewerbe, Fleischwirtschaft, Forstwirtschaft, Zustelldienste, Messebau und Gebäudereinigung.
Die Arbeitszeiterfassung umfasst den Beginn und das Ende der Arbeitszeit. Auch die täglich geleisteten Arbeitstunden minus der Pausen muss dokumentiert werden. Der Arbeitgeber trägt dabei die Verantwortung, dass die Listen korrekt sind.
Die umfangreichen Funktionen des HR-Betriebssystems Personio bieten Unternehmen unter anderem die Möglichkeit, die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter per integrierter Stempeluhr online und elektronisch zu erfassen. Der große Vorteil daran ist, dass die Daten direkt in der Software gespeichert werden und für die weitere Verarbeitung im HR-Bereich zur Verfügung stehen. So lassen sie sich zum Beispiel für die Lohnbuchhaltung, die Urlaubsplanung oder das Mitarbeiterfeedback nutzen.
Dass die Stempeluhr digital geführt wird, ist für Ihr Unternehmen insbesondere dann von Nutzen, wenn Ihre Mitarbeiter nicht direkt vom Büro aus arbeiten, sondern sich zum Beispiel im Homeoffice oder auf Geschäftsreise befinden. Sie können von jedem Standort aus auf das Arbeitszeitkonto im Mitarbeiterbereich zugreifen und die Arbeitszeiten online in die Stempeluhr eintragen. Auch bei flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Kernarbeitszeit und Jahresarbeitszeit oder bei Schichtarbeit und Rufbereitschaft lässt sich auf diese Weise die tatsächliche Arbeitszeit ganz einfach dokumentieren und überprüfen.
Die digitale Stechuhr in Personio wird von Ihren Mitarbeitern selbstständig geführt. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, dass das Zeiterfassungssystem intuitiv und leicht bedienbar für Ihre Mitarbeiter ist. Die digitale Stechuhr ist direkt mit der digitalen Personalakte verknüpft. Hier werden Arbeitsbeginn und Ende sowie die Pausenzeiten eigenverantwortlich eingetragen, anschließend können der Vorgesetzte oder ein HR-Mitarbeiter sie ggf. bestätigen. Das funktioniert von jedem Standort aus.
Sie haben bereits ein Zeiterfassungssystem? Dann können Sie dieses mit Personio über eine Schnittstelle (API) verbinden und alle Einträge, die über Stempelkarten oder eine App von Ihren Mitarbeitern in einem Zeiterfassungssystem vorgenommen wurden, in Personio sammeln und verwalten.
Dabei gibt es verschiedene Einstellungsmöglichkeiten, mit denen Sie die Stempeluhrsoftware Ihren Erfordernissen anpassen.
- Stellen Sie die digitale Stempeluhr allen oder nur ausgewählten Mitarbeitern zur Verfügung und legen Sie ggf. fest, ob und wer für die Abnahme der eingetragenen Arbeitszeiten zuständig sein soll.
- Weisen Sie bei Bedarf jedem Mitarbeiter ein individuelles Arbeitszeitmodell zu und verknüpfen Sie dieses mit der Lohnbuchhaltung. So können die Daten direkt für die Gehaltsabrechnung genutzt werden.
- Außerdem errechnet die Software automatisch den auf die Arbeitszeitmodelle angepassten Urlaubsanspruch.
- Legen Sie darüber hinaus neben den voreingestellten gesetzlichen Feiertagen eigene Feiertagsregelungen und Büroschließzeiten fest.
Indem die Stempeluhr online geführt wird, können Sie mit einer Einstellung gleich mehrere Standorte verwalten oder für jeden Standort unterschiedliche Regelungen zur Personalzeiterfassung treffen.
