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Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich und Vertragsgegenstand

1.1 Die Personio GmbH (im Folgenden: Personio) bietet auf der Plattform „Personio“ unter der Webseite personio.de (im Folgenden: Personio) eine web-basierte Personalverwaltungs-Software (im Folgenden: Software) für kleine und mittelgroße Unternehmen insbesondere zur Verwaltung von Personaldaten an.

1.2 Die folgenden allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge, die zwischen der Personio und Kunden, die keine Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind, über die Plattform „Personio“ zustande kommen.

1.3 Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, Personio stimmt ihrer Geltung ausdrücklich zu.

2. Vertragsschluss                                                    

2.1 Das auf Personio bereitgestellte Angebot, die dort bezeichnete und beschriebene web-basierte Software zu nutzen, stellt kein verbindliches Angebot von Personio dar.

2.2 Die Nutzung der Software von Personio setzt die Erstellung eines Kunden-Accounts (im Folgenden: Account) voraus. Für die Erstellung des Accounts sind die erforderlichen Daten (Vorname, Name, E-Mail-Adresse, Unternehmensname, Anzahl der Mitarbeiter und Account-URL) anzugeben und ein Passwort festzulegen. Durch Anklicken des Buttons „Account anlegen“ gibt der Kunde ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines unentgeltlichen Nutzungsvertrages über die Software ab. Dieses Angebot kann Personio mit der Einrichtung und Gewährung des Zugangs zum Account oder dem Versand einer Mitteilung an die angegebene E-Mail-Adresse mit den Zugangsdaten für den eingerichteten Account annehmen. Der Kunde kann sich dann über die Account-URL mit seiner E-Mail-Adresse und seinem Passwort bei seinem Account anmelden.

2.3 Durch den Abschluss des unentgeltlichen Nutzungsvertrages gemäß Ziffer 2.2 räumt Personio dem Kunden das Recht ein, die Software ab Zugangsgewährung zur Software bzw. Mitteilung der Zugangsdaten durch Personio für 14-Tage kostenlos testweise zu nutzen (Testzeitraum). Jedem Kunden steht nur ein Testzeitraum zu. Auf Anfrage bei Personio kann der Testzeitraum jedoch verlängert werden. Ob der Testzeitraum verlängert wird, liegt ausschließlich im Ermessen von Personio. Nach Ablauf des Testzeitraums wird der Account des Kunden gesperrt. Eine automatische Umstellung in einen kostenpflichtigen Nutzungsvertrag über die Software erfolgt nicht.

2.4 Nach Ablauf des Testzeitraums gemäß Ziffer 2.3 hat der Kunde die Möglichkeit, einen entgeltlichen Nutzungsvertrag über die Software mit Personio abzuschließen. Hierzu kann der Kunde von Personio aus drei unterschiedlichen Software-Versionen mit unterschiedlichem Umfang an Features (Essential, Professional, Enterprise) für eine bestimmte Maximalanzahl an Mitarbeitern, mit oder ohne der Recruiting Funktion, wählen. Für die Angebotserstellung und Abschluss eines Vertrags mit monatlicher Abrechnung erfolgt der Vertragsabschluss im Kundenzugang selbst. Im Bereich „Paket & Rechnung“ kann das entsprechende Paket gewählt und Anklicken des Buttons „Paket buchen“ bestätigt werden. Anschließend sind neben dem Firmennamen und Rechnungsadresse auch valide Kreditkartendaten zu hinterlegen. Durch Anklicken des Buttons „Absenden“ schließt der Kunde einen entgeltlichen Nutzungsvertrag mit monatlicher Abrechnung über die Software mit Personio ab. Für den Abschluss eines Vertrags mit jährlicher Abrechnung erstellt das Sales Team von Personio auf Anfrage ein entsprechendes Angebot, welches vom Kunden durch Bestätigung in Textform oder mündlich, spätestens aber durch Zahlung der Rechnung, angenommen wird. Der Funktionsumfang der jeweiligen Software Versionen ergibt sich aus der Programmbeschreibung von Personio auf der Seite www.personio.de unter der Rubrik „Preise“.

2.5 Der Kunde kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zwischen den angebotenen Versionen der Software sowie der Anzahl der Mitarbeiter, die durch eine Version verwaltet werden können, wechseln. Wechselt der Kunde während eines bereits laufenden Abrechnungszeitraums von der Essential- zur Professional- oder Enterprise-Version, kann der Kunde mit sofortiger Wirkung die zusätzlichen Funktionen der Software nutzen. Wechselt der Kunde von der Enterprise- oder Professional- zur Professional- oder Essential-Version, kann der Kunde ab diesem Zeitpunkt nur noch die reduzierten Funktionen der Software in Anspruch nehmen.

3. Leistungen

3.1 Personio stellt dem Kunden für die Dauer eines Vertrages den Zugang zu der auf Personio angebotenen und vom Kunden gebuchten Software-Version als Software-as-a-Service-Dienst über das Medium Internet zur Verfügung. Der Funktionsumfang einer gebuchten Software-Version ergibt sich aus der Programmbeschreibung von Personio auf der Seite www.personio.de unter der Rubrik „Preise“.

3.2 Personio räumt dem Kunden das einfache, nicht übertragbare und zeitlich auf die Dauer des im abgeschlossenen Paket angegebenen Zeitraums beschränkte, nicht ausschließliche Recht zur Nutzung der gebuchten Software-Version ein.

3.3 Der Kunde verpflichtet sich, die Software ausschließlich vertragsgemäß zu nutzen und Dritten zur Nutzung nicht zur Verfügung zu stellen.

3.4 Alle weitergehenden Nutzungs- und Verwertungsrechte bleiben Personio vorbehalten.

3.5 Personio behält sich vor, die Software zu ändern oder abweichende Funktionalitäten anzubieten, außer dies ist für den Kunden nicht zumutbar. Sofern mit der Bereitstellung einer geänderten Version der Software oder einer Änderung von Funktionalitäten der Software, eine wesentliche Änderung der durch die Software unterstützten Arbeitsabläufe des Kunden und/ oder Beschränkungen in der Verwendbarkeit bisher erzeugter Daten einhergehen, wird Personio dies dem Kunden spätestens sechs Wochen vor dem Wirksamwerden einer solchen Änderung in Textform ankündigen. Widerspricht der Kunde der Änderung nicht in Textforminnerhalb einer Frist von zwei Wochen ab Zugang der Änderungsmitteilung, wird die Änderung Vertragsbestandteil. Personio wird den Kunden bei jeder Ankündigung von Änderungen auf die vorgenannte Frist und die Rechtsfolgen ihres Verstreichens bei Nichtwahrnehmung der Widerspruchsmöglichkeit aufmerksam machen.

3.6 Personio behält sich darüber hinaus vor, die Software zu ändern oder abweichende Funktionalitäten anzubieten,

  • soweit dies erforderlich ist, um die Übereinstimmung der von Personio angebotenen Leistungen mit dem auf diese Leistungen anwendbaren Recht herzustellen, insbesondere, wenn sich die Rechtslage ändert;
  • soweit Personio damit einer an Personio gerichteten Gerichts- oder Behördenentscheidung nachkommt;
  • soweit dies erforderlich ist, um Sicherheitslücken der Software zu beseitigen; oder
  • soweit dies lediglich vorteilhaft für den Kunden ist.

4. Rechte des Kunden an Daten und Datenschutz

4.1 Personio erhebt und verwendet die personenbezogenen Daten des Kunden nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Weitere Informationen zum Datenschutz sind der Datenschutzerklärung zu entnehmen. Auf Anfrage des Kunden wird Personio einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag in Schriftform gemäß § 11 BDSG abschließen.

4.2 Erhebt, verarbeitet oder nutzt der Kunde personenbezogene Daten mit der Software von Personio, so steht er dafür ein, dass er dazu nach den anwendbaren, insbesondere datenschutzrechtlichen Bestimmungen berechtigt ist und stellt im Falle eines Verstoßes Personio von Ansprüchen Dritter frei.

4.3 Der Kunde bleibt im vertragsrechtlichen wie im datenschutzrechtlichen Sinne hinsichtlich der für die Nutzung eingegebenen Daten „Herr der Daten“ und ist hinsichtlich der Verfügungsbefugnis und des Eigentums an sämtlichen kundenspezifischen Daten alleinberechtigt.

4.4 Die Vertragsparteien verpflichten sich gegenseitig, sämtliche jeweils von der anderen Partei erhaltenen Informationen vertraulich zu behandeln und geheim zu halten und keinem Dritten zugänglich zu machen. Der Vertraulichkeit unterliegen insbesondere die der anderen Partei mitgeteilten und zur Kenntnis gebrachten Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse und als vertraulich bezeichnete Informationen.

5. Preise und Zahlungsbedingungen

5.1 Es gelten die im Zeitpunkt der Bestellung angegebenen Preise, wie sie auf der Internetseite www.personio.de dargestellt wurden. Die dortigen Preise sind monatliche Nettopreise in Euro zzgl. der jeweils in Deutschland geltenden Umsatzsteuer. Die Höhe eines Monatspreises richtet sich nach der Preisklasse der gewählten Software-Version, die wiederum vom gewünschten Feature-Umfang (Essential, Professional, Enterprise) sowie der gewählten Paket-Größe, das heißt die maximal zu erfassende Anzahl der Mitarbeiter des Kunden, abhängig ist.

5.2 Der Kunde hat die Wahl zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung.

Bei monatlicher Abrechnung beginnt der Abrechnungszeitraum mit dem Tag der kostenpflichtigen Bestellung der Software und endet nach Ablauf eines Monats.

Bei jährlicher Abrechnung beginnt der Abrechnungszeitraum mit dem Tag der Freischaltung des Kunden-Accounts gemäß 5.4 und endet nach Ablauf eines Jahres.

5.3 Alle Zahlungen sind jeweils mit Rechnungsstellung im Voraus zur Zahlung fällig.

5.4 Bei der jährlichen Abrechnung ergibt sich der Rechnungsbetrag aus der 12-fachen Monatsgebühr der bestellten Software-Version (Ziffer 5.1), abzüglich des auf der Internetseite www.personio.de vermerkten Rabatts bei jährlicher Vorauszahlung. Sobald die Zahlung auf dem Konto von Personio eingetroffen ist, schaltet Personio den Kunden-Account zunächst für ein Jahr frei.

Sollte sich bei jährlicher Abrechnung die Preisklasse der Software-Version wegen einer Änderung der Mitarbeiterzahl (Ziffer 5.1) während des Abrechnungszeitraumes erhöhen, stellt Personio den Differenzbetrag zwischen der bereits geleisteten Vorauszahlung und dem geänderten Preis bis zum Ende der jährlichen Laufzeit zusätzlich in Rechnung (tagesgenaue Abrechnung). Gleiches gilt im Falle einer Erhöhung des Preises durch Wechsel des Kunden in eine höhere Software-Version (z.B. Wechsel von Basis- zu Professional-Version) während des Abrechnungszeitraums.

Sollte sich bei jährlicher Abrechnung die Preisklasse der Software-Version wegen einer Änderung der Mitarbeiterzahl während des Abrechnungszeitraumes verringern, so hat der Kunde keinen Anspruch auf (anteilige) Rückerstattung seiner bereits geleisteten Vorauszahlung. Gleiches gilt im Falle einer Verringerung des Preises durch Wechsel des Kunden in eine günstigere Software-Version während des Abrechnungszeitraums (z.B. Wechsel von Professional- zu Essential-Version).

5.5 Bei monatlicher Abrechnung wird dem Kunden eine Rechnung von Personio in elektronischer Form in seinem Profil zum Abruf zur Verfügung gestellt sowie per E-Mail versandt. Bei jährlicher Abrechnung wird dem Kunden eine Rechnung über 12 Monate per Email zugesandt.

5.6 Im Verzugsfall des Kunden ist Personio berechtigt, den Zugang des Kunden zu allen Diensten von Personio, welche Gegenstand des Vertrages sind, sofort zu sperren. Der Kunde bleibt in diesem Fall verpflichtet, die vereinbarten Entgelte weiter zu bezahlen. Etwaige durch die Sperrung aus diesem Grund verursachte Schäden beim Kunden können nicht gegenüber Personio geltend gemacht werden.

6. Zahlungsmethoden

6.1 Zahlungen für entgeltliche Nutzungsverträge mit jährlicher Abrechnung erfolgen per Überweisung jährlich im Voraus. Das Zahlungsziel der Überweisung ist zwei Wochen ab Rechnungsdatum. Zahlungen für entgeltliche Nutzungsverträge mit monatlicher Abrechnung erfolgen per Kreditkarte monatlich im Voraus. Die Kreditkarte wird mit dem Tag der Fälligkeit belastet.

6.2 Bei Zahlung mit Kreditkarte behält sich Personio das Recht vor, die Gültigkeit der Karte zu überprüfen, den Verfügungsrahmen für die Debitierung, sowie die Adressangaben zu kontrollieren. Personio behält sich das Recht vor, die eingegebene Kreditkarte abzulehnen.

7. Vertragslaufzeit und Kündigung

7.1 Sobald der Kunde seine Zugangsdaten erhalten hat, läuft eine kostenlose 14-tägige Testphase („unentgeltlichen Nutzungsvertrag” gemäß § 2.2). Nach Ablauf der 14-tägigen Testphase verlängert sich die Laufzeit nicht automatisch. Der Kunde kann nach Ende der Testphase entscheiden, ob er einen entgeltlichen Nutzungsvertrag über die Software abschließen möchte.

7.2 Bei entgeltlichen Nutzungsverträgen mit monatlicher Abrechnung gilt eine Mindestvertragslaufzeit von einem Monat. Nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit verlängert sich der Nutzungsvertrag jeweils um Verlängerungsperioden von jeweils einem Monat, sofern nicht der Kunde vor Beginn einer Verlängerungsperiode kündigt.

7.3 Bei entgeltlichen Nutzungsverträgen mit jährlicher Abrechnung gilt eine MIndestvertragslaufzeit von einem Jahr. Nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit verlängert sich der Nutzungsvertrag jeweils um Verlängerungsperioden von jeweils einem Jahr, sofern nicht der Kunde mit einer Frist von drei Monaten vor Beginn einer Verlängerungsperiode kündigt. Für die Verlängerung der entgeltlichen Nutzungsverträge mit jährlicher Abrechnung wird Personio dem Kunden spätestens zwei Wochen vor Beginn der neuen Verlängerungsperiode eine neue Jahresrechnung zur Überweisung zur Verfügung stellen.

Personio behält es sich dabei vor, die Preise zur neuen Verlängerungsperiode zu ändern und dies mit der neuen Jahresrechnung anzukündigen. Widerspricht der Kunde der Preiserhöhung innerhalb von zwei Wochen ab dem Datum der Ankündigung, wird das Vertragsverhältnis unter den bisherigen Bedingungen fortgesetzt. Personio behält sich für diesen Fall vor, das Vertragsverhältnis zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu kündigen.

7.4 Personio hat das Recht, entgeltliche Nutzungsverträge mit monatlicher Abrechnung mit einer Frist von zwei Wochen und entgeltliche Nutzungsverträge mit jährlicher Abrechnung mit einer Frist von einem Monat zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraumes zu kündigen.

7.5 Das Recht beider Parteien zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

7.6 Die Kündigung hat in Textform zu erfolgen. Mit Wirksamwerden der Kündigung wird der Kunden-Account gesperrt.

8. Technische Voraussetzungen

8.1 Für eine optimale Nutzung der Angebote und Funktionen von Personio sollte das vom Kunden eingesetzte System die nachfolgenden Voraussetzungen erfüllen:

Software: Personio ist optimiert auf die Nutzung der Browsertypen Google Chrome und Mozilla Firefox in ihrer jeweils aktuellen Version.

Einstellungen: Cookies müssen im verwendeten Browser erlaubt sein.

8.2 Sofern das vom Kunden eingesetzte System die vorgenannten Voraussetzungen nicht erfüllt, ist eine Nutzung der Services von Personio unter Umständen nicht oder nur eingeschränkt möglich. Je nach genutzter Internet-Verbindung können abhängig von Anbieter und Tarif, insbesondere bei Zeit- oder Volumentarifen erhebliche Mehrkosten entstehen, die vom Kunden zu tragen sind.

9. Verfügbarkeit und Reaktionszeit bei Störungen

9.1 Personio gewährleistet eine 99%ige Verfügbarkeit der Onlinedienste und Software im Jahresmittel. Davon ausgenommen sind Zeiten, in denen der Server aufgrund von technischen sonstigen Problemen, die nicht im Einflussbereich von Personio liegen (aufgrund höherer Gewalt, Verschulden Dritter etc.), nicht zu erreichen ist. Ebenfalls davon ausgenommen sind geplante Wartungsarbeiten (bspw. Updates der Software), die entweder außerhalb der üblichen Geschäftszeiten liegen, oder die gemäß Ziffer 9.2 vorab angekündigt wurden.

9.2 Personio ist berechtigt, zu Wartungszwecken und infolge anderer technischer Erfordernisse die Verfügbarkeit der Software zu unterbrechen. Die Wartungsarbeiten werden soweit möglich außerhalb der üblichen Geschäftszeiten zwischen 8 und 18 Uhr getätigt. Falls eine Wartungsmaßnahme erwartungsgemäß zu einer Unterbrechung der Nutzung der Software von mehr als 10 Minuten führen wird, wird Personio diese Wartungsarbeit per E-Mail ankündigen. Die Ankündigung erfolgt mindestens 24 Stunden vorab. Auf Kundenwunsch hin kann die angekündigte Wartungsarbeit verschoben werden.

9.3 Die Anbindung des Kunden an das Internet liegt im Verantwortungsbereich des Kunden.

9.4 Störungen der Systemverfügbarkeit müssen vom Kunden unverzüglich nach Bekanntwerden gemeldet werden. Personio gewährleistet bei Meldungen von Software-Totalausfällen, die innerhalb der Supportzeiten (Montag bis Freitag zwischen 8 und 18 Uhr) eingehen, eine Reaktionszeit für den Beginn der Entstörung von vier Stunden. Bei leichteren Fehlern, die nicht zu einem Totalausfall der Software führen und während des laufenden Routinebetriebes auftreten, reagiert Personio innerhalb kürzester Zeit, jedoch nicht später als einen Werktag nach dem Eingang der Störmeldung.

9.5 Bei Störungsmeldungen, die außerhalb der Supportzeiten eingehen, beginnt die Entstörung am folgenden Werktag. Verzögerungen der Entstörung, die vom Kunden zu vertreten sind (z.B. durch Nichtverfügbarkeit eines Ansprechpartners auf Kundenseite), werden nicht auf die Entstörungszeit angerechnet.

10. Haftungsbeschränkung

10.1 Gegenüber den Kunden haftet Personio uneingeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung beruhen sowie für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung sowie Arglist beruhen. Darüber hinaus haftet Personio uneingeschränkt für Schäden, die von der Haftung nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften umfasst werden, wie dem Produkthaftungsgesetz, sowie im Fall der Übernahme von Garantien.

10.2 Für solche Schäden, die nicht von Ziffer 10.1. erfasst werden und die schuldhaft durch das Verhalten der gesetzlichen Vertreter, leitenden Angestellten oder sonstigen Erfüllungsgehilfen von Personio verursacht wurden, haftet Personio der Höhe nach beschränkt auf die vertragstypisch vorhersehbaren Schäden.

11. Schlussbestimmungen/ Änderungsvorbehalt

11.1 Personio hat das Recht, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen abzuändern oder um Regelungen für die Nutzung etwaig neu eingeführter zusätzlicher Services oder Funktionen zu ergänzen. Die Änderungen und Ergänzungen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen werden dem Kunden spätestens vier Wochen vor dem geplanten Inkrafttreten per E-Mail an die von ihm angegebene E-Mail-Adresse angekündigt. Die Zustimmung des Kunden zu der Änderung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen gilt als erteilt, wenn er der Änderung nicht innerhalb einer Frist von zwei Wochen, beginnend mit dem Tag, der auf die Änderungsankündigung folgt, in Textform (z.B. Brief, Fax, E-Mail) widerspricht. Personio verpflichtet sich, in der Änderungsankündigung auf die Möglichkeit des Widerspruchs, die Frist für den Widerspruch, das Textformerfordernis sowie die Bedeutung, bzw. die Folgen des Unterlassens eines Widerspruchs gesondert hinzuweisen.

11.2 Widerspricht der Kunde der Änderung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen form- und fristgerecht, wird das Vertragsverhältnis unter den bisherigen Bedingungen fortgesetzt. Personio behält sich für diesen Fall vor, das Vertragsverhältnis zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu kündigen.

11.3 Nebenabreden, Ergänzungen oder Änderungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Abbedingung der Textform selbst.

11.4 Sind einzelne Bestimmungen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen ganz oder teilweise nicht Vertragsbestandteil geworden oder unwirksam, so bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Soweit die Bestimmungen nicht Vertragsbestandteil geworden oder unwirksam sind, richtet sich der Inhalt des Vertrages nach den gesetzlichen Vorschriften.

11.5 Das zwischen den Parteien bestehende Vertragsverhältnis unterliegt ausschließlich dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter ausdrücklichem Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für sämtliche aus und/ oder in Zusammenhang mit diesem Vertragsverhältnis zwischen Personio und dem Kunden erwachsenden Streitigkeiten ist, soweit rechtlich zulässig, der Geschäftssitz von Personio.

11.6 Für den Vertragsschluss stehen dem Kunden die Sprachen zur Verfügung, in welchen diese AGB auf www.personio.de abrufbar sind. Maßgeblich für den Vertragsschluss ist dabei die zum Vertragsschluss gültige deutsche Fassung.

Stand: 11.01.2017