13. Oktober 2023
Warum E-Mail als Whistleblowing-Kanal nicht reicht
Seit Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft und verpflichtet Unternehmen, einen vertraulichen Meldekanal für Whistleblower einzurichten. Doch viele verlassen sich dabei nur auf E-Mail und übersehen die vielen Risiken, die damit einhergehen. In diesem Artikel lernen Sie diese Risikofaktoren kennen und erhalten Tipps, wie Sie ihnen begegnen können.
Dieser Leitfaden informiert Sie über alle wichtigen Maßnahmen zum Whistleblowing.Whistleblowing-Fälle in Deutschland häufen sich
E-Mail wird gerne als Whistleblowing-Kanal genutzt, weil Unternehmen von wenigen Meldefällen ausgehen und sich so Arbeit sowie Kosten sparen möchten. Doch laut unserer Studie haben 39 % der befragten Arbeitnehmer:innen schon einmal einen Verstoß bemerkt, davon 28 % allein im letzten Jahr. Innerhalb Europas sind es sogar 52 %.
Das sind viele potenzielle Hinweisgebende, die in vielen Fällen aber gar nicht wissen, wie sie Fehlverhalten melden sollen oder sich nicht sicher dabei fühlen. Die Folge: Gravierende Verstöße, die im schlimmsten Fall den Unternehmenserfolg bremsen, werden nicht gemeldet.
Die größten Risiken von E-Mail als Meldekanal
1. Keine vertraulichen Meldungen
Wenn Whistleblower E-Mails nutzen, um Fehlverhalten zu melden, dann ist das alles andere als vertraulich. E-Mails hinterlassen Spuren und Metadaten, die es möglich machen, die Identität der Absender:innen zu ermitteln. Diese fehlende Anonymität kann Mitarbeitende von einer Meldung abhalten, vor allem wenn sie Repressalien befürchten.
Und das sind nicht wenige: Unsere Studie fand heraus, dass ganze 75 % der Befragten Angst haben, dass sich eine Meldung negativ auf ihr Beschäftigungsverhältnis auswirkt. Dieser Punkt betont, wie wichtig ein anonymer Meldekanal für Arbeitnehmende ist. Eine digitale Whistleblowing-Lösung kann Anonymität garantieren und sichere Meldungen fördern.
2. Nicht rechtskonform mit den EU-Richtlinien
Mitarbeitende oder externe Personen teilen sehr sensible Informationen und Daten, wenn Sie Fehlverhalten melden. Da E-Mails keine Verschlüsselungsmechanismen haben, könnten sie von Unbefugten gelesen oder geändert werden.
Beispiel: Ihrer IT passiert ein fahrlässiger Fehler und sie fügt eine unbefugte Person in den Whistleblowing-Verteiler hinzu. Diese darf die Inhalte aber laut Gesetz nicht sehen.
Für Sie als Unternehmen führt das zu rechtlichen Konsequenzen. Um dies zu vermeiden, kann eine digitale Whistleblowing-Lösung ein wichtiger Pfeiler sein, mit dem Sie alle Vorschriften einhalten.
3. Unzureichende Dokumentation und Berichterstattung
Vor allem bei einem Thema wie Whistleblowing ist es wichtig, die Meldung, Bearbeitungsfortschritte und Maßnahmen zur Bewältigung des Problems zu dokumentieren. Doch E-Mails sind meist verstreut und gehen leicht verloren.
Eine digitale Lösung wie Personio erstellt automatisch einen detaillierten Meldepfad und speichert alle wichtigen Informationen zum Fall. So wird die nötige Transparenz zu den Fällen sichergestellt und alle verantwortlichen Personen wissen immer über wichtige Fristen und Aufgaben Bescheid.
4. Ineffizienzen bei der Bearbeitung von Fällen
E-Mails können Personalabteilungen und Führungskräfte leicht überfordern. Das Durchsuchen zahlreicher Threads, um Meldungen zu identifizieren und zu priorisieren, kann ein zeitaufwändiger, manueller und ineffizienter Prozess sein.
Meldungen zu verfolgen und weiterzuverfolgen, ist ein weiterer wichtiger Punkt eines guten Whistleblowing-Kanals. Mit E-Mail ist das nur schwer möglich, da Posteingänge schnell überfüllt sind und Informationen verloren gehen.
Gleichzeitig ist ein strukturierter Prozess wichtig. E-Mails sind von Natur aus unstrukturiert und können die effiziente Fall-Bearbeitung erschweren. Ein gut verwalteter Prozess mit einer übersichtlichen Lösung trägt dazu bei, konsistent und professionell zu bleiben (auch wenn Meldefälle nur selten vorkommen).
Schaffen Sie eine Vertrauenskultur in Ihrem Unternehmen
Die neuen Whistleblowing-Richtlinien sollen Mitarbeiter:innen motivieren, Missstände im Unternehmen sicher zu melden. E-Mail kann diesen Richtlinien nicht standhalten.
Stellen Sie sich die folgenden Fragen, um noch einmal zu reflektieren, ob Sie sich wirklich allein auf E-Mail als Meldekanal verlassen möchten:
Kann E-Mail als Kanal mit Ihrem Unternehmenswachstum mithalten? Können sie damit absolute Datensicherheit garantieren?
Wird Ihr Unternehmen in einem Jahr dieselben Anforderungen haben? Wenn sich das Gesetz in dieser Zeit ändert, kann Ihr E-Mail-Kanal dem standhalten?
Können Ihre Mitarbeitende momentan Fehlverhalten vertraulich an Sie weiterleiten? Ist Ihre Fall-Dokumentation einwandfrei und fällt es Ihnen leicht, andere Stakeholder in Fälle einzubeziehen?
Eine Lösung wie Personio Whistleblowing ermöglicht eine sichere und anonyme Meldung von Verstößen. Die intuitive Bedienoberfläche erleichtert Personalabteilungen, Fälle rechtskonform zu bearbeiten und alle Fortschritte nachzuverfolgen.
All dies trägt dazu bei, eine Vertrauenskultur sowie Transparenz zu fördern und gleichzeitig das Hinweisgeberschutzgesetz einzuhalten.
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