Lohnbuchhaltung: Definition, Aufgaben und Vorbereitung

Personaler bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung

In einer Sache herrscht Einigkeit zwischen Mitarbeitern und HR: Bei Gehalt und Urlaub dürfen keine Fehler passieren. Verantwortlich dafür ist die Personalabteilung. Sie muss jeden Monat sicherstellen, dass alle Mitarbeiter eine nachvollziehbare Entgeltabrechnung erhalten. Nun ist es so, dass die nicht immer dieselbe ist. Schleicht sich ein Fehler ein, wird die Personalabteilung zur Verantwortung gezogen und erntet den Ärger der Kollegen oder gar der Geschäftsführung. Es gibt Wege, wie Sie als HR-Verantwortlicher sicherstellen, dass die Lohnbuchhaltung korrekt abläuft und Sie dabei nicht jeden Monat Zeit und Nerven kostet.

Diese Vorlage unterstützt Sie bei der Lohnabrechnung. Hier kostenlos herunterladen.

Was ist Lohnbuchhaltung?

Die Lohnbuchhaltung ist ein Teilgebiet der Betriebsbuchhaltung und verantwortlich für das Erfassen, das Abrechnen und das Buchen von Arbeitsentgelten. Es geht also um die Abwicklung von Löhnen und Gehältern in einem Unternehmen. Dazu zählen auch die gesetzlichen und die freiwilligen Abzüge der Arbeitsentgelte. Für die meisten Unternehmen ist die Lohnbuchhaltung verpflichtend, denn an die Pflicht zur Lohnsteuerzahlung ist automatisch die Pflicht zur Lohnbuchhaltung geknüpft.

Der Zweck der Lohnbuchhaltung, die auch Lohnbuchführung genannt wird, ist es

  • den Lohn- bzw. den Gehaltsanspruch jedes*r Mitarbeiter*in für einen bestimmten Zeitraum zu errechnen und zwar in Brutto und Netto
  • die Lohn- bzw. Gehaltskosten und den damit verbundenen Sozialaufwand für das Weiterverrechnen in der Betriebsbuchhaltung aufzubereiten

Damit die Lohnbuchhaltung ihre Arbeit einwandfrei und problemlos durchführen kann, benötigen die Lohnbuchhalter Unterlagen für die Abrechnung von Löhnen und Gehältern, inklusive Prämienlohn. Dazu gehören u.a. Stundenzettel, Arbeitszeitkarten, Lohnstücklisten und vor allem Arbeitsverträge.

Nur auf dieser Basis können die erfassten Lohnzeiten auch anhand der geltenden Lohnsätze (auch Lohnformen genannt) bewertet und berechnet werden. Aus den bewerteten Lohnzeiten und den erbrachten Leistungen ergibt sich dann für jede*n Mitarbeiter*in der Bruttolohn für einen bestimmten Leistungs- und Abrechnungszeitraum. In einer digitalisierten Lohnbuchhaltung haben Mitarbeiter*innen jeweils ein eigenes digitales Lohnkonto – einen personalisierten Datensatz.

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Das sind die Aufgaben der Lohnbuchhaltung

Neben der bereits benannten Grundaufgabe des Erfassens, Abrechnens und Buchens von Löhnen und Gehältern, umfasst das weitere Aufgabengebiet der Lohnbuchhaltung folgende Aspekte:

1. Lohnkonten und Lohnlisten führen

Die Lohnbuchhaltung führt verpflichtend für jede*n einzelne*n Mitarbeiter*in ein Lohnkonto. Die Angaben der einzelnen Lohnkonten wiederum werden in Lohnlisten für eine Lohnperiode gesammelt. Die Lohnlisten dienen der Zusammenstellung der Löhne und Gehälter.

Die individuellen Lohnkonten enthalten neben den Stammdaten des*r Mitarbeiter*in auch dessen Steuermerkmale wie die Lohnsteuerklasse und eventuelle Freibeträge. Außerdem

  • Infos zum Tag der Lohnauszahlung
  • dem Zeitraum der Lohnzahlung und
  • den einzelnen Komponenten des Lohns

Gut zu wissen: Das Lohnkonto liefert auch die Berechnungsbasis für die gesetzliche Unfallversicherung.

Fach-Lesetipp: In § 41 Einkommensteuergesetz bzw. in § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung ist exakt festgelegt, welche Daten ein Lohnkonto enthalten muss.

2. Personalstammdaten pflegen

Die Personalstammdaten eines jeden Arbeitnehmers werden als Lohnkontodatensatz angelegt und von der Lohnbuchhaltung gepflegt. Dazu zählen z.B. Name und Vorname, Geburtstag, Adressdaten. Die Sozialversicherungsnummer holen Sie direkt bei den betreffenden Mitarbeiter*innen ein.

Für jeden Neueinsteiger im Unternehmen muss ein neues Lohnkonto eröffnet und die Daten den Sozialversicherungsträgern gemeldet werden. Alle verpflichtenden Daten erhalten Sie über die zentrale Datenbank des Bundeszentralamts für Steuern. Dazu muss das neue Teammitglied über die Lohnbuchhaltung bei dieser Datenbank angemeldet werden – im Gegenzug werden Ihnen dann die Daten über ELStAM übermittelt.

3. An- und Abmeldungen durchführen sowie gesetzliche Meldepflichten der Lohnbuchhaltung einhalten

Die Lohnbuchhaltung muss neue Mitarbeiter*innen beim Einstieg anmelden und ausscheidende wieder abmelden. Diese An- und Abmeldungen sind wie auch weitere Meldungen während der Dauer der Beschäftigung gesetzlich vorgeschrieben. Dazu zählen u.a. die Meldungen für die gesetzliche

  • Arbeitslosenversicherung
  • Krankenversicherung
  • Pflegeversicherung
  • Unfallversicherung
  • Rentenversicherung

Diese Meldungen sind die sog. DEÜV-Meldungen an die Sozialversicherungsträger, die nach der Datenerfassungs-und Übermittlungsverordnung (DEÜV) abgewickelt werden.

Darüber hinaus erledigt die Lohbuchhaltung auch die Lohnsteueranmeldung. Damit wird gewährleistet, dass Mitarbeiter*innen automatisch den Nettowert ihres Entgelts erhalten.

Während der laufenden Beschäftigung von Mitarbeiter*innen muss die Lohnbuchhaltung online über ELSTER die einbehaltenen Steuern und den Solidaritätszuschlag an das Finanzamt melden.

Auch die Meldung der errechneten Beiträge des / der Mitarbeiter*in für die Sozialversicherungsträger sowie eventuell fällig gewordene Lohnfortzahlungskosten im Krankheitsfall zählen zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung.

Zum Ende eines Beschäftigungsverhältnisses ist erneut die Lohnbuchhaltung gefragt. Sie muss einerseits das Bundeszentralamt für Steuern über eine über ELSTER zu verschickende Abmeldeliste über das Beschäftigungsende informieren und andererseits auch die Krankenkasse des Teammitglieds kontaktieren – damit dieser bis zum Vertragsende krankenversichert ist, auch im Fall einer vorherigen Freistellung.

Lohnbuchhaltung – auf einen Blick

Lohnbuchhaltung

Der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt

Auch wenn Lohn und Gehalt für das Geld stehen, das am Ende auf dem Konto des Arbeitnehmers landet, gibt es zwischen Lohn und Gehalt doch einen entscheidenden Unterschied.

Lohn und Gehalt werden zwar oft synonym verwendet, sind aber unterschiedliche Formen des Arbeitsentgelts, das der Arbeitgeber für die erbrachte Arbeitsleistung des Arbeitnehmers zahlt.

Das Gehalt

Das Gehalt bezeichnet ein fest vereinbartes Entgelt, eine Art Grundgehalt, das jeden Monat gleich ist. Ganz gleich, ob der/die Mitarbeiter*in in einem Monat zehn Tage im Urlaub war oder nicht. Ganz gleich, ob der Monat 28 oder 31 Tage hat. Ganz gleich, ob der/die Mitarbeiter*in in jeder Stunde seiner Arbeitszeit etwas geleistet hat.

Der Lohn

Der Lohn hingegen errechnet sich aus der tatsächlich geleisteten Arbeit – und kann dementsprechend von Monat zu Monat unterschiedlich ausfallen. Für allem bei Arbeitern im produzierenden Gewerbe oder bei Minijobbern in der Gastronomie fallen Löhne an. Löhne können nach Stunden, Akkord oder Stückzahlen berechnet werden, Zuschläge für Nacht- oder Wochenendarbeit können dazukommen. Die Folge: ein schwankender Verdienst. Wer auf Stundensatzbasis arbeitet, erhält also während seines Urlaubs keinen Lohn.

Die Folge für die Lohnbuchhaltung

Für die Lohnbuchhaltung ist die Art der Entlohnung und damit deren Abrechnung eine zentrale Frage. Werden Mitarbeiter*innen etwa stundenweise bezahlt, jede Überstunde extra abgerechnet und Wochenendzeiten oder Nachtarbeiter besser vergütet, ist der Aufwand in der Lohnbuchhaltung entsprechend höher. Bei festen Monatsgehältern müssen von der Lohnbuchhaltung lediglich vertragliche Anpassungen wie z.B. Erhöhungen zum Beginn eines neuen Geschäftsjahres, regelmäßige Bonuszahlungen oder tarifliche Erhöhungen berücksichtigt werden.

Wer darf Lohnbuchhaltung machen?

Nach dem Gesetz ist jedes Unternehmen, das Angestellte beschäftigt, mit der Pflicht zur Lohnsteuerzahlung automatisch zur Lohnbuchhaltung verpflichtet. Diese muss monatlich erfolgen und eingereicht werden.

Es dürfte deutlich geworden sein – die beschriebenen Pflichten und Aufgaben der Lohnbuchhaltung sind nicht nur vielfältig, sondern auch inhaltlich herausfordernd. Mitarbeiter*innen in der Lohnbuchhaltung sollten über belastbare Kenntnisse in Arbeits-, Sozial- und Steuerrecht verfügen. Auch der monatliche Zeitaufwand ist nicht zu unterschätzen.

>> Was muss rein? Erfahren Sie in diesem Artikel alles Wichtige zur Lohnsteuerbescheinigung.

Aufbewahrungsfristen in der Lohnbuchhaltung

6 Jahre10 Jahre
LohnkontenLohnlisten (falls diese als Buchungsbelege verwendet wurden)
ArbeitszeitlistenLohnbelege
FahrtenbücherLohnsteueranmeldungen
ReisekostenabrechnungenQuittungen für Arbeitslohn, der bar ausgezahlt wurde
Freistellungsbescheinigungen

Fehler in den Entgeltabrechnungen führen schnell zu Problemen – einerseits mit den eigenen Mitarbeiter*innen, die rasch das Vertrauen in das Unternehmen verlieren, und andererseits mit dem Finanzamt oder der Deutschen Rentenversicherung. Dann werden nicht einkalkulierte Nachzahlungen oder Bußgelder fällig. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Ihre Lohnbuchhaltung absolut exakt und fehlerfrei arbeiten kann.

Sie haben die Möglichkeit, einen externen Dienstleister zur Lohnbuchhaltung ins Boot zu holen oder ein eigenes Team im Unternehmen aufzubauen, das mit einer entsprechenden Software arbeitet, die dann Prozesse und Workflows gesetzeskonform abbildet.

Vorteil eines externen Dienstleisters sind die Expertise und die Erfahrung, denn Steuerberater oder Lohnbüros betreuen in der Regel nicht nur einen Mandanten bei der Lohnbuchhaltung. Auch aktuelle Gesetzesanpassungen werden von Dienstleistern gut abgedeckt.

Was kostet Lohnbuchhaltung?

Das hängt davon ab, welchen Weg Sie bei der Lohnbuchhaltung gehen. Wenn Sie alle Lohndaten in Excel führen, entstehen Ihnen lediglich die Aufwandskosten durch den oder die Mitarbeiter*innen. Dennoch ist diese kostengünstigste Methode auch die komplexeste und fehleranfälligste – denn wo Menschen Daten händisch eingeben, sitzt der Fehlerteufel mit an der Tastatur.

Wenn Sie Ihre Lohnbuchhaltung an einen Steuerberater, einen Buchhalter oder einen Lohnbuchhaltungs-Dienstleister auslagern, entstehen Ihnen in der Regel Kosten, die auf der Anzahl der Mitarbeiter*innen beruhen. Dabei bieten viele Dienstleister ein Stufenmodell an – je mehr Mitarbeiter*innen zu behandeln sind, desto günstiger wird der Preis in Relation. Steuerberater kalkulieren nach dem Gegenstandswert. Ein Beispiel hierfür finden Sie in dieser Tabelle.

Der Weg über eine Lohnsoftware als Teil einer unternehmensweiten HR Software ist langfristig die beste Wahl. Dies belegen unabhängige Tests. Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen lohnt sich die Wahl einer Lohnsoftware. Gute Lohnabrechnungsprogramme von DATEV, Abacus oder Sage gibt es bereits ab 30 Euro im Monat. Sie haben dadurch immer Zugriff auf die Lohndaten Ihrer Mitarbeiter*innen, beachten stets alle aktuellen rechtlichen Vorgaben und Gesetzesänderungen und können im Handumdrehen digitale Lohnabrechnungen erstellen. Entscheidend bei der Wahl sollte nicht nur die Frage „Was kostet Lohnbuchhaltung?“ sein, sondern vielmehr, welche Optionen Ihnen die Software bietet. Klären Sie auf jeden Fall folgende Fragen:

  • Datenschutz
  • Support-Angebot
  • Intuitive Bedienung der Software
  • Backup-Angebot
  • Test vor dem Kauf möglich
  • GoBD-Konformität

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Was ist notwendig, damit der Lohnabrechnungsprozess funktioniert?

Wenn Sie wie die meisten Personalabteilungen bei der Lohnabrechnung mit einem externen Steuerberatungsbüro zusammenarbeiten, dann ist es Ihre Aufgabe, alle lohnabrechnugsrelevanten Informationen zum Stichtag x in korrekter Form an den Dienstleister zu kommunizieren.
Was trivial klingt, ist ziemlich aufwendig. Vor jeder monatlichen Abrechnungsrunde müssen Sie als Personaler viele unterschiedliche Daten erfassen. Nicht selten passiert das in Excel oder an unterschiedlichen Orten, was a) zu Fehlern führen kann und b) an der einen einzelnen Person, die mit den Informationen vertraut ist, hängt. Ist die mal nicht da oder fällt aus, dann weiß niemand, wie der Stand ist.

Zwei Qualitätskriterien sind entscheidend: Vollständigkeit und Korrektheit der Informationen

Hinzu kommt: Es fließen viele unterschiedliche Informationen ein – von Personal- über Gehaltsdaten bis hin zu den Abwesenheitsperioden. Welche Informationen im Detail darunter fallen, erfahren Sie hier: Best Practice für die Konfiguration der Lohnabrechnung.

Problem(e): zu viele Informationen, Änderungen gehen verloren, Dokumentation fehlt

Wichtig ist zudem, dass all diese Daten aktuell sind. Nun stellen Sie sich vor, Sie als Personaler erhalten von Kollegen, bei denen sich etwas Relevantes für die Lohnbuchhaltung ändert, jedes Mal eine Info – sei es per Mail, per Telefon oder mündlich. Das ist der Fall, wenn ein neuer Mitarbeiter anfängt, ein Mitarbeiter kündigt, ein Kollege in Elternzeit geht, eine Kollegin länger krankheitsbedingt ausfällt usw.

Ihre Aufgabe ist es, diese Informationen vor einem Lohnabrechnungslauf zu erfassen und dem Steuerberater weiterzugeben. Doch wie sollen Sie den Überblick bewahren, geschweige denn garantieren, dass keine Information verloren geht? Und was, wenn Sie krank werden oder im Urlaub sind und der Stichtag naht? Wer gibt die Daten dann weiter?

Chaos.

Die vermeintlich simple Aufgabe der Lohnbuchhaltung ist also komplex, denn viele unterschiedliche Mitarbeiterinformationen spielen eine Rolle. Als HR-Verantwortlicher können Sie unmöglich alleiniger Verwalter dieser Daten sein. Dagegen spricht die Menge an Information, die Unberechenbarkeit (laufend ändern sich Personaldaten) und die Sicherheit (ausgewählte Informationen dürfen Sie wegen datenschutzrechtlicher Bestimmungen nicht abfragen oder verarbeiten– oder: Sie haben Zugriff hierauf, aber Ihre Urlaubsvertretung nicht. Notgedrungen, aber datenschutzwidrig, teilen Sie die Zugangsdaten trotzdem mit ihr).

Lösung: Buchhaltungsrelevante Informationen werden automatisch erfasst

Was, wenn es ein System gäbe, dass sich automatisch sowohl die richtigen als auch die aktuellen Informationen zieht und bereitstellt? Jeden Monat.

Dieses System müsste bestimmte Informationen samt Änderungen konstant erfassen und zusammenführen, um die vorbereitende Lohnbuchhaltung sauber zu machen. In diesem System lägen die Daten demnach gebündelt und für alle transparent einseh- und bearbeitbar ab – schließlich sollen Mitarbeiter ihre Informationen direkt selbst ändern.

In diesem zentralen System wären die Stammdaten eines jeden Mitarbeiters, seine Ab- und Anwesenheiten, Bonuszahlungen, seine Entwicklung und einiges mehr hinterlegt bzw. dokumentiert. In anderen Worten: Wenn Sie an eine Lösung für Ihre vorbereitende Lohnbuchhaltung denken, sollten Sie an eine Lösung denken, die den gesamten Mitarbeiterzyklus abdeckt. Denn der enthält all jene Informationen, die Sie für die Lohnbuchhaltung benötigen.

Auf dieses System haben nicht nur Sie Zugriff, sondern auch Ihre Kollegen. Das befähigt Angestellte, ihre Personalinformationen eigenständig zu pflegen und entbindet Sie der Verantwortung.

Wenn Sie eine Plattform haben, in der alle Mitarbeiterinformationen gebündelt werden, dann müssen Sie diese nicht in unterschiedlichen Systemen hinterlegen oder von einem ins andere System übertragen. Sie müssen sich morgens in nur ein System einloggen und Sie können jederzeit nachvollziehen, wie der Prozessfortschritt ist (nicht nur Sie, auch Ihre Kollegen).

Zudem: Sie haben auf System-Seite einen Ansprechpartner, an den Sie sich wenden können, wenn Sie Fragen zur Lohnbuchhaltung haben – oder darüber hinaus. Denn Ihre Kontaktperson hat die ganzheitliche Perspektive – sprich, sie kennt all jene Faktoren, die sich auf Lohn & Gehaltsabrechnung auswirken. Ihr Steuerberater hat die nicht, der weiß nur über die buchhalterischen Prozesse Bescheid. Der wird sich im Übrigen auch freuen, wenn er jedes Mal pünktlich und korrekt alle Informationen erhält.

Was, wenn die Lohnbuchhaltung nur ein Tool von mehreren ist?

Möglicherweise haben Sie bereits Lösungen im HR im Einsatz, zum Beispiel für das Bewerbermanagement oder für Abwesenheiten. Wenn sämtliche Mitarbeiterinformationen an einem Ort zusammenlaufen, dann können Sie Kosten sparen, weil Sie ein statt mehrere Tools bezahlen. Sie können zudem Geld sparen, weil Sie nicht ständig wechseln müssen zwischen mehreren Systemen. Informationen fließen einmal in die Plattform und werden dort in unterschiedliche Anwendungen genutzt, wie zum Beispiel in der Lohnbuchhaltung. Das ist leichter in der Handhabe, was wieder Kosten senkt. Mitarbeiter müssen einmal eingearbeitet sein und nicht ständig neue Technologien verstehen lernen. Auch die Wechselkosten dürften überschaubar sein. Denn die Informationen liegen aus anderen Tools digital vor, sodass sie diese einfach übertragen können.

Personio deckt den gesamten Mitarbeiterzyklus ab und unterstützt Sie bei der Lohnabrechnung online. Das Lohnprogramm übernimmt die Berechnungen für Sie und räumt Fehlerquellen aus dem Weg. Zusätzlich können Sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren und so Ihren Verwaltungsaufwand reduzieren.

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