Umfrage zeigt: HR-Prozesse mehrheitlich nicht effizient genug, um Mitarbeitende und Unternehmen durch die Krise zu führen

+++ Lediglich 29 % der Personaler:innen sehen sich sehr gut auf eine mögliche Rezession vorbereitet

+++ Nur 54 % der Angestellten glauben, dass ihr Unternehmen im Falle einer Wirtschaftskrise weiter in ihre Mitarbeitenden investiert

+++ 55 % der Personaler:innen sehen ihr Unternehmen durch ineffiziente Prozesse, unnötige Verwaltungsaufgaben und repetitive Aufgaben ausgebremst

München, 11. Oktober 2022 In Zeiten globaler Krisen und enormer ökonomischer Herausforderungen spielt die Resilienz von Unternehmen eine zunehmend wichtige Rolle. Dabei nehmen die Personalabteilungen eine Schlüsselrolle ein – als strategische Partner für Management und Mitarbeitende gleichermaßen. Um dieser Aufgabe gerecht zu werden, müssen HR-Prozesse effizienter gestaltet und weiter automatisiert werden, auch sollte gleichzeitig eine gute Employee Experience auf der Agenda stehen. Eine ganzheitliche, strategische Digitalisierung ermöglicht es den HR-Verantwortlichen, den Fokus auf die Angestellten zu legen und damit zum Unternehmenserfolg beizutragen. Für viele kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland besteht hier allerdings Handlungsbedarf: Lediglich 29 % der Personaler:innen sehen sich sehr gut vorbereitet, um ihrem Unternehmen im Falle einer Rezession zu helfen, widerstandsfähig zu bleiben. 37 % sind der Ansicht, dass ihnen – neben einer nachhaltigen Personalstrategie (38 % Zustimmung) – vor allem effizientere Abläufe helfen würden, ihre Teams durch herausfordernde Zeiten zu führen. 

Diese Bestandsaufsaufnahme geht aus einer aktuellen Umfrage hervor, für die Censuswide im Auftrag des HR-Softwareunternehmens Personio 1.000 Arbeitnehmer:innen und 503 Personaler:innen aus dem deutschen Mittelstand im Zeitraum zwischen 26. August und 5. September 2022 befragt hat. So sehen sowohl HR-Verantwortliche (55 %) als auch Mitarbeitende (46 %) in puncto Prozesseffizienz für ihr Unternehmen übereinstimmend Verbesserungspotential – übermäßiger Verwaltungsaufwand und viele repetitive Arbeiten werden hier in erster Linie als Bremsklötze genannt. 

Umgekehrt kann ein höherer Digitalisierungsgrad den HR-Verwaltungsaufwand durch effektivere Abläufe spürbar reduzieren und damit Ressourcen für die Fokussierung auf die Employee Experience freisetzen. Dies wiederum stärkt die Motivation der Mitarbeitenden und trägt in der Konsequenz zur Verbesserung der Produktivität und der Unternehmensergebnisse bei. Dennoch vertraut nur jeder Zweite (54 %) der Arbeitnehmer:innen darauf, dass Unternehmen auch während einer Rezession in ihre Mitarbeitenden investieren. Diese Einschätzung korrespondiert mit entsprechenden Aussagen seitens der HR-Verantwortlichen. So sagen 52 %, dass ihr Betrieb keinen ganzheitlichen Ansatz im Hinblick auf die Employee Experience verfolgt. 

Das merken auch die Mitarbeitenden, die laut Studie Verbesserungsbedarf bzgl. der Employee Experience sehen. Dabei rangiert die interne Mitarbeiterkommunikation mit 32 % an erster Stelle, gefolgt von Work-Life-Balance (30 %) sowie mehr Zeit und Ressourcen zur Erledigung der Aufgaben (23 %). Bemerkenswert ist auch der Blick auf die Kommunikation zwischen HR-Teams und Mitarbeitenden – bei personalbezogenen Anliegen werden nach wie vor die klassischen und eher zeitintensiven Kanäle wie E-Mail (70 %), Telefon (63 %) oder das persönliche Gespräch (53 %) genutzt. Und: 40 % der Arbeitnehmer:innen verbringen durchschnittlich ein bis zwei Stunden wöchentlich ausschließlich mit HR-administrativen Tätigkeiten – wertvolle Arbeitszeit, die durch wirksame HR-Prozesse und smarte Tools effektiver genutzt werden könnte.

Doch auch die Personaler:innen wünschen sich mehr Zeit für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und die strategische Personalentwicklung (36 %). Allerdings ist die Arbeits- und Aufgabenbelastung weiterhin gestiegen: So geben fast 64 % an, dass die Zahl der Mitarbeiteranfragen seit Beginn der Pandemie in erheblichem Maße zugenommen hat. Damit hat es HR zusätzlich schwer, ihre Rolle als gestaltende, unterstützende Partnerin der Mitarbeitenden zu erfüllen – obwohl sich 37 % für einen nachhaltigen und langfristigen Ansatz in der Personalstrategie aussprechen oder Wert auf eine gute Unternehmenskultur legen (33 %).

Hier offenbart die Studie ein Dilemma, das HR-Verantwortliche, Mitarbeitende und Unternehmensergebnisse gleichermaßen betrifft. Denn jede:r zweite HR-Manager:in konstatiert bereits jetzt Budgetkürzungen oder erwartet diese in nächster Zeit. Ergänzend hierzu meinen 63 % der Personalentscheider:innen, dass Einsparungen, die sich auf die Employee Experience auswirken, negative Folgen für die Motivation und die Produktivität der Mitarbeitenden haben könnten. Dieser Zusammenhang wird ebenfalls in der Befragung deutlich, denn 49 % der Mitarbeitenden bestätigen, dass eine schlechte Employee Experience direkte Auswirkungen auf die individuelle Leistungsfähigkeit hat. Wie stark die derzeitige Multi-Krise infolge Ukraine-Krieg, hohen Energiepreisen, Inflation und drohender Rezession dabei bereits die Stimmungslage der  Arbeitnehmer:innen belastet, zeigen ebenfalls Daten der Studie:  67 % der Mitarbeitenden führen an, dass sie sich während der Arbeit Sorgen machen oder gestresst sind. Dabei steht die Angst vor weiter steigenden und nicht mehr bezahlbaren Lebenshaltungskosten in der Skala ganz oben.

Führt man die Ergebnisse der Studie zusammen, wird der Kreislauf zwischen Employee Experience, Produktivität und Unternehmenserfolg deutlich. Cassandra Hoermann, Head of People Experience bei Personio, kommentiert dies wie folgt: “Personalverantwortliche sind insbesondere in herausfordernden Phasen gefordert, Unternehmen und Mitarbeitende zu unterstützen und resilient aufzustellen. Dafür braucht es motivierte und leistungsfähige Teams – die Employee Experience gewinnt also zunehmend an Bedeutung. Damit HR aber überhaupt in der Lage ist, Ressourcen für strategische Personalarbeit frei zu machen, müssen repetitive, administrative Routineaufgaben digitalisiert und automatisiert werden. Sind HR-Prozesse schlanker und effizienter, können Personalabteilungen die so ´neu´ gewonnene Zeit für strategische Themen nutzen, beispielsweise indem sie die Employee Experience fördern und damit das Unternehmensergebnis positiv beeinflussen.”

Weitere Studienergebnisse werden auf der HUG on Tour am 14. Oktober in München vorgestellt. Interessierte Pressevertreter:innen können sich für das Event per E-Mail an personio@kafka-kommunikation.de anmelden. 

Über Personio: 

Personio bietet eine ganzheitliche HR-Plattform für kleine und mittelständische Unternehmen mit 10 bis 2.000 Mitarbeitenden. Der Software-Anbieter mit Sitz in München, Berlin, Madrid, Barcelona, London, Dublin und Amsterdam hat es sich zum Ziel gesetzt, Personalprozesse so transparent und effizient wie möglich zu gestalten, damit sich HR-Teams auf das Wichtigste konzentrieren können: die Mitarbeitenden. Mit Personios All-in-One-Lösung für Recruiting, Personalverwaltung und Lohnabrechnung wird HR weitergedacht. Und dank People Workflow Automation können mehr als 7.000 Kunden in ganz Europa Verzögerungen beseitigen und so Chancen ergreifen

Im Juni 2022 erhielt Personio weitere 200 Mio. US-Dollar in einer erweiterten Series-E-Finanzierungsrunde, bei einer Bewertung von 8,5 Mrd. US-Dollar.

Weitere Informationen unter www.personio.de.

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