Digitale Power für das People Team

Wenn Ivona Bayer, HR Manager bei Vertbaudet, über die Zeit vor Personio spricht, fällt immer wieder ein Begriff: Papier. Denn das Personalmanagement basierte fast völlig auf Aktenordnern, die digitale Erfassung von Daten und Personalakten ging nur schleppend voran. „Vor Personio war unser Personalmanagement einfach sehr papierlastig,” erinnert sich Ivona. „Alle Dokumente, von der Bewerbung bis zum Zeugnis, wurden in Aktenordnern abgelegt.” Die Folge: HR-Prozesse waren behäbig und zeitaufwändig.

Neben der Problematik immer dickerer Aktenordner zerbrach sich Ivona über ein weiteres Thema den Kopf. „Die Erfassung von An- und Abwesenheiten war ein echter Zeitfresser. Die Mitarbeitenden mussten ihre Arbeitszeiten, Krankmeldungen und Urlaubsanträge mit diversen Kürzeln in eine Excel-Tabelle eintragen, die dann zentral von meiner Kollegin oder mir nachgehalten wurden”, so Ivona. Ein immer wiederkehrender, extrem zeitaufwändiger Prozess, der dem aus einer Vollzeit- und einer Teilzeitkraft bestehenden People Team einiges abverlangte. 

Auch die monatliche Lohnabrechnung fiel in Ivonas Aufgabenbereich. Hierbei unterstützte sie zwar ein externer Dienstleister, doch als die Zusammenarbeit endete, musste ganz neu gedacht werden. „Wir haben den Change damals als Chance begriffen: Wir wollten keine separaten Tools mehr für Administration und Abrechnung, sondern eine ganzheitliche Lösung für alle People-Themen. Personio hat uns dann durch seine umfassenden Funktionalitäten und den persönlichen Service überzeugt", so Ivona. 

Auch wenn die Digitalisierung der Akten und der Umstieg auf Personio anfangs einen höheren Workload für Ivona und ihre Kollegin bedeutete, hat Ivona die Implementierung in positiver Erinnerung behalten. „Zusammen mit unserem individuellen Personio-Implementierungsmanager haben wir die Software aufgesetzt und dann schrittweise an unsere individuellen Anforderungen angepasst. Dabei hat mir besonders die wirklich persönliche Betreuung durch Personio gefallen. Und immer dann, wenn wir Feedback zum System hatten, wurde dieses schnell auf- und ernst genommen.”

Heute ist Personio das zentrale System für die Personalarbeit bei vertbaudet. Staubfangende Aktenordner sind einem schlanken, digitalen System gewichen. Ehemals mühsame HR-Prozesse laufen heute unkompliziert und effizient. Ivona betont: “Unsere Mitarbeitenden haben Personio sehr gut angenommen, auch, weil die Oberfläche so intuitiv nutzbar ist. Was vielen Teams besonders gut gefallen hat: Die neue Eigenständigkeit, die der Employee Self Service (ESS) ihnen ermöglicht.”

„Die benutzerfreundliche Oberfläche von Personio ermöglicht unseren Mitarbeitenden eine neue Eigenständigkeit, die ihnen Spaß macht. Sie können ihre eigenen Profilbilder hochladen, direkt im System ihre Zeiten und Abwesenheiten einsehen und mühelos Urlaubsanträge stellen. Ganz ohne zeitraubendes Hin- und Her."

Diese Eigenständigkeit wird auch durch ein unkompliziertes Antragssystem unterstützt. „Während uns die selbsterstellte Excel-Tabelle früher viel Zeit und Nerven kostete, legen Mitarbeitende heute Abwesenheiten wie Krankheit oder Urlaub selbst an. Die Information zur Freigabe erhalten sie dann in Echtzeit.” Mit Personio haben Ivona und ihre Kollegin auch direkt im Blick, welche Kolleg:innen wann außer Haus sind, oder wie viele Urlaubstage am Jahresende übrigbleiben. „Das schafft nicht nur Transparenz für unsere Mitarbeitenden, sondern macht es für uns als Personalerinnen auch viel einfacher, entsprechende Rückstellungen zu bilden.” 

Dokumente werden bei vertbaudet heute nicht mehr handschriftlich, sondern digital unterschrieben. „Wir nutzen die e-Signatur für eine Vielzahl von Dokumenten, vom Arbeitsvertrag bis zur Gehaltsanpassung. Das spart uns in der HR und auch den Mitarbeitenden Zeit und Wege und macht vieles unkomplizierter.” Die tägliche Arbeitszeiterfassung erfolgt über Laptop oder die Mobile App mittels “digitalem Stempel” ebenfalls in Personio. Ich persönlich finde die Start-Stopp-Optionen super, damit ist die Erfassung einfach und intuitiv” ergänzt Ivona.