Von der Kopfschmerzquelle zur Erfolgsroutine: Personio Payroll bei Veedelshelfer

"Ich musste die Mitarbeitenden über Wochen vertrösten. Unschön, weil wir als Arbeitgeber ja zu einer korrekten Lohnabrechnung verpflichtet sind." Für Vanessa Roßbach, HR-Managerin bei den Veedelshelfern, war dieser Satz lange Zeit bittere Realität. Während ihr Unternehmen in drei Jahren von 17 auf 110 Mitarbeitende wuchs, wurde die monatliche Lohnabrechnung zu einem immer größeren Problem.

„Mit Veedelshelfer sind wir mittlerweile nicht mehr nur in Köln im Einsatz, sondern auch in Bonn und im Rhein-Sieg-Kreis. Die Menschen brauchen uns. Und unsere Mitarbeitenden brauchen deshalb ein Personalmanagement, das ihnen den Rücken freihält und effizient funktioniert.” Der Aufbau eines solchen effizienten Personalmanagement in der wachsenden Organisation war jedoch komplex. Besonders ein ganz wesentlicher Personalprozess – die Lohnabrechnung – war vor der Einführung von Personio Payroll im November 2024 von diversen Herausforderungen geprägt. „Unsere Lohnabrechnung ist schon per se kompliziert, weil wir sehr viele unterschiedliche Abrechnungsmodelle haben. Da sind die Helfer:innen bei den Kund:innen vor Ort, die Werkstudentin im Office, dazu kommen dann die Festangestellten mit Monatsgehältern“, so Vanessa.

Vanessa verbrachte zwei Wochen jeden Monat damit, Excel-Tabellen zwischen ihrem Team und dem Steuerberater hin- und herzuschicken. Jede Änderung bedeutete eine neue Abstimmungsschleife. Jeder Fehler kostete wertvolle Zeit. Und die gab es häufig. „Weil auch eine Probeabrechnung fehlte, fielen interne Fehler damals erst in der Abrechnung auf. Ich musste dann die Mitarbeitenden über Wochen vertrösten. Unschön, weil wir als Arbeitgeber ja zu einer korrekten Lohnabrechnung verpflichtet sind. Lohnabrechnung ist für alle Mitarbeitenden ein sensibles und das wichtigste Thema.“

Die Schmerzpunkte im Detail:

• Doppelte Datenpflege: Obwohl alle Mitarbeitendendaten bereits im Personio Core-Modul als Single Source of Truth angelegt waren, musste Vanessa alles nochmals in Excel-Tabellen übertragen – der Steuerberater hatte keinen Zugriff auf das System.

• Keine Probeabrechnungen: Fehler fielen erst bei der finalen Abrechnung auf. Das Ergebnis? Mitarbeitende mussten wochenlang auf korrekte Gehälter warten.

• Abhängigkeit vom Steuerberater: Jede kleine Änderung erforderte externe Abstimmung. Spontane Anpassungen? Unmöglich.

"Als Personio uns das Payroll-Modul vorgestellt hat, habe ich sofort bei der Geschäftsführung hinterlegt, dass ich diesen Weg gerne gehen würde. Die Kombination von Personio als zentralem HR-System mit der Lohnabrechnungsfunktion war genau das, wonach ich gesucht hatte.”

Die Entscheidung fiel schnell. Die Implementierung dauerte drei Monate – länger als geplant, da die Unterstützung der bisherigen Steuerberatung ausblieb. Doch das Personio-Team war zur Stelle. "Das Personio Supportteam war jederzeit für uns ansprechbar und hat mich großartig unterstützt. Schließlich haben wir zusammen die Implementierung erfolgreich gemeistert." Obwohl Vanessa keine Lohnexpertin war, fühlte sie sich nie allein gelassen. "Der Personio Payroll-Support war und ist immer für mich da und ich bekomme in der Regel innerhalb von 24 Stunden Antworten auf all meine Fragen."