Lohnabrechnung: 75 Prozent schneller. Und 100 Prozent sicher!

Vor der Einführung von Personio Payroll Anfang 2025 war die Lohnabrechnung für die HR eine gewaltige administrative Herausforderung, auch weil fünf Lohnbüros aktiv waren. Hier den Überblick zu behalten und den Mitarbeitenden gleichzeitig einen wertvollen HR-Service zu bieten, war nahezu unmöglich. „Weil wir so schnell wachsen, verbunden mit vielen individuellen Feinheiten, kam es bei der Auswahl eines Tools auf hohes Tempo und volle Flexibilität an. Ich kann mich nicht erinnern, dass wir mal drei Monate nacheinander die gleiche Lohnabrechnung gehabt hätten - deshalb benötigten wir eine Lösung, die individuell anpassbar ist“, erläutert Tatjana. 

„Verzögerungen waren früher an der Tagesordnung, die uns in der HR vor allem Aufwand, Zeit und Nerven gekostet haben“, erinnert sich Tatjana. Ihre letzte Arbeitswoche im Monat war stets komplett für die Lohnabrechnung geblockt, für andere Arbeiten blieb keine Zeit – auch wegen zahlreicher Feedbackschleifen zu den Lohnbüros und retour. Die Implementierung von Personio Payroll war aufgrund der Datenkonsolidierung und eines unerwarteten Datenverlusts mit „viel Zusatzarbeit“ verbunden. „Aber am Ende hat dank super Begleitung unseres Personio-Betreuers alles gepasst. Wir hatten am Ende unseres ersten Payroll-Monats eigentlich mit deutlich mehr Stolpersteinen gerechnet. Tatsächlich lief es aber wirklich gut“, so Carolin. 

Lohnabrechnung ist ein Thema, bei dem es keine Fehler geben darf. „Wir haben uns natürlich auch zuvor um eine fehlerfreie Lohnabrechnung bemüht. Nur hat dieser Anspruch unverhältnismäßig hohe Aufwände gefordert. Deshalb haben sich die Mitarbeitenden, die diese Aufwände nicht wahrgenommen haben, zunächst auch gefragt, warum wir mit Payroll auf ein anderes Pferd setzen. Da mussten wir uns das Vertrauen aller neu erarbeiten. Denn wenn man wechselt, muss es auch passen“, fasst Tatjana zusammen. 

Da sich wichtige Details bei der Lohnabrechnung noch bis zur letzten Sekunde ändern können, müssen Carolin und Tatjana flexibel reagieren können. „Da haben wir mit Personio Payroll jetzt einen sehr flexiblen Partner an der Seite“, betont Tatjana. „Weil wir jede noch so kleine Änderung selbst in Personio Core vornehmen und deren Auswirkung in Personio Payroll in Echtzeit verfolgen können. Eine Probelohnabrechnung dauert fünf Minuten.“ Auch Lohnarten können die beiden nun rasch und problemlos anlegen.

Die automatisierten Plausibilitätschecks in Payroll sorgen zudem dafür, dass manuelle Fehler Geschichte sind. „Wenn ein Mitarbeitender zum Beispiel die Bank wechselt, trägt er die neue Bankverbindung selbst ein und die nächste Überweisung geht auf das neue Konto – natürlich erst nach dem Plausibilitätscheck durch HR. Sein Gehalt kann ein Mitarbeitender natürlich nicht selbst eintragen!“, bestätigt Carolin schmunzelnd.

Heute kümmern sich Tatjana und Carolin zu zweit um den Abrechnungsprozess. Die Zeitersparnis ist enorm. Aus Tatjanas stressiger Lohnwoche sind zwei Tage geworden, in denen sie auch nicht in Vollzeit an der Abrechnung sitzt. „Wir sparen mit Payroll locker 75 Prozent der bisher benötigten Arbeitszeit in der Lohnabrechnung“, so Tatjana. Außerdem ist der Prozess nach Ansicht der beiden HR-Expertinnen zwischen 95 und 100 Prozent effizienter und transparenter geworden. „Die gewonnene Zeit nutzen wir dafür, HR-Prozesse zu optimieren und Themen wie Unternehmenskultur, Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden, Employer Branding intensiv zu bearbeiten“, bestätigt Carolin.

Doch nicht nur die HR, auch die Mitarbeitenden werden nach Ansicht von Tatjana und Carolin mit Personio empowert: „Sie haben jetzt viel mehr Überblick über ihre Daten, können viel mehr selbst managen und sich Dokumente ziehen. Wir geben unseren Mitarbeitenden jetzt viel mehr Eigenverantwortung“, fasst Carolin zusammen.