Ein neues Level für die Lohnabrechnung

Die Schnittstelle zwischen Personio und den DATEV Lohnprogrammen sollte die Lohnabrechnung für auxmoney effizienter und digitaler machen. „Wie es der Zufall wollte, haben wir bereits mit Ecovis, einem zertifizierten Partner aus dem Steuerberaternetzwerk von Personio, gearbeitet”, sagt Miriam Brozio. Das war praktisch, denn Steuerberater-Partner werden von Personio nicht nur umfassend im Umgang mit der HR Software geschult. Sie erhalten auch beschränkte Zugriffsrechte auf die Accounts ihrer Mandanten, um Lohndaten eigenständig abzurufen. Das vereinfacht den Prozess und reduziert Kommunikationsschleifen.

Vor der Implementierung des neuen Prozesses spielte das HR Team von auxmoney alle Abläufe detailliert mit seiner Customer Success Managerin bei Personio durch. „Wir waren eines der ersten Unternehmen, das mit der DATEV Schnittstelle gestartet ist”, sagt Kim Empting. „Deshalb gab es natürlich ein paar Stolpersteine. Aber unsere Ansprechpartnerin Katja hat uns bei der Optimierung der Prozesse beraten und war total bemüht, den Weg zwischen allen involvierten Parteien zu ebnen.”

Statt sich über Tippfehler in einer gigantischen Excel-Tabelle den Kopf zu zerbrechen, kann das HR Team von auxmoney sich nun auf eine Single Source of Truth für die Lohnabrechnung verlassen. „Alle im Team und auch unser Steuerberater schauen nun in die gleiche, zentrale Datenbasis”, erklärt Kim Empting. „Wir sind immer noch im engen Austausch, um den Prozess zu optimieren, doch unser Steuerberater hat insgesamt weniger Rückfragen. Und weil Lohndaten automatisch übertragen werden, werden Fehler vermieden.”

• Zeitersparnis durch Automatisierung von Abläufen

• Export der LODAS-Daten in Personio für Steuerberater Ecovis zur Monatsmitte

• Hochladen zusätzlicher Belege wie Quittungen als ZIP-Datei

• Ecovis loggt sich mit einem externen Steuerberater-Account in Personio ein und greift selbst auf die Dateien zu

• Ecovis prüft Daten eigenständig, Fehler oder Änderungen in der Lohnabrechnung werden in Personio automatisch gelb markiert

Die Anforderungen an die HR-Abteilung von auxmoney wachsen stetig. Um möglichst effizient und professionell zu arbeiten, müssen unsere Systeme mitwachsen”, sagt Miriam Brozio. „Mit Hilfe der DATEV Integration können wir die Lohnabrechnung effizienter durchführen und uns verstärkt auf andere Prozesse konzentrieren.“

• Bessere Datenqualität durch eine Single Source of Truth für Lohnabrechnungsdaten

• Geringere Fehlerquote bei der Lohnabrechnung

• Gesteigerte Effizienz, weil Steuerberater selbst auf Daten zugreifen

• Mehr Transparenz und Übersichtlichkeit auf den Lohnzetteln

„Einige Prozesse müssen sich noch einschleifen”, sagt Kim Empting, „aber schon jetzt ist die Arbeit mit der Integration eine Erleichterung. Am meisten schätze ich die Transparenz und Übersichtlichkeit, die die neue Lohnabrechnung mit sich bringt.” Für HR-Analytikerin Miriam ist es vor allem die gute Datenqualität, die ihr die Arbeit erleichtert. „Alle Daten sind an einem Ort verfügbar. Das hilft mir bei Forecasts, Reports und Analysen.“