Was Sie beim Wechsel Ihrer HR Software beachten sollten

HR-Software-Wechsel

Die Anforderungen ändern sich, der Service ist ernüchternd oder das Preis-Leistungs-Verhältnis lässt zu Wünschen übrig: Es gibt viele Gründe, die HR Software zu wechseln. Ein Wechsel ist immer mit Aufwand verbunden, aber der lohnt sich. Wir verraten, wie der Wechsel schnell und reibungslos gelingt.

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Der Wind of Change wird für Wirbel sorgen

Doch aus diesem Wirbel können Sie mit guter Vorbereitung ein erfrischendes Lüftchen machen. Natürlich wird Ihr Geschäftsführer erstmal nach dem Warum fragen. Immerhin ist ein Wechsel mit Zeitaufwand, Kapazitäten und Geld verbunden. Doch das sollte Sie nicht aufhalten.

Es bringt kein Unternehmen voran, wenn wegen Routinen alles im Ist-Zustand bleibt. Aktuelle Prozesse zu hinterfragen und sie zu optimieren, kann hingegen so einiges für den Unternehmenserfolg tun. Doch wie finden Sie die richtigen Argumente, die Ihren Wechsel-Wunsch untermauern?

Mögliche Gründe und Argumente für eine neue HR Software:

  • Es mangelt an wichtigen Funktionen und Anpassbarkeit, sodass die Software die wachsenden und sich ändernden Anforderungen nicht erfüllen kann.
  • Der Support stellt sich als unzuverlässig und ungenügend heraus.
  • Die HR Software ist zu fehleranfällig.
  • Der aktuelle Anbieter baut seinen Funktionsumfang nicht aus.
  • Das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt nicht mehr.
  • Richtlinien zu DSGVO werden nicht eingehalten.
  • Aus mehreren Insellösungen soll eine ganzheitliche HR Software werden.

Am Ende des Tages kosten Sie die alte Software Zeit und Geld – mehr, als in eine neue HR-Lösung zu investieren, die Ihren Anforderungen entspricht. Zeigen Sie das Ihrem Geschäftsführer.

Wie Sie intern eine HR Software durchboxen, zeigt Ihnen dieser Leitfaden.

Sind alle Parteien vom Wechsel überzeugt, geht’s an die Auswahl eines neuen Anbieters, die Organisation und Durchführung. Welche konkreten sieben Schritte Sie durchlaufen und was sie pro Schritt beachten sollten, zeigen wir Ihnen hier.

Schritt 1: Ziele definieren

Machen Sie sich im ersten Schritt klar, was mit der neuen Software besser werden soll. Dabei geht es um einzelne Funktionen und vor allem um Prozesse. Konkrete Ziele helfen Ihnen dabei, einen passenden neuen Anbieter auszuwählen.

Wichtig ist auch, nicht nur auf den Status quo zu schauen. Machen Sie sich Gedanken zur Zukunft: Wie sieht Ihr Unternehmen in 3-5 Jahren aus und was brauchen Sie dafür von der Software, z. B. welche Prozesse sollten automatisiert ablaufen?

Eine Liste kann aktuelle Probleme veranschaulichen. Stellen Sie den einzelnen Problemen Ihre Ziele gegenüber, die Sie mit der neuen Software erreichen wollen.

Problem (mit der aktuellen HR Software)Ziel (was muss die neue Software können)
HR-Daten sind auf mehrere Systeme verstreut, sodass ein ganzheitliches Reporting und die Interpretation der Daten mit viel Aufwand verbunden sind.Personaldaten bzw. Analysen sollen schnell abrufbar und übersichtlich aufbereitet sein. Sie können sich auf die Zahlen verlassen.
Beim Recruiting sind viele Einzelschritte nötig. Das verlangsamt den Einstellungsprozess.Stellenanzeigen und Bewerbungen sollen zentral und von jedem Beteiligten verwaltet werden.
Die Bedienoberfläche ist nicht nutzerfreundlich genug.Jeder sollte nur die Funktionen in seinem Account sehen können, die für seine Rolle wichtig sind, und die Software intuitiv bedienen können.
Der Koordinationsaufwand im Onboarding ist zu hoch.Das Onboarding sollte zuverlässig, übersichtlich und möglichst automatisiert verwaltet werden können.
Ich muss von Tool zu Tool springen, weil das Recruiting, das HR Management und die Lohnabrechnung über verschiedene Systeme laufen.Alle Kernprozesse des Personalbereichs sollten über eine HR Software abbildbar sein und so Zeit sparen.
Trotz Software muss ich Kollegen für eine Vertragsunterschrift hinterherlaufen, was diverse Prozesse verlangsamt.Verträge sollten mit einer elektronischen Signatur unterzeichnet werden können.

Schritt 2: Anbieter testen und auswählen

Aus Ihren Zielen entsteht ein Anforderungskatalog an die Software. Wenn es zum Beispiel Ihr Ziel ist, schneller datenbasierte Entscheidungen treffen oder Personaldaten besser auswerten zu können, sollte die HR Software eine entsprechende Berichte- und Analytics-Funktion haben. Erstellen Sie also für jedes Ziel eine Anforderung an die Software und gehen Sie damit auf Anbietersuche.

11 Fragen, an denen Sie sich beim Evaluationsprozess orientieren können:

  • Kann die Software unsere (zukünftigen) Prozesse abbilden?
  • Können Sie bestehende Daten in vollem Umfang importieren?
  • Gibt es andere Unternehmen aus derselben Branche und Unternehmensgröße, die die HR Software bereits verwenden?
  • Wie lange dauert die Implementierung (time to go-live) – und wann sehe ich die ersten positiven Auswirkungen im Arbeitsalltag (time to value)?
  • Wie oft wird die Software aktualisiert bzw. wie schnell wird sie weiterentwickelt?
  • Gibt es einen Kundenservice und in welchem Umfang können Sie ihn beanspruchen? Welchen Ruf hat der Support?
  • Werden Service-Dienstleistungen angeboten, z. B. Trainings fürs Produkt?
  • Geht der neue Anbieter transparent mit dem Funktionsumfang um oder schürt er zu hohe Erwartungen?
  • Erfüllt die HR Software alle DSGVO-Standards?
  • Sind alle Mitarbeiterdaten geschützt? Was passiert bei einem technischen Defekt? Sind dann alle Daten gesichert?
  • Welche Kosten kommen auf Sie zu? Achten Sie hier besonders auf versteckte Kosten (z. B. weitere Service- oder Nutzungsgebühren).

Exkurs: On-Premise-, Enterprise- oder doch SaaS-Lösung?

Bei der Auswahl werden Sie unterschiedlichen Software-Lösungen begegnen. Während eine On-Premise-Lösung in Ihrem eigenen Netzwerk installiert wird (per Lizenz-Kauf), laufen SaaS-Lösungen über das Netzwerk eines externen IT-Dienstleisters und werden auch von ihm gewartet. Eine detaillierte Übersicht zu den Unterschieden finden Sie in diesem Artikel.

Für mittelständische Unternehmen bieten sich vor allem speziell entwickelte SaaS-Lösungen an, denn sie punkten mit hoher Flexibilität, Innovation sowie Benutzerfreundlichkeit und schaffen schnell einen Nutzen.

Der Auswahlprozess soll so effizient wie möglich laufen. Konzentrieren Sie sich also auf Ihre drei Top-Favoriten und testen Sie sie ausgiebig, sofern Sie diese Möglichkeit kostenlos zur Verfügung gestellt bekommen.

Eine weitere Orientierungshilfe können Case Studies und Referenz-Telefonate sein. So bekommen Sie von bestehenden Kunden – optimalerweise aus derselben Branche und einer ähnlichen Unternehmensgröße – Einblicke in die Software und können sie als Entscheidungshilfe hinzuziehen.

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Schritt 3: Planung und Meilensteine

Der Software-Wechsel passiert parallel zum Tagesgeschäft und bedeutet für alle involvierten Personen einen zusätzlichen Aufwand. Um diesen so gering wie möglich zu halten, ist eine gute Planung wichtig. Also her mit dem Projektplan!

Die einzelnen Schritte beim Software-Wechsel ähneln denen einer Einführung:

  • Vorbereitung: Meilensteine festlegen und Ressourcen blocken; dazu gehört auch, die Kündigungsdauer der alten Software einzuplanen
  • Planung: Erwartungen an den Anbieter kommunizieren, interne Ressourcen blocken und Datenakquise
  • Daten-Check: Daten ins neue System überführen und die HR Software nach Ihren Anforderungen / Prozessen konfigurieren
  • Rollout: Die Software ist live und Sie starten, mit ihr zu arbeiten; offizielle Kommunikation an Ihr Unternehmen inkl. Q&A-Sessions
  • Aktivierung: Mitarbeiter fangen an, mit dem Tool zu arbeiten; organisieren Sie Schulungen und lassen Sie sie die Software testen
  • Evaluierung: Reflektieren Sie nach etwa drei Monaten, ob die Software Ihre Erwartungen erfüllt hat.

Diese Schritte lassen sich noch weiter unterteilen und einzelnen Zeitabschnitten zuordnen, was hauptsächlich vom Implementierungsprozess Ihres Anbieters abhängt.

Checkliste: HR Software wechseln

In dieser Checkliste finden Sie alle Aufgaben (plus Beschreibung) und Zeitpläne in einer Übersicht – damit beim Wechsel nichts unter den Tisch fällt.

Schritt 4: Technische Implementierung

Im Auswahlprozess für die HR Software in spe haben Sie bereits Ihre Wünsche und Anforderungen mit dem Anbieter besprochen. Bei der Implementierung konfigurieren Sie die Software entsprechend.

Der Implementierungsprozess richtet sich ganz nach Ihrer neuen HR-Lösung und ihrem Anbieter – aber auch, ob Sie von mehreren Insellösungen auf eine ganzheitliche Software wechseln (oder vice versa) oder von ganzheitlicher zu ganzheitlicher Software. Zudem spielt rein, ob Sie sich für eine On-Premise-, Enterprise- oder Saas-Lösung entschieden haben.

>> Welche einzelnen Schritte bei der Implementierung von Personio zu gehen sind, zeigt Ihnen diese Übersicht.

Obwohl der Implementierungsprozess sehr individuell ausfällt, gibt es dennoch ein paar generelle Punkte, die Ihnen viel über die Zusammenarbeit mit dem Anbieter verraten.

Achten Sie zum Beispiel auf folgende Aspekte:

  • Werden einzelne Schritte des Implementierungsprozesses vom Anbieter genau erklärt?
  • Haben Sie besondere Wünsche zur Implementierung, z. B. eine strikte Deadline, und wie geht der Anbieter damit um?
  • Bekommen Sie genug und schnelle Hilfestellungen vom Support Team?
  • Wird Ihnen die Software in vollem Umfang gezeigt?
  • Kann die Software Ihre HR-Prozesse so abbilden, wie es Ihnen versprochen wurde?

Schritt 5: Datenmigration

Einer der wichtigsten Knackpunkte bei einem HR-Software-Wechsel ist der Umzug Ihrer Daten. Hier ist eine Absprache mit dem neuen Anbieter sehr wichtig, denn die neue HR Software gibt Ihnen vor, wie Sie Ihre Daten bestmöglich für die Migration vorbereiten sollten.

Vorbereitung der Daten im alten System

Diese Schritte unterstützen Sie, damit der Datenumzug so schnell und reibungslos wie möglich vonstatten geht:

  • Definieren Sie, welche Daten Sie in das neue System überführen wollen. Überprüfen Sie die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten.
  • Erkundigen Sie sich beim momentanen Anbieter, welche Exportformate möglich sind. Wählen Sie im Optimalfall ein Format, das sowohl ihr momentaner als auch neue Anbieter unterstützt.
  • Informieren Sie sich beim neuen Anbieter, welche Daten zusammen importiert werden, und bereiten Sie die Dateien mit den Daten entsprechend vor. Zum Beispiel werden bei Personio Mitarbeiterdaten, -dokumente und Gehaltsdaten separat ins System eingepflegt.
  • Die meisten Software-Anbieter ermöglichen einen Datenexport als CSV oder Excel. Sollte dies bei Ihrem alten Anbieter nicht der Fall sein, müssen Sie mehr Zeit einplanen, um die Daten manuell in die neue Software einzupflegen.

Migration der Daten in die neue Software

Der eigentliche Umzug Ihrer Daten hängt ganz vom Implementierungsprozess Ihres neuen Anbieters ab. Dieser Prozess entscheidet, welche Daten wie, in welcher Form und in welcher Reihenfolge eingepflegt werden.

Gute Anbieter ermöglichen es, Daten per Upload einzupflegen, und unterstützen Sie auch dabei. Denn alte Datensätze in ein neues System zu überführen, ist erstmal mit Aufwand verbunden und erfolgt deshalb Schrittweise. Bei Personio begleitet Sie deshalb ein Implementation Manager und unterstützt Sie beim gesamten Einführungsprozess.

Resilient und zukunftsfähig mit der richtigen HR Software

Unser Leitfaden zeigt Ihnen, warum Resilienz für Unternehmen wettbewerbsentscheidend ist, und stellt Ihnen vier Punkte vor, an denen Sie ansetzen können.

Schritt 6: Mitarbeiter schulen

Eine neue HR Software bedeutet nicht nur für Sie im HR eine Umstellung, sondern auch für Ihre Mitarbeiter. Nachdem die neue Software live gegangen ist, sollten Sie Ihre Mitarbeiter also zeitnah zu den wichtigsten Funktionen informieren. Eine benutzerfreundliche Oberfläche wird Ihnen viel Arbeit bei der Schulung abnehmen. Dennoch kann es nützlich sein, Lernmaterial zum Nachlesen/Nachschauen bereitzustellen. Dazu bekommen Sie von den meisten Anbietern Trainingsmaterial, das Sie intern nutzen können.

Tipp: Diesen Schritt können Sie auch als festen Agendapunkt beim Onboarding etablieren.

Wenn sich etwas an ganzen Prozessen geändert hat, sollten Sie auch dies für Ihre Mitarbeiter dokumentieren. Beispiel: Vorher haben Sie Ihr Onboarding manuell organisiert und Aufgaben bzw. Erinnerung per E-Mail verschickt. Wenn die neue Software dies nun automatisiert durchführt, bekommen beispielsweise Führungskräfte automatisch generierte E-Mails. Setzen Sie sie darüber in Kenntnis.

Schritt 7: Analyse und Optimierung

Hat die neue HR Software Ihre Erwartungen erfüllt? Ziehen Sie nach etwa drei Monaten Bilanz und stellen Sie Ihre Ziele und bisherigen Erfahrungen mit der Software gegenüber.

Fragen zur Reflektion:

  • Mit welchen Funktionen haben Sie noch Probleme?
  • Wo laufen Prozesse noch nicht so rund wie anfangs erhofft?
  • An welchen Stellen sollten Sie Ihr Grundgerüst nachjustieren?

Über solche Fragen zu reflektieren, hilft Ihnen, mehr aus der Software und Ihren HR-Prozessen herauszuholen. Manchmal sind es “einfache” Wissenslücken, die zum Fragezeichen führen – manchmal stellt man fest, dass ein Prozess nochmal geändert werden muss, damit es passt. Wenden Sie sich mit Ihren Bedenken und Wünschen auf jeden Fall an den Anbieter, denn der kann helfen, Ihre Fragezeichen bestmöglich aufzulösen.

Alle HR-Prozesse in einer Software

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