15. November 2021
“3G-Status” am Arbeitsplatz: Was HR jetzt zum Datenschutz wissen muss
In Bayern wurde im Zuge der anhaltenden Corona-Situation die 3G-Regel am Arbeitsplatz beschlossen. Doch was genau beinhaltet diese Regel? Und wie muss HR mit den 3G-Nachweisen aus Datenschutzperspektive umgehen? Was HR Manager:innen jetzt wissen müssen, hat die Anwältin für Arbeitsrecht, Sarah Klachin, in diesem Beitrag auf den Punkt gebracht.
Bayern beschließt 3G-Regel am Arbeitsplatz
Bayern hat als erstes Bundesland in Deutschland eine Regelung zur Bekämpfung der Corona-Pandemie gewählt, nach der bei zu hohen Fallzahlen auch bei der Arbeit die 3G-Regel gilt.
Was heißt das? Arbeitskräfte müssen…
geimpft,
genesen oder
getestet
sein, wenn sie an ihrem Arbeitsplatz erscheinen wollen. Basis für 3G ist die sogenannte “Krankenhausampel”. Bei Warnstufe Rot tritt in Bayern unter bestimmten Voraussetzungen die 3G-Regel am Arbeitsplatz in Kraft: Betroffen sind Mitarbeiter:innen…
in Betrieben mit mehr als zehn Angestellten inklusive des Inhabers
die während der Arbeitszeit Kontakt zu anderen Personen haben können.
Datenschutz bei der 3G-Erfassung
“Vor allem beim Thema Datenschutz haben sich in den letzten Tagen viele Fragen und große Unsicherheiten bei Arbeitgebern ergeben”, sagt Sarah Klachin von der Kanzlei Pinsent Masons. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht hat sich nun zur Verarbeitung von 3G/3G plus/2G im Beschäftigtenverhältnis geäußert.
Aktuell können sich Arbeitgeber in Bayern auf die Aussagen der Datenschutzbehörde berufen, die etwas Sicherheit im Umgang mit der Corona-Situation geben.
– Sarah Klachin, LL.M., Pinsent Masons
Die Kernaussagen
Eine Speicherung des „G-Status“ wird z.B. dann, wenn der Zugang über ein automatisiertes Zugangssystem erfolgt, gem. § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG als zulässig erachtet. Dabei darf jedoch lediglich der konkret nachgewiesene Status gespeichert, jedoch nicht das Nachweisdokument eingescannt oder kopiert werden.
Nach dem Grundsatz der Datenminimierung darf lediglich gespeichert werden, ob und welches „G“ erfüllt wurde sowie die Dauer der Gültigkeit des Nachweises.
Die Speicherdauer richtet sich nach der Erforderlichkeit. Sobald eine Überprüfung durch den Arbeitgeber nicht mehr gefordert ist, darf weder der „G-Status“ noch die Gültigkeitsdauer weiterhin aufbewahrt werden. Die jeweilige Gültigkeitsdauer ist zu überschreiben und darf nicht fortlaufend im Sinne einer Historie gespeichert werden.
Eine Speicherung in der Personalakte ist grundsätzlich wegen der eigenständigen und vorübergehenden infektionsschutzrechtlichen Zweckbestimmung von 3G/3Gplus/2G Zugangsregelungen nicht erforderlich und damit nicht zulässig.
“G-Status” richtig speichern
Der “G-Status” gehört nicht in die Personalakte – wie und wo darf er dann gespeichert werden?
Sarah Klachins Tipp:
“Es gilt der Grundsatz der Datenminimierung. Sie können zum Beispiel eine:n Mitarbeiter:in oder eine externe Person am Empfang beauftragen, den G-Status der Arbeitnehmenden zu erfassen. Diese Person sollte im Vorfeld geschult und auf wichtige rechtliche Grundsätze bei der Erfassung und Ablage der Nachweise hingewiesen werden.
Eine Möglichkeit ist die Ablage des G-Status in Papierform. Hier sollten Sie darauf achten, dass die Dokumente sicher verwahrt werden und nur diese eine Person Zugang hat.”
