Vom Aktenschrank zum digitalen Workflow

Man tritt der Personalabteilung der NürnbergMesse sicher nicht zu nah, wenn man die Personalarbeit vor der Digitalisierung mit Personio mit dem Stempel „Manuell & Analog“ versieht. Kathrin Schierl, seit 2022 im HR der NürnbergMesse tätig, bestätigt diese Sichtweise: „Bei uns war die Administration sehr papierbasiert, sehr manuell. Und dadurch natürlich auch äußerst zeit- und ressourcenintensiv. Ganz gleich, ob es um Vertragsänderungen, Dokumenterstellung, Terminabsprachen oder Unterschriftenwesen ging – all das waren immer große Herausforderungen für uns“. Ähnliche Töne schlägt Kristin Schreiner an, die als Projektleiterin seit 2018 alle Projekte mit Software- und Hardwarebezug verantwortet, wenn sie die mangelnde Digitalisierung anspricht, „die kurz vor der Pandemie schon mal ein Thema bei uns war. Damals konnten wir das aber aufgrund der komplexen analogen Prozesse leider noch nicht umsetzen.“

Die Herausforderungen an eine neue HR-Softwarelösung waren also klar. Vor der Einführung mussten die Anforderungen von HR und IT definiert werden. In einem Satz zusammengefasst lauteten diese: „Eine neue Software muss unsere HR-Prozesse nicht nur komplett abdecken, sondern diese auch digital gestalten, modulbasiert vereinfachen und dabei HR zugleich Zeit und Kosten sparen“, erläutert Kathrin. „Inhaltlich im Fokus sollte die digitale Personalakte stehen“, ergänzt Kristin.

Als mittelständisches Unternehmen musste die NürnbergMesse nicht klassisch ausschreiben, sondern konnte direkt Marktanfragen starten. Für den Auswahlprozess fand sich im Haus ein Projektteam mit Stakeholdern aus HR, IT, Betriebsrat und Belegschaft zusammen. „Wir wollten möglichst alle Perspektiven einholen. In mehreren Pitches haben sich dann diverse Anbieter,präsentiert, bevor die Entscheidung pro Personio fiel“, schildert Kristin den Prozess.

„Besonders das intuitive Design, der modulare Aufbau der Software, deren Integrationsfähigkeit und die Möglichkeit einer sukzessiven Einführung und Erweiterung waren für uns entscheidend“, so Kristin, und Kathrin fügt hinzu: „Wir wollten unbedingt einen Partner an unserer Seite, der zukunftsorientiert denkt und handelt und mit uns gemeinsam neue Optionen entwickelt. Das alles bietet Personio , fügt Kathrin hinzu. 

Ziel war es, die Implementierung in knapp vier Monaten abzuschließen. Dank des kompetenten Implementierungsmanagements von Seiten Personios, fest definierten Ansprechpartnern auf beiden Seiten, einem gemeinsam erarbeiteten Projektplan mit konkreten Time Stamps und regelmäßigen Feedbackrunden blieb man in der Zeit. Der große Block der Digitalisierung der Personalakten und des Imports nach Personio war aufgrund zahlreicher Prüfschleifen sehr zeitaufwändig. Das galt auch für die Schnittstellen zum internen Abrechnungssystem und zur Zeiterfassung „Nicht jedes Projekt läuft perfekt, das mussten auch wir feststellen. Manche Dinge dauern eben einfach länger als geplant“, resümiert Kristin aus Projektmanagementsicht, „aber lieber dauert es etwas länger, als dass wir die Terminfrist einhalten und dann permanent nachbessern müssen. Die Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen von Personio lief während des gesamten Prozesses wirklich reibungslos.“

Kathrin und Kristin war es wichtig, die 585 Mitarbeitenden nicht einfach vor vollendete Tatsachen zu stellen, sondern sie auf dem Weg hin zu einer neuen HR-Software mitzunehmen und einzubeziehen. So gab es im Intranet vor dem GoLive einen Countdown in Form eines digitalen Abreißkalenders und Anreize, sich vorab mit den Benefits des Systems zu beschäftigen.