RAU GmbH

Modernes HR-Management auf der Schwäbischen Alb: Die Rau GmbH digitalisiert mit Personio

Industrie: Fertigung und Produktion

Über das Unternehmen: Das Familienunternehmen Rau GmbH versteht sich als innovativ, qualitätsbewusst und partnerschaftlich. Seit der Gründung im Jahr 1946 entwickelt, produziert und vertreibt Rau u.a. Werkbänke, Arbeitstische und Werkzeugwagen.

Dina Endress

HR Managerin

Lotta Dürr

Duale Studentin

Tradition trifft frischen Unternehmergeist

Die RAU GmbH ist ein Paradebeispiel für den deutschen Mittelstand im besten Sinne: seit mehr als 75 Jahren auf der Schwäbischen Alb verwurzelt, mit Werten wie Ehrlichkeit, Fairness und Menschlichkeit fest verankert und doch gleichzeitig mit einem frischen Unternehmergeist gesegnet, der wiederum eine gesunde Unternehmenskultur fördert. Mit 120 Mitarbeitenden steht das Familienunternehmen für höchste Fertigungsqualität – und im Mai 2025 sind alle Positionen besetzt. Ein Wunder?

„Für uns nicht, denn wir begegnen dem Fachkräftemangel erfolgreich“, berichtet HR-Managerin Dina Endress, seit 2014 im Unternehmen. „Wir bilden aus und wir bilden weiter. Bei uns arbeiten etwa in der Montage viele Quereinsteiger – vom Metzger über den Bäcker bis zum Koch. Wir investieren gerne Zeit und geben Menschen eine Chance.“

HR-Arbeit 1.0: Zettel, Excel und E-Mail

Bis zum Jahr 2019 lief das Recruiting der RAU GmbH ganz klassisch ab: Bewerbungen gingen per Brief, E-Mail oder telefonisch ein und wurden dann in Excel erfasst. Bei bis zu 50 Bewerbungen auf eine Stelle war der Prozess fehleranfällig, ineffizient und intransparent. Auch weil die internen Stakeholder nicht auf dem gleichen Stand waren. „Es kam vor, dass ich mit einer Papierbewerbung zum Fertigungsleiter in die Montageabteilung gehen musste, um mir dort direkt das Feedback einzuholen. Weiterhin mussten wir sicherstellen, dass E-Mails mit personenbezogenen Daten in jedem einzelnen Account aus Datenschutzgründen wieder gelöscht wurden“, erinnert sich Dina an die Zeiten vor Personio, in denen noch im Jahr 2018 die Aktenordner und Hängeregister in einem sicher verschlossenen Schrank lagerten.

Digitalisierung der HR – eine Investition in die Zukunft

Noch vor der Pandemie fasste die Geschäftsführung den Entschluss, die HR-Arbeit zu digitalisieren. Das HR-Tool sollte effizientes Recruiting garantieren und eine zentrale digitale Datenquelle liefern. „Besonders wichtig war uns eine einfache Handhabung und Bedienung der Software, ein modernes und intuitives Design, dass wir Ziele mit wenigen Klicks erreichen. Und natürlich ein rechte- und rollenbasierter Zugriff für alle Stakeholder. Verständlich auch für die weniger digital Affinen unter uns“, so Dina. Nach einer Marktanalyse und Gesprächen mit Partnern standen drei Tools zur Auswahl. Am Ende überzeugte Personio mit seinem „vielfältigen Angebot, dem intuitiven Design und der einfachen Bedienung.“

“Personio ist eine All-in-One-Lösung, mit der wir alle unsere Prozesse effizient ausgestalten können.”

Nahtlos integrierte Prozesse

Seit der Implementierung von Personio im Jahr 2019 nutzt ein Großteil der Mitarbeitenden die Software aktiv. Sie haben Einblick in ihre Personalakte und können personenbezogene Daten selbst ändern – zur Entlastung des HR-Teams, das die Anpassungen nur noch freigibt. Führungskräfte steuern den gesamten Recruiting-Prozess direkt in der Software.

„Als die Implementierung geschafft war, war da wirklich ein großes Glücksgefühl - und uns war klar: Wir wollen nie wieder zurück.“ – Dina Endress

Duale Studentin Lotta Dürr unterstreicht den Wert automatisierter Workflows bei repetitiven Prozessen am Beispiel des On- und Offboarding: „Das läuft nun seit einem Jahr zu einhundert Prozent über die Software. Wo früher eine handschriftliche Checkliste im Umlauf war, erinnert Personio heute automatisch alle Beteiligten an ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Und wir sparen uns jede Menge Zeit, die wir für strategische Aufgaben besser einsetzen können.“

Erfolge: Tempo, Transparenz und strategischer Fokus

Mit Personio hat die dreiköpfige HR-Abteilung das Tempo bei administrativen Prozessen um mehr als 50 Prozent gesteigert, wie Dina und Lotta berichten. „Ich nutze meine gewonnene Arbeitszeit primär für intensive und detaillierte Feedback- und Jahresgespräche. Im nächsten Schritt denken wir über eine Mitarbeitendenbefragung nach. Wir haben nun auch Zeit für strategische Projekte wie den Aufbau einer E-Learning-Plattform. In naher Zukunft möchten wir außerdem das Personio-Modul Performance und Entwicklung hinzufügen“, fasst Dina zusammen.

„Dazu kommt, dass wir auch mehr Ressourcen in die Führungskräfteentwicklung stecken können und die Weiterbildung stärker in den Fokus rücken“, ergänzt Lotta. Die Time to Hire ist dank Personio um erstaunliche 70 % gesteigert worden. „So haben wir gerade eine wichtige Position in der Buchhaltung in exakt 30 Tagen neu besetzt – von der Ausschreibung bis zur Unterschrift.“

Blick nach vorn: HR als strategischer Partner

Lotta und Dina sehen den Einsatz einer HR-Software wie Personio als Schlüssel, die RAU GmbH zukunftsfest und als attraktiver Arbeitgeber aufzustellen. „Personio gibt uns im täglichen Doing enorm viel Sicherheit. Du vergisst einfach keine Aufgabe mehr. Wir können unsere Unternehmenskultur nun viel besser vermitteln und sind auch in der Kommunikation enorm transparent und offen, jeder sieht, was der andere macht.“

Die Einführung von Personio hat nicht nur Prozesse beschleunigt und automatisiert, sondern der HR-Arbeit in der RAU GmbH eine völlig neue, strategische Relevanz verliehen. Eine Relevanz, die herRAUsragend ist.

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