Was Sie vor der Einführung von Personalsoftware beachten sollten

implementierung software

Waren Sie schon mal auf Diät? Andersrum: Waren Sie (etwa) noch nie auf Diät? Wenn Sie, wie jede/r zweite Deutsche, schon mal eine Diät begonnen haben, wie sind Sie an die Sache herangegangen? Haben Sie beschlossen, nur noch ausgewählte Lebensmittel zu kaufen? Wollten Sie erst einmal ein paar Ratgeber dazu lesen? War Ihr Ziel, nach dem ersten Tag ein halbes Kilo weniger zu haben, oder eines Tages gar mehrere?

Wenn man sich die Werbeslogans rund um das Thema ansieht, dann besteht Ihr Vorsatz wohl nicht darin, eine Diät zu beginnen. Nein, Ihre Absicht ist oder war es, innerhalb einer überschaubaren Zeit soundsoviel Kilogramm weniger zu wiegen: „3-Tage-3-Kilo Schlank-Kur“ oder „5 Kilo weniger in 10 Tagen“.

Nicht nur die Diätindustrie wirbt mit solchen Zahlenversprechen, auch im Finanzsektor sind derlei Angebote gängig. Sie locken mit Summe X, die im Zeitraum Y auf Ihr Konto wandert. Investoren fordern X Euro nach Y Monaten zurück. Hausbauer ebenso, und die Reihe ließe sich fortsetzen.

„Time to Value“ vs. „Time to Go Live“

Wieso soll es bei der Einführung von Personalsoftware (Wegweiser zur passenden HR Software herunterladen) anders sein? In den meisten Fällen wird der Erfolg der Implementierung danach bemessen, wann das System “live” ist, wenn alle Beratungs(dienst-)leistungen abgeschlossen sind, kurzum: wenn der Kunde damit arbeitet.

Ketzerische Frage: Schön und gut, aber was bringt das?

Das wäre nämlich so, als würden Sie behaupten, um abzunehmen genügte es, innerhalb einer bestimmten Zeit ein Buch zum Thema gelesen zu haben. Ausgenommen, Sie knabbern beim Lesen eine Packung Kekse. Nein, im Ernst. Es bringt wenig, wenn der Erfolg in der Aktivierung eines Systems besteht, ohne dass erwartete Rendite oder finanzieller Nutzen vorab definiert werden. Ebenso wenig bringt es etwas, eine Diät zu starten, ohne einen langfristigen Plan zu haben.

Wie ist also der Weg von „time to go live“ zu „time to value“?

Implementieren Sie eine „Time to Value“ Strategie in 3 Schritte

1. Ziel festlegen

Zuallererst muss klar sein, worin die Wertschöpfung liegen soll. Was soll die Personalsoftware bringen? Möglicher Nutzen könnte sein:

  • Zeitersparnis durch die Nutzung der Software
  • Qualitätssteigerung (von Prozessen, Mitarbeiterzufriedenheit, Performance etc.)
  • Messbarkeit von HR-Zielen (die an die Unternehmensziele andocken)
  • Kostenreduktion (in Ergänzung zur Zeitersparnis, etwa durch Konsolidierung von Tools, Integration von Anwendungen, automatisierte Transaktionen etc.)
  • Mehr Transparenz und einfacher Zugriff auf Daten (und damit verbundene Daten gestützte Entscheidungen)

2. Kennzahlen definieren

Als nächstes geht es darum, hinter die Ziele bzw. den erwarteten Nutzen konkrete Metriken, also Kennzahlen, zu setzen. Und: Wer die Kennzahlen liefern kann bzw. soll. Zielwerte aus vergangenen Zeiten helfen dabei, ebenso wie ein Blick auf Branchentrends. Ein geschultes Auge sollte dann Zeitfenster dafür festlegen, sodass sich herauskristallisiert, was kurz-, mittel- und langfristig zu erwarten ist.

3. Meilensteine setzen

Definieren Sie Meilensteine. Die stellen sicher, dass Sie bzw. Kollegen auf der Spur bleiben, und, wenn nötig, Anpassungen erfolgen – etwa, wenn ein Ziel in die Ferne rückt. Beispiel für einen Meilenstein könnte sein, bis zum Tag X den Papierverbrauch um 50 % zu reduzieren. Wenn Sie feststellen, dass Sie zu langsam vorankommen, fragen Sie sich, wie Sie gegensteuern können: Manchmal sind Anpassungen im Prozess nötig, manchmal liegt es nur an mangelnder interner Kommunikation.

Unternehmen, die doppelt so schnell wie der Wettbewerb sind, machen dreimal mehr Gewinn.

Legen Sie Kriterien fest für die Zeit vor und nach dem Launch der Software (Kommunikationsmaßnahmen, Tages-, Wochen-, Monatsmetriken etc.). Ein Projektverantwortlicher sollte die Entwicklung überblicken und an die Geschäftsführung berichten.

Wenn Sie als HR-Manager in diese Rolle schlüpfen, wird das Ihr Verhältnis zum Vorgesetzten verbessern, denn er hat großes Interesse an der Innovation seiner Organisation. Sie könnten Treiber einer solchen positiven Entwicklung sein und Ihre Position als Business Partner stärken.

Geschwindigkeit schafft Wettbewerbsvorteil

Die Verlagerung des Fokus weg von „Time to Go Live“ hin zu „Time to Value“ kann erhebliche Auswirkungen haben. So kommt George Stalk von der Boston Consulting Group in seinem Buch “Competing Against Time: How Time-Based Competition Is Reshaping Global Markets” zu dem Ergebnis, dass Unternehmen, die doppelt so schnell wie der Wettbewerb sind, dreimal mehr Gewinn machen.

Wenn es also einen Weg gibt, der erlaubt, dreimal so viel Gewicht zu verlieren, wenn man nur zweimal so schnell eine Diät macht … Ende des Gedankenexperiments. Denken Sie lieber darüber nach, was Sie machen würden, wenn Sie auf einmal die Bedingungen in Ihrem Job-Alltag vorfinden, die Sie sich immer gewünscht haben: eine schlanke und leistungsfähige Basis.

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