Wann es Sinn macht, einen Headhunter einzusetzen

Frau und Mann geben sich die Hand

Wenn Fach- und Führungspositionen in umkämpften Branchen zu besetzen sind, schlägt die Stunde von Headhuntern. Wann lohnt es sich, einen externen Personalberater zu beauftragen? Wie finden Sie den passenden Dienstleister? Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick und lässt einen Headhunter selbst zu Wort kommen.

Über 1.000 aktive Online-Stellenbörsen gibt es in Deutschland, von Generalisten wie Monster oder Stepstone bis hin zu Spezialportalen. Dazu kommen soziale Netzwerke mit Millionen von Nutzern. Kanäle für Recruiter gibt es also mehr als ausreichend.

Externe Personalberatungen sind gefragt wie nie

Trotzdem sind Headhunter kein Auslaufmodell. In jedem der vergangenen Jahre stieg die Zahl der Stellen, die durch einen externen Personalberater besetzt wurden, an. Zwischen 2.000 und 3.000 Personalberatungen haben 2015 an die 60.000 Mitarbeiter rekrutiert, wie der Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU) errechnet hat. Mittlerweile dürften es deutlich mehr sein. Neben einigen großen Personalberatungen machen einzelne Headhunter oder kleine Beratungshäuser den Hauptteil des Marktes aus.

Zwei zentrale Herausforderungen gibt es derzeit auf dem Arbeitsmarkt:

  1. Immer mehr Unternehmen kämpfen um dieselben hochqualifizierten Fach- und Führungskräfte. Grund sind die boomende Wirtschaft, die zunehmend höheren Anforderungen an Jobs in Deutschland und der demographische Wandel.
  2. Die begehrten Fachkräfte sind “immun” gegen klassische Recruiting-Maßnahmen. Nur wenige hochqualifizierte Arbeitnehmer sind aktiv auf Jobsuche; sie lesen keine Stellenanzeigen.

Wie arbeitet ein Headhunter?

Eine Personalvermittlung unterhält normalerweise eine Datenbank an Bewerbern und wählt daraus passende Kandidaten für eine neue Position aus. Ein Headhunter dagegen sucht individuell für jede Position nach geeigneten Kandidaten – jedes Mal neu.

Er arbeitet mit dem Mandanten ein Profil aus, wie der ideale neue Mitarbeiter aussehen soll. Auf Basis des Profils sucht der Headhunter nach Kandidaten: Per Stellenanzeige, per Direktansprache, oder was immer erforderlich ist.

Er führt Gespräche mit Bewerbern und erstellt eine Auswahl (“Shortlist”) aus den besten Kandidaten für den Auftraggeber. Nach meist mehreren Gesprächsrunden entscheidet sich der Mandant – hoffentlich – für den Kandidaten seiner Wahl. Oftmals stehen Headhunter Arbeitgeber und neuem Mitarbeiter während der Probezeit weiterhin beratend zur Seite.

Wann beauftragen?

Wie entscheiden Sie, ob Sie eine Position selbst besetzen oder einen externen Headhunter beauftragen? Machen Sie sich Gedanken zu diesen Punkten:

  • Sie suchen in einem Bereich, in dem hoher Wettbewerb um Fachkräfte herrscht und geeignete Kandidaten Mangelware sind.
  • Sie möchten potenzielle Kandidaten, die bei Ihren Wettbewerbern beschäftigt sind, nicht selbst ansprechen.
  • Sie wollen die Besetzung einer Position diskret behandeln, nicht öffentlich machen. Das kann empfehlenswert sein, um Wettbewerbern keinen Hinweis auf Ihre Strategie zu liefern oder Gerüchte über Kündigungen Ihrer aktuellen Mitarbeitern zu verhindern.
  • Ihrer Personalabteilung fehlen Ressourcen, Zeit und eventuell Know how, um schwierige Positionen neu zu besetzen.
  • Sie möchten Kandidaten für hohe Führungspositionen eine professionelle Betreuung bieten, um sie von Ihrem Unternehmen zu überzeugen.
  • Sie möchten gezielt neue Wege gehen und Kandidaten über neue Kanäle oder in anderen Branchen finden, mit denen Sie sich bisher noch nicht auseinandergesetzt haben.
  • Die Besetzung einer Position ist mehrfach gescheitert und Sie brauchen dringend einen Erfolg im Recruiting.

Überlegen Sie sich frühzeitig, sobald ein Personalbedarf feststeht, ob ein Externer mit der Suche beauftragt werden soll. Wird der Headhunter erst spät als “Feuerwehrmann” eingesetzt, verspricht das für beide Seiten wenig Erfolg.

Wie den passenden Headhunter auswählen?

Auch wenn die Bezeichnung “Headhunter” eher an Wild-West-Methoden als an seriöse Personalberater erinnert, ist es gar nicht so schwer, einen Headhunter seines Vertrauens zu finden. Sie sollten sich jedoch Zeit nehmen und auf folgende Kriterien achten.

Branchenexpertise und Netzwerk

Die Größe der Personalberatung oder die regionale Nähe sollten nicht ausschlaggebend sein – diese Faktoren entscheiden kaum darüber, wie gut und schnell eine Position besetzt werden kann. Wichtigstes Kriterium bei der Auswahl ist mit Sicherheit die Erfahrung und Expertise, die der Headhunter in Ihrer Branche beziehungsweise in dem Markt hat, in dem er Kandidaten finden soll. Achten Sie auf Folgendes:

  • Wie lange ist der Headhunter schon in dieser speziellen Branche tätig?
  • Hat er zuvor selbst in diesem Bereich gearbeitet?
  • Wird die Expertise und das Netzwerk des Headhunters durch die Liste der bisherigen Kunden und Projekte gestützt?
  • Spricht er die “Sprache” der Branche und kennt er sich mit der Marktsituation und den speziellen Trends aus?

Ob sich ein Headhunter in Ihrer Branche gut auskennt und vernetzt ist, können Sie in einem Gespräch relativ gut feststellen. Achten Sie darauf, ob der Headhunter Ihre Unternehmenskultur versteht und sie repräsentieren kann – also ob es auch menschlich passt.

Erfahrung des Headhunter

Der Wettbewerb unter den Personalberatern ist hoch, viele kommen und gehen schnell wieder. Bei einem Anbieter, der sich seit Jahren erfolgreich halten und eine Historie mit namhaften Kunden vorweisen kann, können Sie daher in der Regel von einem hohen Qualitätsniveau ausgehen.

Transparenz bei Kosten und Vorgehensweise

Lassen Sie sich erklären, wie der Personalberater vorgeht. Seriöse Headhunter suchen Kandidaten gezielt für jede Position, anstatt einfach ihren Kandidaten-Pool und ihr Netzwerk nach Wechselwilligen zu durchsuchen. Auch beim Thema Kosten sollte Offenheit herrschen. In der Regel wird das Honorar abhängig vom Jahresgehalt der betreffenden Position berechnet. Gute Headhunter übernehmen die Garantie dafür, dass ein Kandidat die Probezeit erfolgreich besteht und besetzen im Falle einer Kündigung die Stelle honorarfrei nach.

Apropos Kosten: Dass ein Headhunter immer teurer ist als die eigenen Recruiter, ist ein Mythos. Eine vergleichende Darstellung finden Sie hier.

Nachgefragt bei einem Headhunter

Sascha Frank

Aus welchen Beweggründen beauftragen Unternehmen externe Personalberater? Worauf sollten sie achten, wie hoch sind die Kosten? Können Recruiter etwas von Headhuntern lernen? Dazu sprechen wir mit Sascha Frank. Er ist seit über zehn Jahren Headhunter und Geschäftsführer der Stuttgarter Personalberatung espiridon, die auf IT- und digitale Positionen spezialisiert ist.

P. Herr Frank, wann sollten Personaler einen Headhunter beauftragen?

SF. Wir werden vor allem dann gerufen, wenn unseren Mandanten Zugang zu den Kandidaten fehlt oder Know-how im Markt und Umfeld der potenziellen Kandidaten. Gerade im Technologiesektor entstehen laufend neue Aufgabenfelder, mit denen Unternehmen noch keine eigenen Erfahrungen sammeln konnten.

Personalabteilungen müssen sich um vieles kümmern und können verständlicherweise nicht in jedem Bereich Experte sein. Ein spezialisierter Headhunter kennt die Branche wie seine Hosentasche. Er weiß, wie die Kandidaten ticken, was sie suchen, was sie verdienen wollen, wo und wie man sie ansprechen muss.

P. Neben Erfahrung und Expertise, nach welchen Kriterien sollte man einen Headhunter auswählen?

SF. Ein guter Headhunter spricht die Sprache der Branche und Kandidaten. Er kann fachsimpeln, hochkarätigen Kandidaten auf Augenhöhe begegnen und sie für eine Position begeistern.

Ein guter Headhunter kann Kandidaten für eine Position begeistern.

Ein Headhunter muss Leidenschaft für jede Aufgabe und Position entwickeln und nicht nur “Personal vermitteln”. Letztendlich muss die Chemie stimmen, denn ohne Vertrauen zwischen Arbeitgeber, Berater und Kandidaten funktioniert es nicht.

P. Was darf ein Headhunter kosten?

SF. Das hängt von der Erfahrung ab. Bei Fach- und Führungspositionen sind Honorare in Höhe von 25 bis 35 Prozent des ersten Jahreszielgehalts üblich. Bei Executive Positionen [Positionen im Management, Anm. d. Red.] vereinbaren wir z. B. auch Festpreise.

Bei Fach- und Führungspositionen sind Honorare in Höhe von 25-35 % des ersten Jahreszielgehalts üblich.

P. Das ist teuer.

SF. Erfolgreiches Recruiting ist nie billig, aus gutem Grund. Sehen Sie die Kosten in Relation zum Nutzen, zum erreichten Ergebnis. Top-Mitarbeiter erledigen nicht nur ihre Arbeit. Sie erhöhen die Attraktivität eines Arbeitgebers, ziehen weitere Talente an und helfen Unternehmen wachsen. Durch ihre Leistung erhöhen sie mittel- bis langfristig den Unternehmenswert. So gesehen sind die Kosten für einen Headhunter schnell wieder hereingeholt.

P. Was können interne Recruiter von Headhuntern lernen?

SF. Obwohl beide im Prinzip das gleiche tun, sind die Rahmenbedingungen doch sehr verschiedenen. Deshalb möchte ich da keine Vergleiche ziehen. Zwei Tipps gebe ich jedoch gerne:

  1. Gehen Sie dorthin, wo Ihre Kandidaten sind, in die Fachabteilung oder auf Events zum Beispiel. Verschaffen Sie sich einen eigenen Einblick in den Markt, die Bedingungen, die geforderten Skills, die Lebenswelt der Kandidaten.
  2. Entwickeln Sie eine realistische, ungetrübte Einschätzung der Attraktivität Ihres Unternehmens als Arbeitgeber, des Standorts und der Position. Nur so finden Sie die passende Ansprache für Kandidaten und finden heraus, womit Sie sie locken können.

P. Herr Frank, vielen Dank für das Gespräch.