Vorstellung neuer Mitarbeiter: Worauf es beim Begrüßungsschreiben ankommt und was drin sein muss

Kollegen begrüßen sich

“Hallo Team, darf ich vorstellen?” – Eine simple Frage mit großer Wirkung. Denn wer seine neuen Mitarbeiter offiziell bei der ganzen Belegschaft vorstellt, profitiert doppelt: Zum einen erzeugt ein Begrüßungsschreiben für neue Kollegen bereits am ersten Tag ein Gefühl von Wertschätzung. Zum anderen erfahren bestehende Mitarbeiter, wer neu ins Team kommt. Das beschleunigt das Kennenlernen und die soziale Integration.

In diesem Artikel erfahren Sie, worauf es beim Begrüßungsschreiben ankommt und welche Bausteine es beinhalten sollte. Zusätzlich geben wir Ihnen drei Vorlagen, die Sie zur Begrüßung neuer Mitarbeiter verwenden können.

Wertschätzung beginnt bereits mit der Begrüßung

Neuer Arbeitsplatz, neue Aufgaben und neue Kollegen: Der erste Arbeitstag ist mit einigen Umstellungen verbunden. Umso wichtiger ist es für Personaler, neue Kollegen in dieser Phase des Onboardings direkt ins Team zu integrieren und ihnen das Gefühl zu vermitteln, dass sie dazugehören. Drei Gründe, die für ein Begrüßungsschreiben sprechen:

Mitarbeiter starten zufriedener und motivierter

Ein herzlicher Empfang beeinflusst den weiteren Verlauf des Onboardings. Sie signalisieren dem Neuankömmling damit, dass Sie in Ihrem Unternehmen respektvoll, interessiert und wertschätzend miteinander umgehen. Dies steigert direkt zu Beginn die Mitarbeitermotivation.

Die soziale Integration wird beschleunigt

Von neuen Kollegen akzeptiert zu werden, gehört zu den wichtigsten Faktoren beim Onboarding. Eine schnellere Einbindung ins Team hilft neuen Kollegen, ein internes Netzwerk aufzubauen und sich zu seinen Kollegen verbunden zu fühlen. Wer sich schneller aufgehoben fühlt, ist schneller produktiv. Er traut sich eher, Fragen zu stellen, und ist früher leistungsbereit.

Sie verbessern das Image Ihres Unternehmens

Wer bereits bei der Begrüßung eine Punktlandung hinlegt, sichert sich einen entscheidenden Vorteil: Sie steigern Ihre Gunst beim Mitarbeiter – das zahlt auf Ihren Ruf als Arbeitgeber ein. Im besten Falle teilt der neue Mitarbeiter dies in seinem Bekanntenkreis oder auf Bewertungsportalen wie Kununu oder Glassdoor teilt.

Bekanntmachung neuer Mitarbeiter: wann persönlich und wann schriftlich?

Die Begrüßung und Vorstellung neuer Mitarbeiter kann unterschiedlich ausfallen. Hier ist die Devise: Je näher die Zusammenarbeit mit den Kollegen ist, desto persönlicher sollte auch die Vorstellung sein.

An erster Stelle steht die Begrüßung im eigenen Team, die immer persönlich und am umfangreichsten stattfinden sollte. Mit ihnen arbeitet der neue Mitarbeiter am engsten zusammen, weshalb diese Bindung von Anfang an gestärkt werden sollte. Gleichermaßen verhält es sich mit Kollegen aus anderen Abteilungen, mit denen der neue Kollege viel zu tun haben wird.

Eine persönliche Vorstellung eignet sich zu einem gewissen Maß auch für das Kollektiv. Dazu zählt ein Rundgang in der Firma, bei dem Sie alle neuen Kollegen durch die Büroräumlichkeiten führen und kurz den Teams vorstellen. Wenn Sie wöchentliche Firmenmeetings haben, kann sich auch hier eine Vorstellung der neuen Mitarbeiter lohnen. So schaffen Sie erste Berührungspunkte zwischen neuen und bestehenden Kollegen.

Aber nicht alle Mitarbeiter sind bei Firmenmeetings anwesend oder befinden sich bei Rundgängen im Büro. Meistens verläuft die persönliche Vorstellung neuer Mitarbeiter zu schnell und man kann sich die vielen Gesichter nicht sofort merken. Hier kann ein Organigramm oder ein Begrüßungsschreiben Abhilfe schaffen:

  1. Mit einem Organigramm können Sie Ihre Personalstruktur über ein Schaubild darstellen und jedem Mitarbeiter zur Verfügung stellen. So können sie Neuzugänge jederzeit nachsehen. Das Organigramm können Sie in PowerPoint oder über Ihre HR Software erstellen, sofern Sie eine nutzen.
  2. Eine andere Alternative ist das Begrüßungsschreiben. Damit alle Mitarbeiter von den Neuzugängen erfahren, wird es per E-Mail an das ganze Team verschickt. Gleichzeitig stellen Sie neue Mitarbeiter mit ihren wichtigsten Eckdaten vor und heißen sie willkommen.

Aus welchen Bausteinen sollte ein Begrüßungsschreiben bestehen?

Beim Begrüßungsschreiben erwartet niemand einen Roman – im Gegenteil: Der Text sollte kurz und persönlich sein sowie alle Informationen auf einen Blick bereitstellen. Wichtige Eckdaten in Stichpunktform sind völlig ausreichend, um neue Kollegen willkommen zu heißen. Dies sind die wichtigsten Bausteine inkl. ausformulierter Vorlagen:

Anrede: Ein Begrüßungsschreiben können Sie sowohl an neue Mitarbeiter als auch an das ganze Team adressieren. Hier kommt es darauf an, was Sie bevorzugen: eine Vorstellung neuer Mitarbeiter bei Kollegen oder ein Begrüßungsschreiben, das neue Mitarbeiter direkt anspricht. Denn egal, welche Variante Sie wählen – die E-Mail verschicken Sie in beiden Fällen entweder an das ganze Team oder ausgewählte Abteilungen und nicht nur an den jeweiligen Adressaten.

Foto: Mit einem Foto liefern Sie ein Gesicht zu den Mitarbeiterinformationen. So können sich bestehende Kollegen neue Mitarbeiter leichter einprägen.

Name, Funktion und Abteilung: Diese Basisdaten werden Ihren Mitarbeitern helfen, neue Kollegen im Unternehmen einzuordnen.

Vorherige Stationen: Wo hat der neue Mitarbeiter bereits gearbeitet? In welchen Positionen? Teile ich evtl. sogar Ex-Kollegen mit ihm? Diese Infos geben Ihren Mitarbeitern einen beruflichen Kontext zu neuen Kollegen.

Persönliches: Integrieren Sie persönliche Aspekte wie Herkunft, Hobbies und Lieblingsurlaubsorte. Dadurch lernen Mitarbeiter neue Kollegen auch auf privater Ebene kennen und können leichter mit ihnen ins Gespräch kommen.
Woher bekommen Sie diese Informationen? HR Software kann hier helfen. Sie können die Fragen als Aufgabe beim Onboarding stellen und direkt ins Begrüßungsschreiben integrieren.

Kontaktdaten: Vervollständigen Sie das Begrüßungsschreiben, indem Sie die Kontaktdaten des neuen Kollegen integrieren. So erhalten bestehende Mitarbeiter alle Eckdaten gesammelt in einer E-Mail.

Absender: Als Absender der E-Mail eignet sich der CEO des Unternehmens, auch wenn der Prozess über Sie als HR Manager läuft. Es zeigt dem neuen Mitarbeiter, dass die Wertschätzung nicht nur aus dem Team und der HR-Abteilung kommt, sondern auch oberster Riege. Weiterer Pluspunkt: Eine E-Mail vom CEO lesen auch mehr Personen.

Vorlage 1: die persönliche Variante

Liebes Team,
heute startet unser neuer Kollege, Max Mustermann, als Account Executive im Sales-Team.

[Foto]

Ein paar Fakten über Max:
Woher kommst du ursprünglich?
Berlin

Was machst du gerne in deiner Freizeit?
Wandern und Musik hören

Welche Musik hörst du am liebsten?
Querbeet und das Radio rauf und runter

Wir freuen uns, dass du da bist, Max, und wünschen dir einen schönen Start!
Moritz und das Beispielfirma-Team

Vorlage 2: die formellere Variante

Liebes Team,
heute startet unser neuer Kollege, Max Mustermann, als Account Executive im Sales-Team.

[Foto]

Max bringt langjährige Erfahrung im Vertrieb mit und wird uns dabei unterstützen, unsere Unternehmensziele mit großen Schritten zu erreichen.
Wir freuen uns, ihn für unser Team gewonnen zu haben und wünschen ihm einen schönen Start.

Herzlich willkommen, Max!
Moritz und das Beispielfirma-Team

Vorlage 3: die direkte Anrede

Lieber Max,

herzlich willkommen bei der Beispielfirma GmbH! Wir freuen uns sehr, dass du ab heute zu unserem Sales-Team gehörst.
Zu deinem Start bei uns wünschen wir dir alles Gute und freuen uns auf die gemeinsame Zusammenarbeit.

Liebe Grüße
Moritz und das Beispielfirma-Team

Vorlagen zur Begrüßung neuer Mitarbeiter sind gut

Automatisierte Prozesse sind besser

Auch mit Vorlagen können Begrüßungsschreiben zu einer zeitraubenden Angelegenheit werden. Sie manuell anzupassen und zu verschicken kostet Stunden. Doch der Aufwand lässt sich mit einer HR Software reduzieren, da sämtliche Prozesse automatisiert stattfinden.

Bei Personio versenden wir Begrüßungsschreiben als festen Teil des Onboardings. Jeder neue Mitarbeiter bekommt die Aufgabe, ein Foto von sich in unserem Tool hochzuladen. Zudem legt unsere Personalabteilung fünf Fragen fest, die neue Kollegen über sich beantworten sollen. Sobald beides erledigt ist, wird automatisch eine E-Mail im Namen unseren CEOs an das ganze Team versendet.

Optimieren Sie Ihr Onboarding mit unserer Checkliste

Mit einem Begrüßungsschreiben für neue Mitarbeiter haben Sie bereits den passenden Ton für ein gelungenes Onboarding gesetzt. Spiegelt sich das auch in Ihren gesamten Onboarding-Prozess wider? Laden Sie unsere Onboarding-Checkliste herunter und lassen Sie keinen wichtigen Schritt bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter mehr aus.

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