18. Juli 2018 in Recruiting

Für jede Abteilung den richtigen Kandidaten finden. Vorlage für Anforderungsprofile

Vorlage Anforderungsprofil Personio

Viele Unternehmen setzen beim Erstkontakt mit Bewerbern auf ein Gespräch via Telefon oder Videotelefonie (z. B. Skype). Denn der Aufwand ist gering, dennoch kann sich der Personaler einen ersten groben Überblick über den Kandidaten einholen. Eine gute Vorbereitung ist wichtig. Daher erhalten Sie hier eine Vorlage für die Erstellung von Anforderungsprofilen, damit Sie im ersten Gespräch die passenden Fragen stellen.

Erstinterview per Telefon und Webcam

Der Interview-Prozess ist in jedem Unternehmen individuell. Zum Beispiel gibt es bei Personio bis zu fünf verschiedene (Fach)-Interviews mit wechselnden Interview-Partnern. Das erste Gespräch findet dabei immer telefonisch oder per Video statt.

Die Vorteile eines Telefonats: Der HR Manager spart sich Zeit, die er in wichtige Projekte investieren kann. Zusätzlich ist der organisatorische Aufwand geringer und die Bewerbungskosten niedriger als bei einem persönlichen Erstgespräch vor Ort. Der Bewerber wiederum muss keinen (womöglich langen) Anfahrtsweg auf sich nehmen und fühlt sich in seinem vertrauten Umfeld wohler.

Hier Vorlage für Anforderungsprofil herunterladen.

Welche Fragen für welche Rolle?

HR sollte ein Bild darüber haben, welche Mitarbeiter in den unterschiedlichen Fachabteilungen gesucht werden, sowohl kurz- als auch langfristig. Wer eine strategische Personalplanung verfolgt, hat den Überblick und kann sein Recruiting effizient steuern. Was Sie auf jeden Fall benötigen: Input von Fachkollegen. Denn mit denen soll der Kandidat ja künftig zusammenarbeiten.

Die Herausforderung in Erstgesprächen ist es, eine gute Mischung aus persönlichen und fachbezogenen Fragen zu stellen. HR Manager werden oft für ihre Auswahl an Fragen von der Fachabteilung kritisiert. Zu unkonkret, zu wenig auf die Rolle bezogen lauten Kritikpunkte. Tatsächlich ist es nicht so einfach. Denn beim Ersttelefonat sollten fachliche Kompetenzen nur grob abgefragt werden. Um fachliche Tiefe geht es in der zweiten Runde.

Wie der Fachbereich Sie unterstützen soll

Hinzu kommt: Nicht immer haben die Abteilungsleiter einen Anforderungskatalog in der Tasche. Und selbst wenn: Das Geschäft ändert sich laufend und damit die gesuchten Profile. Daher macht es Sinn, dass Sie als Personalverantwortlicher die Fachkraft immer wieder dazu auffordern, Profile neu zu schärfen.

In der Praxis heißt das: Sie benötigen Informationen darüber, was die Fachabteilung sucht. Auf Basis dessen erstellen Sie ein Anforderungsprofil und können konkrete Fragen ableiten. Das hilft Ihnen, gut begründet zu- oder abzusagen. Der Fachkraft hilft es ebenso. Denn nichts ist ärgerlicher, als in Folgegespräche mit Kandidaten zu gehen, die sich als unpassend erweisen. Am Ende wird die Verantwortung dafür immer bei HR liegen.

Wenn Sie kurzfristig Bewerbungsgespräche führen sollen

In einigen Personalabteilungen ist jeder HR Manager für eine andere Berufsgruppe zuständig. Einer für die technischen Berufe, der zweite für Marketing / Sales etc. Was, wenn der Zuständige krank ist und Sie das Interview übernehmen müssen? Wissen Sie, welche Fragen Ihr Kollege dem Bewerber im Telefongespräch stellt? Im schlechtesten Fall müssen Sie ad hoc einspringen ohne vorbereitet zu sein. Dabei riskieren Sie es, Talente nicht zu erkennen, weil Sie die falschen Fragen haben. Beim Bewerber hinterlassen Sie zusätzlich einen unprofessionellen Eindruck, was negativ auf Ihre Marke abstrahlen kann und zu einer schlechten Candidate Experience führt.

Solche Situationen können Sie meistern, wenn Sie eine Vorlage zu den Rollenanforderungen haben.

Fazit

Das Telefoninterview ersetzt das persönliche Vorstellungsgespräch nicht. Vielmehr geht es darum, einen ersten Eindruck über den Bewerber zu gewinnen und eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Da Sie dem Bewerber nicht persönlich gegenübersitzen, ihn (außer im Video) folglich nicht auf Basis seiner Mimik und Gestik einschätzen können, ist es im Telefongespräch besonders wichtig, standardisiert vorzugehen. So ist sichergestellt, dass die Bewertung nicht von den persönlichen Präferenzen des Interviewers abhängt. Stellen Sie möglichst dieselben Fragen pro Anforderungsprofil und vergleichen Sie anhand der Antworten die Bewerber. Halten Sie die Ergebnisse fest, zum Beispiel in einer Software – so haben auch die Fachkollegen Einblick. Die Personalabteilung trifft die erste Auswahl. Falls Sie sich nicht sicher sind, holen Sie sich den Rat des Abteilungsleiters.

Sie erhalten die Vorlage einmal mit Anleitung, einmal zum Selbstausfüllen sowie einmal exemplarisch in ausgefüllter Form. So können Sie sich ein Bild davon machen, wie umfassend und detailliert ein Anforderungsprofil ausfallen kann.

Vorlage Anforderungsprofil jetzt herunterladen.