Strategisches Personalmanagement – so geht es

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Das Szenario ist der Alptraum eines jeden Personalers: Der Chef stürmt ohne Ankündigung ins Büro. „Schnell“, fordert er grußlos. „Die Berater kommen gleich und ich brauche die Zahlen über Kündigungen und wie lange es im vergangenen Halbjahr gedauert hat, eine Stelle neu zu besetzen!“ Es kommt vor, dass daraufhin die Kollegen der Personalabteilung hektisch Excel-Tabellen hin- und herzuschieben beginnen. Das muss nicht sein, denn Performance Daten – Basis für strategisches Personalmanagement – sind grundsätzlich vorhanden. Es geht darum, die relevanten zu identifizieren und schnell darauf zugreifen zu können.

Welche Kennzahlen Personaler heranziehen können, um HR Management langfristig aufzustellen und dabei die Geschäftsführung glücklich zu machen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Reporting per Klick – aber was klick’ ich?

Um den größtmöglichen Nutzen aus den Anwendungen zu ziehen, ist es ratsam, sich zuvor Gedanken darüber zu machen, was man erreichen möchte. Die Performance einer Organisationseinheit soll immer die übergeordneten strategischen Ziele des Vorstands oder der Geschäftsführung widerspiegeln. Die Ziele von HR stellen damit heruntergebrochene Unternehmensziele dar.

Wie nah man diesen Zielen im Laufe des Geschäftsjahres gekommen ist, lässt sich jederzeit anhand von Kennzahlen veranschaulichen und kontrollieren. Diese Möglichkeit sollten Personaler unbedingt nutzen: Wer erst im November feststellt, dass er seiner geforderten Einstellungsquote für das Kalenderjahr hinterherhinkt, hat keine Zeit mehr, geeignete Maßnahmen zu ergreifen und wird seine Ziele wahrscheinlich verfehlen.

Potential von Performance Management

Wer strategisches Personalmanagement mithilfe von Performance Management Instrumenten gestaltet, liegt im Trend. Laut einer Studie der Unternehmensberatung Kienbaum gehen 64 Prozent der Befragten davon aus, das die Bedeutung des Themas in Zukunft steigen wird. Digitale Unterstützung erfährt das Performance Management bereits heute; in vier von fünf Fällen handelt es sich jedoch um Office-Programme. In nur fünf Prozent der Unternehmen können Mitarbeiter auf Performance-Kennziffern aus anderen Unternehmensbereichen zugreifen, 17 Prozent erlauben ein mobiles Einsehen der Daten. Dass sich daran etwas ändern muss, hat die Mehrheit erkannt: 41 Prozent planen deshalb, zukünftig moderne digitale Lösungen einführen oder verstärkt nutzen zu wollen. 28 Prozent setzen diese Verbesserung bereits um.

In HR schlummert ein Datenschatz

Sie benötigen mehr Budget, um eine lang geplante Employer Branding Kampagne endlich umzusetzen? Die Gesundheit der Belegschaft liegt Ihnen am Herzen, aber die Chefetage fordert immer schnelleres Arbeiten? Kennzahlen aus dem strategischen Personalmanagement helfen HR, Forderungen an die Geschäftsleitung oder andere Betriebsbereiche durchzusetzen, indem sie den Personaler mit Argumenten versorgen. Erfolge und Rückschläge sind in HR klar messbar, sodass nicht mehr die Intuition über Maßnahmen entscheidet, sondern jeder Schritt mit belastbaren Zahlen begründet werden kann. Die Verhandlungsposition von HR innerhalb des Unternehmens verbessert sich, Personaler können ihre strategischen Vorhaben leichter durchsetzen.

Unterschiedliche Ziele im Personalwesen machen es notwendig, verschiedene Daten zu erheben. Wir stellen eine Auswahl vor.

Beispiele für die Performance-Messung

Ziel 1: Fluktuation senken

Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, stellt das Betriebe in Zeiten von Fachkräftemangel und demografischem Wandel vor Probleme. Es fallen nicht nur Rekrutierungskosten an. Bis die Stelle mit einem geeigneten Talent nachbesetzt ist, bleibt Arbeit liegen oder muss von den Kollegen zusätzlich geschultert werden. Dazu ist das Know-how des Ex-Mitarbeiters unwiderruflich verloren. Nicht umsonst betonen Experten, dass es teurer ist, Mitarbeiter zu gewinnen, als die vorhandene Belegschaft zu binden. Wie hoch die Fluktuation ist, ob sie stagniert, sinkt oder steigt, das lässt sich im Performance Management zweifelsfrei dokumentieren. Reports geben Auskunft, wie es um die Fluktuation im gesamten Unternehmen als auch in einzelnen Abteilungen bestellt ist.

Stellt sich heraus, dass es ein Ungleichgewicht zwischen den Teams gibt, oder die Kündigungen in einer Organisationseinheit zugenommen haben, kann der Personaler nicht mehr so tun, als habe er nichts geahnt, sondern muss sich weitere Schritte überlegen. Zunächst sollte er ein Gespräch mit dem direkten Vorgesetzten führen. Darin ist zu klären, ob es erkennbare Ursachen für die Kündigungen gibt. Wenn der Druck beispielsweise zu hoch ist und die Mitarbeiter deshalb das Handtuch werfen, könnte man Personal aufstocken. Stellt sich nach einer Mitarbeiterbefragung heraus, dass der Führungsstil des fachlichen Vorgesetzten das Team entnervt das Handtuch werfen lässt, ist es Zeit, ihm ein Coaching anzubieten oder bei besonders schweren Konflikten eine Abteilungs-Mediation durchzuführen.

Inwiefern die Maßnahmen eine Verbesserung der Fluktuationswerte herbeigeführt haben, lässt sich nach einem zuvor definierten Zeitraum erneut überprüfen.

Ziel 2: Den Krankenstand senken

Lohnfortzahlungen, Projekte, die dem Zeitplan hinterherhinken, fehlende Ansprechpartner für Kunden und Kollegen oder Planungsunsicherheit – ein hoher Krankenstand bringt einem Betrieb zahlreiche Nachteile und kostet richtig Geld. Sollten die Kennzahlen also darauf hinweisen, dass der Krankenstand steigt oder auf hohem Niveau verharrt, ist es Zeit, aktiv zu werden. Dazu gehört, sich die Arbeitsbedingungen unternehmensweit und auf Abteilungsebene genauer anzusehen. Das Personalwesen kann dann entscheiden, welche Verbesserungsmöglichkeiten es gibt. Sollen die Büros mit ergonomischen Möbeln ausgestattet werden? Stehen die Bildschirme im richtigen Winkel zum Fenster und die Drucker in einem Nebenraum? Ist Arbeit ungleich verteilt oder gibt es sogar Hinweise auf Mobbing? Die Gründe, warum Angestellte physisch und psychisch erkranken, sind vielfältig.

Außer in Ausnahmefällen, wie etwa in der Lebensmittelproduktion oder bei ansteckenden Krankheiten, sind Mitarbeiter übrigens nicht verpflichtet, ihrem Chef mitzuteilen, woran sie erkrankt sind. Auf diese Daten können sich Personaler bei der Auswahl geeigneter Maßnahmen also nicht stützen.

Ziel 3: Stellenbesetzungen beschleunigen

Die bestmögliche Fachkraft für eine offene Position zu finden, ist mühsam geworden. Die Zeiten, in denen Bewerbungen massenhaft in den Personalabteilungen eingetrudelt sind, sind vorbei. Bis der neue Kollege an Bord ist, können mitunter Monate vergehen. Time-to-fill sagen Fachleute, wenn sie die Zeitspanne von der Personalbedarfsmeldung bis zur Stellenbesetzung meinen.

Diese Time-to-fill-Kennzahl verdeutlicht die Effizienz der eigenen Rekrutierungsmaßnahmen. An ihr lässt sich ablesen, ob man genug kompetente Bewerber erreicht, und die Position attraktiv erscheint, oder ob man seine Employer-Branding-Strategie besser auf den Prüfstand stellen sollte.

Gerade in Verbindung mit anderen Kennzahlen lassen sich wirksame Maßnahmen erarbeiten: Bewerben sich zu wenige Talente? Dann ist der Kanal der Stellenausschreibung vielleicht schlecht gewählt oder die Arbeitgebermarke unattraktiv. Es bewerben sich viele Arbeitssuchende aber nicht mit den passenden Qualifikationen? Dann ist der Text der Anzeige vielleicht nicht präzise formuliert und muss überarbeitet werden.

Strategisches Personalmanagement sichert Zukunft

Am besten erhebt HR solche Ziele, die neben den Geschäftszielen auch gesellschaftliche Trends und Marktbedingungen berücksichtigen. War es gestern noch angesagt, im Bankwesen zu arbeiten, wollen seit der letzten Finanzkrise viele Top-Talente davon nichts mehr wissen, sodass Bewerbungen ausbleiben. War der Krankenstand des einst jüngeren Teams  konstant niedrig, steigt er mit dem Altersdurchschnitt und macht Investitionen ins Gesundheitsmanagement notwendig. Kennzahlen im strategischen Personalmanagement dienen nicht nur dazu, die Vergangenheit zu betrachten. Vielmehr sind sie zwingend notwendig, damit das Personalwesen Entscheidungen treffen kann, die das Unternehmen zukunftssicher machen.

Eine Maßnahme dafür, kann das Human Capital Management sein. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Fähigkeiten, Entwicklungen und Beurteilungen Ihrer Mitarbeiter zielgerichtet erfassen, analysieren, konzeptionieren und steuern.

 

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