9. Juli 2018 in Recruiting

Wenn die Fachabteilung Druck macht: Strategische Personalplanung entlastet Ihr Recruiting

strategische personalplanung

Sie erfahren erst spät von neu zu besetzenden Stellen und finden Fachkräfte nicht schnell genug? Mit einer strategischen Personalplanung beugen Sie personellen Engpässen vor, halten Ihre Belegschaft fachlich fit und nehmen gleichzeitig Druck aus dem alltäglichen Recruiting. Dieser Artikel erleichtert Ihnen den Einstieg in die strategische Personalplanung und gibt Tipps, wie Sie das Thema bei Ihrer Geschäftsführung platzieren können.

Im vierten Quartal 2017 verzeichnete Deutschlands Arbeitsmarkt 1,2 Millionen offene Stellen, die tatsächliche Zahl ist sicherlich deutlich höher. Auf der anderen Seite sind 2,5 Millionen Menschen arbeitslos. Das zeigt: Es fehlt vor allem an Fachkräften mit den gesuchten Kompetenzen. Bis zur Neubesetzung einer Stelle vergehen durchschnittlich 102 Tage; in der Software- und Baubranche bis zu 165 Tage.

Neue Jobs entstehen vor allem in hoch spezialisierten Aufgabenbereichen. Je höher qualifiziert Ihre Mitarbeiter sein sollen, desto schwieriger wird es, sie zu finden und zu binden und sich im “war for talents” durchzusetzen. Unternehmen müssen agil sein und auf sich permanent wandelnde Märkte oder neue Wettbewerber reagieren. Dadurch verändern sich Anforderungen an Mitarbeiter immer wieder. Ganze Berufsbilder verschwinden innerhalb von Jahren, neue entstehen.

Vorausschauend handeln statt immer nur reagieren

Trotz dieser Herausforderungen wird von Ihnen als Personalabteilung erwartet, jederzeit neue Fachkräfte zu beschaffen, mit exakt den gesuchten Profilen, natürlich “asap” und im Budgetrahmen. Mit einer strategischen Personalplanung können Sie diesem Druck entkommen, vorausschauend handeln und rechtzeitig die Weichen stellen, statt immer nur zu reagieren.

Eine strategische Personalplanung beantwortet die Frage: Welche und wie viele neue Mitarbeiter, welche Weiterbildungen, neuen Berufsbilder oder andere Maßnahmen sind erforderlich, um in den nächsten drei bis fünf Jahren unsere Unternehmensziele erreichen zu können?

Worst Case: Das kann ohne strategische Personalplanung passieren

Ohne strategische Personalplanung werden Sie mittelfristig nicht wettbewerbsfähig sein, weder als Arbeitgeber noch als Unternehmen insgesamt. Diese Szenarien können eintreten:

Sie haben zu wenige Mitarbeiter

Sie können Ihre Geschäftsziele nicht erreichen und nicht wie geplant wachsen, weil Ihnen schlicht die Mitarbeiter fehlen. Sie können nicht schnell genug Mitarbeiter für neue Geschäftsbereiche einstellen oder Ihre Fluktuation ist hoch und die Neubesetzung dauert jeweils sehr lange.

Sie haben zu viele Mitarbeiter

Auch dieser Fall ist möglich: Sie automatisieren oder lagern bestimmte Aufgaben aus oder müssen aufgrund von Marktschwankungen Mitarbeiter abbauen. Dadurch werden Mitarbeiter frei, für die Sie eine neue Aufgabe im Unternehmen finden oder die Sie kündigen müssen – was Sie eine Menge Geld und Ihren guten Ruf kosten kann.

Kosten für Recruiting und Einarbeitung explodieren

Eine freie Stelle mit einem externen Kandidaten zu besetzen ist die teuerste aller Optionen. Mitarbeiter, die kündigen, nehmen ihre Erfahrung mit zum neuen Arbeitgeber. Dauert die Neubesetzung lange, können sie ihren Nachfolger nicht mehr einarbeiten, während der Übergangs- und Einarbeitungszeit sinkt die Produktivität. Müssen Sie unter Zeitdruck rekrutieren, sind Sie eventuell auf teure Maßnahmen angewiesen, außerdem steigt das Risiko einer Fehlbesetzung.

Wichtige Kompetenzen fehlen

Eine gewisse Fluktuation ist normal, oder sie bauen planmäßig Personal ab. Doch wenn vor allem hochqualifizierte Mitarbeiter gehen oder solche mit speziellen Kompetenzen, fehlen diese Ihrem Unternehmen. Sie können beispielsweise nicht mit technologischen Entwicklungen Schritt halten oder sind auf teure Dienstleister angewiesen, weil intern niemand das erforderliche Know-how besitzt.

Schlechte Arbeitsbedingungen

Neue Mitarbeiter brauchen auch einen Arbeitsplatz. Überfüllte Büros und schlechte Arbeitsgeräte senken die Produktivität und die Arbeitsmoral (im Gegenzug kosten leerstehende Büros unnötig Geld). Die Unternehmenskultur kann leiden, wenn zu schnell zu viele neue Mitarbeiter kommen, Sie sich jedoch nicht ausreichend um deren Integration und Einarbeitung kümmern.

Qualitative vs. quantitative Personalplanung

Wie Sie Schritt für Schritt eine Personalplanung aufstellen, erfahren Sie in diesem Glossarbeitrag über Personalbedarfsplanung.

Ihre Planung sollte sowohl quantitative als auch qualitative Aspekte enthalten. Die Qualität ist deutlich schwieriger abzubilden, darf aber nicht vernachlässigt werden. Schließlich brauchen Sie nicht “irgendwelche” Mitarbeiter, sondern die passenden Fachkräfte.

Fragen der quantitativen Personalplanung: Haben wir zu jedem Zeitpunkt ausreichend Personal, nicht zu wenig, aber auch nicht zu viel? Abgänge durch Verrentungen, die durchschnittliche Fluktuation, aber auch Krankheits-, Urlaubs- und Elternzeiten und sonstige Einflüsse müssen einkalkuliert werden.

Fragen der qualitativen Personalplanung: Haben unsere Mitarbeiter für alle zukünftigen Aufgaben die richtigen Kompetenzen? Welche müssen wir zusätzlich aufbauen, welche werden bald überflüssig? Sind alle Kompetenzen mehrfach (redundant) vorhanden, um Ausfälle kompensieren zu können? Können wir benötigte Kompetenzen intern aufbauen, indem wir Mitarbeiter weiterqualifizieren? Müssen wir neue Mitarbeiter einstellen oder bestimmte Aufgaben extern einkaufen beziehungsweise auslagern?

Instrumente der strategischen Personalplanung

Strategische Personalplanung beinhaltet also mehr, als nur die erforderliche Größe der Belegschaft vorauszusagen und früh genug mit dem Recruiting oder dem Personalabbau anzufangen. Neben diesen klassischen Instrumenten der Personalplanung gibt es eine Reihe von Maßnahmen, um dem Fachkräftemangel langfristig, strategisch zu begegnen.

Employer Branding

Es gibt zwei Sprichwörter im HR: “Sie sollten immer rekrutieren” und “Für einen guten Kandidaten gibt es immer eine freie Stelle – notfalls schaffen Sie eine.” Hochqualifizierte Kandidaten haben nach durchschnittlich zehn Tagen einen neuen Arbeitsvertrag in der Tasche. Die Wahrscheinlichkeit, dass er gerade dann auf Jobsuche ist, wenn Sie akuten Bedarf haben, ist gering.

Durch eine langfristige Personalplanung wissen Sie, welche Anforderungsprofile Sie in Zukunft benötigen werden und können früh genug um geeignete Kandidaten werben. Stellen Sie Mitarbeiter mit gefragten Profilen dann ein, wenn sich die Gelegenheit dazu bietet. Es ist mit Sicherheit günstiger, einen guten Mitarbeiter ein halbes Jahr “zu früh” einzustellen, als bei Bedarf ein halbes Jahr lang keinen zu finden.

Nutzen Sie “passive” Instrumente wie Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme, halten Sie mit Ihrer Zielgruppe über Ihre Profile in sozialen Netzwerken Kontakt, rufen Sie Ihre Mitarbeiter dazu auf, Stellenangebote in den sozialen Medien zu teilen, arbeiten Sie an Ihrem Employer Branding. Ersetzen Sie den Satz “Wir haben aktuell keine Stellen in diesem Bereich” auf Ihrer Karriere-Webseite mit einer Aufforderung zur Initiativbewerbung. Signalisieren Sie, dass Sie jederzeit für neue Talente offen sind.

Wissensmanagement und Weiterbildung

Neben der richtigen Anzahl an Mitarbeitern brauchen Sie vor allem Fachkräfte mit den erforderlichen Kompetenzen im Haus, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen. Erstellen Sie eine Datenbank mit den Kompetenzprofilen aller Mitarbeiter und analysieren Sie, welches Know-how Sie neu aufbauen müssen. Teilen Sie die Profile mit den Fachabteilungen und holen Sie deren Feedback ein. Eventuell ist einer Führungskraft gar nicht bewusst, dass sich einer seiner Mitarbeiter zum Beispiel bereits mit einer bestimmten Software auskennt.

Entwickeln Sie Weiterbildungsprogramme, um Ihre Mitarbeiter für zukünftige Aufgaben fit zu machen. Erarbeiten Sie mit den Fachabteilungen, welches technologische Know-how oder welche Fähigkeiten wichtig werden. Gerade in Bereichen, in denen es noch keine geregelten Ausbildungswege gibt – Stichwort Digitalisierung –, müssen Sie rechtzeitig aktiv werden. Bevor sie motivierte Mitarbeiter kündigen, prüfen Sie, ob Sie sie nicht umschulen und für andere Aufgaben einsetzen können.

Mitarbeiterbindung

Extraleistungen, individuelle Förderung und finanzielle Anreize sind wirkungsvolle Instrumente, um Mitarbeiter an Ihr Unternehmen zu binden und die Fluktuation zu senken. Sie kosten jedoch Geld, deshalb sollten Sie sie gezielt einsetzen. Aus Ihrer Personalplanung können Sie erkennen, welche Kompetenzen in Zukunft bei Ihnen gefragt und in welchen Bereichen gute Mitarbeiter besonders knapp sind.

Konzentrieren Sie Ihre Maßnahmen auf diese “Engpass-Mitarbeiter”. Versuchen Sie, diese an sich zu binden und besonders zu fördern. Berücksichtigen Sie dabei auch die Mitarbeiter, die die gefragten Kompetenzen eventuell noch gar nicht besitzen, aber durch besonders hohe Motivation und Lernbereitschaft auffallen.

Bringen Sie strategische Personalplanung ins Bewusstsein des Managements

Lassen Sie sich von Ihrer Geschäftsführung regelmäßig über die Geschäftsziele Ihres Unternehmens unterrichten. Informieren Sie sich über Planungen der einzelnen Geschäftsbereiche, über Produkt-Roadmaps, Marktanalysen oder Vertriebsprognosen. Nicht immer ist dem Management bewusst, welche Herausforderungen bestimmte Vorhaben an die Prsonalabteilung stellen und wie kompliziert oder langwierig entsprechende Personalmaßnahmen sind. Es ist Ihre Aufgabe, darauf hinzuweisen.

Erarbeiten Sie auf Basis der Geschäftsziele Ihre strategische Personalplanung. Wie viele und welche Mitarbeiter werden benötigt? Wie viele müssen wir neu einstellen, welche können wir intern weiterqualifizieren? Welche Arbeitsplätze und Infrastruktur brauchen wir? Ist unsere Unternehmenskultur fit für die Zukunft und attraktiv für hoch qualifizierte Mitarbeiter? Zeigen Sie auf, wo Sie heute stehen, wo es Handlungsbedarf gibt und welche Personalmaßnahmen Sie dafür umsetzen müssen. Sei es, dass Sie personelle Verstärkung im Recruiting fordern, weil Sie die Hiring-Ziele mit Ihrer durchschnittlichen time-to-hire andernfalls nicht erfüllen können.

Machen Sie den Nutzen langfristiger Planung deutlich. Zeigen Sie, welchen Wertbeitrag sie liefert, und was passiert, wenn Sie nicht rechtzeitig mit der Umsetzung beginnen. Belegen Sie die Auswirkungen Ihrer strategischen Personalplanung auf die Geschäftsziele so konkret wie möglich – am besten in Zahlen.

Angenommen Ihre Organisation entwickelt gerade KI (Künstliche Intelligenz) Technologie, die frühestens in einem Jahr marktreif ist. Dann screenen Sie den Markt nach entsprechend qualifizierten Bewerbern und kommunizieren Sie an die Geschäftsführung, dass es deutlich mehr Nachfrage im Markt als Talente gibt. In diesem Zug können Sie Budget für Hochschulmarketing verlangen, sodass Sie dort an potentielle Kandidaten herantreten, bevor es der Wettbewerb macht. So bekommen Sie am ehesten die nötigen Ressourcen und können dem Fachkräftemangel gut vorbereitet mit einer überlegten Strategie begegnen.