Remote Work: Ist Ihr Unternehmen fit für ortsunabhängiges Arbeiten?

Home Office - Mann arbeitet von Sofa aus

Mit dem Angebot von Homeoffice und ortsunabhängigem Arbeiten tragen Unternehmen dem Wunsch ihrer Mitarbeiter nach Flexibilität Rechnung. Diese Arbeitsmodelle bringen besondere Herausforderungen mit sich. Was kann HR dazu beitragen, “remote work” erfolgreich im Unternehmen einzuführen? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

Die im Arbeitsmarkt heiß umkämpfte Generation Y – die circa 20- bis 35-jährigen – wünschen sich ausgeglichene Work-Life-Balance und Freiräume zur individuellen Entfaltung. Arbeitgeber müssen diese Erwartungen erfüllen und ihren Mitarbeitern zeitlich und räumlich flexibles Arbeiten ermöglichen. “Remote work”, also Arbeiten im Homeoffice, im Café, am Strand oder an irgendeinem anderen Ort der Welt, ist einer der wesentlichen Bestandteile dieser neuen Arbeitswelt. (Da Homeoffice die Regel sein dürfte, verwenden wir nachfolgend hauptsächlich diesen Begriff.)

Junge Talente fordern ortsunabhängiges Arbeiten

Ortsunabhängiges Arbeiten ist nicht nur “nice to have”. In einer repräsentativen Bitkom Umfrage sagten über ein Drittel aller befragten Arbeitnehmer, sie würden für mehr Flexibilität und Homeoffice ihrer derzeitigen Stelle des Rücken kehren. Ob Sie Ihren Mitarbeitern flexible Arbeitsmodelle anbieten, kann entscheidend dafür sein, ob Sie Talente für sich gewinnen und halten können.

Über 1/3 der Arbeitnehmer sagen, sie würden für mehr Flexibilität und Homeoffice ihren aktuellen Arbeitgeber verlassen.

Hat “remote work” in Ihrem Unternehmen schon einen festen Platz? Spätestens, wenn der erste Mitarbeiter seinen Teamleiter nach der Möglichkeit zum regelmäßigen Homeoffice fragt, sollten Sie sich als Personaler mit dieser Thematik beschäftigen.

Welche Vorteile bietet “remote work”?

Ist Homeoffice nur ein Zugeständnis an Mitarbeiter oder bieten solche Arbeitsmodelle echte Vorteile für Unternehmen? Belastbare Untersuchungen sagen: echte Vorteile.

  • Wie erwähnt ist “remote work” ein echtes Bedürfnis für die junge, digitale Generation und ein schlagkräftiges Argument im Recruiting. Sie können damit Standortnachteile ausgleichen, wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel in einer weniger attraktiven Region sitzt, abseits der Ballungszentren.
  • Im IT- und Technologie-Sektor sind verfügbare Spezialisten oftmals nur weit entfernt oder sogar im Ausland zu finden. Das Angebot, von zuhause aus zu arbeiten, ist oft die einzige Möglichkeit, solche Fachkräfte für sich zu gewinnen.
  • Mitarbeiter, die (gelegentlich) von zuhause oder anderswo aus arbeiten, sind glücklicher, produktiver und seltener krank.
  • Sie benötigen weniger Platz in Ihrem Firmengebäude und sparen Raumkosten ein. (Das sollte allerdings ein schöner Nebeneffekt und nicht der treibende Beweggrund sein.)

Welche Herausforderungen bringt “remote work” mit sich?

Natürlich verspricht ortsunabhängiges Arbeiten keine Glückseligkeit für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter. Es bringt eine ganze Reihe an Herausforderungen mit sich, die Sie ernst nehmen und mit denen Sie umgehen müssen:

  • Durch den fehlenden persönlichen Kontakt kann Zusammenhalt, Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens leiden.
  • Zwischen den “Büro-” und den “Heimarbeitern” mag eine echte oder gefühlte Zwei-Klassen-Gesellschaft entstehen.
    In einer Unternehmenskultur, die bisher stark auf Anwesenheit und Kontrolle der Mitarbeiter basierte, kann die Einführung von Arbeit im Homeoffice Verunsicherung hervorrufen.
  • Arbeit von außerhalb des Firmengeländes bringt einige rechtliche Risiken mit sich.

Ortsunabhängiges Arbeiten einführen: So gehen Sie vor

Wie schaffen Sie es, diese Herausforderungen zu meistern und vor allem die Chancen und Vorteile von flexiblen Arbeitsplatz-Modellen für sich zu nutzen?

Definieren Sie, wer Anspruch auf Homeoffice oder “remote work” hat

Legen Sie gemeinsam mit den Fachabteilungen fest, welche Aufgabenbereiche, Teams oder Positionen für “remote work” infrage kommen. Treffen Sie klare, nachvollziehbare Regelungen. Wenn jeder weiß, wer wann und warum Anspruch auf Homeoffice hat, werden Neid und Konkurrenzkämpfe unter den Mitarbeitern vermieden.

Grundsätzlich eignen sich Bereiche, in denen sich Arbeitsergebnisse qualitativ (zum Beispiel Projektziele) oder quantitativ (z.B. angenommene Anrufe in einem Callcenter) gut messen lassen und die Arbeit zu einem hohen Grad digitalisiert ist.

Denken Sie nicht zu eng. Mit den richtigen Rahmenbedingungen ist Arbeit von überall aus fast für jeden “Schreibtischjob” möglich: Sogar in in der Personalabteilung, wie dieser Erfahrungsbericht einer “HR Business Partnerin” beim Stuttgarter Bosch-Konzern zeigt.

Legen Sie die Rahmenbedingungen fest

Erweitern Sie die Ihre internen Richtlinien und Arbeitsverträge Ihrer Mitarbeiter um die erforderlichen Passagen. Fragen der Arbeitsplatzausstattung, der Kostenübernahme für Büromaterial und Strom und der Versicherung müssen beantwortet werden. Software-Lösungen ermöglichen Mitarbeitern, ihre Büro-Abwesenheiten einfach zu beantragen, sodass Vorgesetzte und auch Kollegen (über den automatischen Kalendereintrag) Bescheid wissen. Das macht den Prozess transparent und bindet alle Mitarbeiter ein.

Daneben ist es wichtig, Regelungen zu Arbeits- und Pausenzeiten im Homeoffice zu treffen und festzulegen, wie oft oder zu welchen Terminen die Mitarbeiter vor Ort anwesend sein müssen. Solche Regelungen geben allen Beteiligten Sicherheit, da sie verstehen, was von ihnen erwartet wird.

Untersuchen Sie, ob Zielvereinbarungen und Leistungsbeurteilungen auf die neue Situation angepasst werden müssen. Ein standardisierter Einarbeitungsplan (Onboarding) für neue Mitarbeiter ist außerdem Pflicht für Unternehmen, die ortsunabhängiges Arbeiten anbieten.

Lassen Sie den Abteilungen jedoch genügend Spielraum, um auf individuelle Anforderungen einzugehen. Starre einheitliche Regelungen für beispielsweise Callcenter-Mitarbeiter und Softwareentwickler im Homeoffice sind sicherlich nicht empfehlenswert.

Statten Sie Büros und Heimarbeitsplätze adäquat aus

Ergonomische Büromöbel sind gesetzlich vorgeschriebene. Bei “remote work” entscheiden vor allem Technik- und Software-Ausstattung darüber, ob die Arbeit Freude macht und reibungslos vonstatten geht. Erst mit den richtigen Software-Tools für Kommunikation (zum Beispiel Videotelefonie und Chat) und Zusammenarbeit (zum Beispiel Projektmanagement-Lösung und Wissensdatenbank) entfalten sich die Produktivitätsvorteile von “remote work”.

Auch in ihrem Firmengebäude sind eventuell Änderungen nötig. Schließlich brauchen die Mitarbeiter einerseits während ihrer Anwesenheit vor Ort einen Platz. Andererseits sollen Ihre Büros nicht die Hälfte der Woche ungenutzt leer stehen. Ein so genanntes “Open Space”-Büro ist eine moderne und praktikable Option. Hier können sich die jeweils Anwesenden Mitarbeiter flexibel einen Platz aussuchen, Teams bilden und leicht miteinander ins Gespräch kommen.

Trainieren Sie Ihre Führungskräfte

Ein Team zu führen ist nie einfach. Ist das Team räumlich verteilt und trifft sich nur hin und wieder, ist es eine besondere Herausforderung. “Remote work” stellt hohe Anforderungen an Kommunikations-, Moderations- und Motivationsfähigkeiten einer Führungskraft.

Schulen Sie Ihre Führungskräfte für diese spezielle Aufgabe. Unterstützen Sie sie bei Konflikten im Team. Helfen Sie Ihnen, passende Zielvereinbarungen mit Mitarbeitern zu formulieren. Gerade bei Beförderungen sind Mitarbeiter, die außerhalb arbeiten, oft im Nachteil. Ihre Erfolge werden einfach weniger gesehen. Ein standardisiertes System zur Leistungsbeurteilung hilft Führungskräften, Talente zu erkennen und zu fördern.

Fördern Sie den persönlichen Kontakt unter den Teams

Videotelefonie und Chats sind toll, ersetzen aber nie den persönlichen Kontakt. Je seltener Kollegen im selben Büro arbeiten, desto wichtiger sind persönliche Treffen. Organisieren Sie mit den Fachabteilungen regelmäßige Teambuilding-Maßnahmen.

Häufigkeit und Aufwand hängt davon ab, wie viele Mitarbeiter außerhalb arbeiten und wie oft. Das kann vom wöchentlichen Statusmeeting gefolgt vom Weißwurstfrühstück am Montagvormittag gehen, bis hin zum jährlichen Firmenevent, bei dem Kollegen von allen Kontinenten eingeflogen werden. Nicht ganz unwichtiges Detail am Rande: Die Budgets für Pizza, Bier, DJ und Hotelübernachtungen sollten fest eingeplant sein!

Stellen Sie Mitarbeiter ein, denen Sie vertrauen

Auch wenn dieser Punkt an letzter Stelle steht: Er ist vielleicht der Wichtigste. Ihre Mitarbeiter müssen mit den Herausforderungen von “remote work” klar kommen – hohe Eigenverantwortung, eine gewisse soziale Isolation, hoher Digitalisierungsgrad. Sie dagegen müssen Ihren Mitarbeitern das Vertrauen entgegenbringen, dass sie ohne das wachsame Auge des Chefs ihr Bestes geben.

Mangelndes Vertrauen in die Motivation der Mitarbeiter ist eines der Hauptargumente, die Unternehmen gegen Homeoffice anführen. Wenn Sie einem Mitarbeiter allerdings nicht voll vertrauen, ob er nun bei Ihnen im Büro sitzt oder nicht, darf die Frage erlaubt sein: Warum stellen Sie ihn überhaupt ein? Entgegen aller Befürchtungen steigt die durchschnittliche Produktivität von Mitarbeitern im Homeoffice an, wie Studien zeigen.

Achten Sie in Auswahlverfahren darauf, ob Kandidaten den nötigen Charakter und die Fähigkeiten mitbringen, um selbstbestimmt und ortsunabhängig arbeiten zu können. Die meisten wissen übrigens selbst ganz genau, ob sie “der Typ” fürs Homeoffice sind oder lieber jeden Tag ihre Kollegen sehen möchten.

Nach einem Experiment mit 250 Mitarbeitern entschieden sich die Hälfte der Probanden nach einigen Monaten Homeoffice wieder für ihren Büroschreibtisch. Die direkte Frage im Bewerbungsgespräch “Würden Sie gerne remote arbeiten, und warum (nicht)?” ist eine einfache wie effektive Methode, um herauszufinden, ob sich ein Kandidat fürs Homeoffice eignet oder nicht.

Ortsunabhängiges Arbeiten – ja, aber bitte mit Konzept

Flexible Arbeitsmodelle wie “remote work” sind mitnichten Selbstläufer und können schiefgehen. Immer mal wieder sind Berichte von Konzernen wie IBM oder Yahoo zu hören, die (vordergründig) der Produktivität wegen tausende Mitarbeiter aus dem Homeoffice zurück ins Büro holen.

Dem gegenüber stehen Erfolgsgeschichten wie die des US-Softwareunternehmens Buffer: Über 75 Mitarbeiter aus allen Zeitzonen dieser Erde arbeiten dort komplett “remote” zusammen und erwirtschaften einen jährlichen Umsatz von 14 Millionen US-Dollar (Stand: Mai 2017). Die Erfahrungsberichte der Buffer-Mitarbeiter sind übrigens eine Quelle der Inspiration für jedes Unternehmen, das über ortsunabhängiges Arbeiten nachdenkt.

Es kommt also darauf an, wie man´s macht. Arbeiten Sie ein individuelles Konzept aus, das zu Ihrem Unternehmen passt. Erproben Sie “remote work” in einem oder mehreren Modell-Teams, werten Sie die Ergebnisse aus und optimieren Sie. Dann rollen Sie das Konzept für Ihr komplettes Unternehmen aus.

Verzichten Sie nicht auf flexible, ortsunabhängige Arbeitsmodelle als Argumente, um neue Talente zu finden und zu binden. Erinnern Sie sich: 35% aller Angestellten würden deshalb ihren Arbeitgeber wechseln. Wäre es nicht schön, wenn sie zu Ihnen wechseln und nicht zu Ihrem Wettbewerber?

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