Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung

Jeder kennt sie und niemand hat Lust, die Reisekostenabrechnung im Anschluss an eine Dienstreise zu erstellen. Denn die zahlreichen Details wirken auf den ersten Blick verwirrend. Dabei ist die Reisekostenabrechnung weniger kompliziert, als es der erste Eindruck vermuten lässt.

Formale Vorgaben der Reisekostenabrechnung

Grundsätzlich gibt es für die Reisekostenabrechnung keine formalen Vorgaben. Sie erfordert aus gesetzlicher Sicht weder eine Unterschrift noch ein bestimmtes Formular. Das bedeutet, dass Sie Ihre Reisekostenabrechnung rein theoretisch auf einem normalen Blatt Papier und handschriftlich durchführen dürfen. Trotzdem empfiehlt sich, alleine aus praktischen Überlegungen heraus, die Verwendung eines Vordrucks. Denn ein vorgegebenes Formular erleichtert die Prüfung durch die Buchhaltung und verhindert unnötige Fehler.

Vor allem in Unternehmen, in denen Dienstreisen zum Alltag zählen, erfolgt die Reisekostenabrechnung automatisiert. Das reduziert die Fehlerquote und vereinfacht die Reisekostenabrechnung einschließlich der involvierten Prozesse maßgeblich.

Ist eine eigens dafür entwickelte Software nicht rentabel, da Dienstreisen selten sind oder im Unternehmen nur maximal drei bis vier Mitarbeiter tätig sind, ist eine Excel-Vorlage mit integrierten Formular- und Formelfeldern hilfreich. Einmal erstellt, sparen Sie damit Zeit und gewährleisten korrekte Ergebnisse.

Eine exemplarische Reisekostenabrechnung können Sie sich hier herunterladen.

 

Wann ist eine Reisekostenabrechnung erforderlich?

Eine Reisekostenabrechnung ist immer dann erforderlich, wenn Sie für Ihr Unternehmen eine Dienstreise antreten. Dies bedeutet, dass Sie eine Tätigkeit für das Unternehmen außerhalb der festen Arbeitsstätte ausführen.

Allerdings ist zu berücksichtigen, dass nicht jede auswärtige Tätigkeit als Dienstreise bewertet wird. Besuchen Sie beispielsweise einen zwei Kilometer von der festen Arbeitsstätte entfernten Kunden, handelt es sich um eine reine Auswärtstätigkeit ohne Anspruch auf Erstattung von Reisekosten. Als Dienstreise gilt eine Auswärtstätigkeit vorwiegend dann, sobald das Reiseziel außerhalb der Stadtgrenze liegt.

Typische Gründe für Dienstreisen:

  • Kundentermine außerhalb der Stadtgrenze
  • Persönliche Kontakte zu Geschäftspartnern außerhalb des eigenen Unternehmens
  • Reisen zu unternehmenseigenen Niederlassungen
  • Besuch von Messen, Schulungen oder Tagungen

Hier können Sie sich eine kostenlose Reisekostenabrechnung herunterladen.

Die Fahrt zu Niederlassungen des eigenen Unternehmens wird nur dann als Dienstreise akzeptiert, wenn die Wegstrecke zwischen Wohnort und Niederlassung weiter ist, als der Weg zur festen Arbeitsstätte. In diesem Fall gilt die Wegzeit als Arbeitszeit und der Arbeitnehmer kann die Fahrtkosten auf jeden Fall per Reisekostenabrechnung geltend machen.

Auswärtsaufenthalte über einen Zeitraum von mehr als drei Monaten zählen nicht als Dienstreise. In diesem Fall erkennt das Finanzamt die Abrechnung von Reisekosten für maximal drei Monate an. Nach Ablauf dieses Zeitraums erhält die Arbeitsstätte den Status einer regelmäßigen Arbeitsstätte. Diese Situation tritt jedoch nicht ein, wenn sich der Arbeitnehmer innerhalb des Zeitraums an mehreren Arbeitsstätten aufhält. Ein typisches Beispiel ist die Tätigkeit eines Monteurs, der seine Tätigkeit jeden Monat an einem anderen Ort ausübt.

Welche Kosten sind in der Reisekostenabrechnung erstattungsfähig?

Nun zu den Kosten, die in der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden.

  • Fahrtkosten mit Auto, Bahn oder Flugzeug
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Reisenebenkosten

Reisen Sie mit der Bahn oder dem Flugzeug, übernimmt der Arbeitgeber ausschließlich den Ticketpreis in der im Vorfeld vereinbarten Komfortklasse. Wird Ihnen beispielsweise zugesichert, dass Sie mit der Bahn grundsätzlich erste Klasse reisen, können Sie diese Kosten gegen Vorlage des Tickets geltend machen. Gibt das Unternehmen eine Fahrt mit dem öffentlichen Verkehrsmittel vor und Sie nutzen das Auto, haben Sie nur Anspruch auf die üblichen Kosten für Bahn oder Flugzeug; nicht jedoch auf Kilometergeld für den Pkw.

Erstattung der Kosten bei Fahrt mit dem Auto

Bei den Fahrtkosten für den Pkw gibt es drei verschiedene Ansätze der Berechnung. Die unkomplizierteste Form ist die Erstattung einer Kilometerpauschale in Höhe von 30 Cent pro Kilometer (Stand Januar 2018) für Pkws und 20 Cent für Motorräder und Mopeds. Für Mitfahrer erfolgt seit 2015 keine Vergütung mehr.

Alternativ gibt es die Möglichkeit, den tatsächlichen Aufwand oder einen fahrzeugindividuellen Kilometersatz zu erstatten. In diesen beiden Fällen ist das Führen eines Fahrtenbuchs Voraussetzung.

Bei der Erstattung der Fahrtkosten in tatsächlicher Höhe enthält das Fahrtenbuch detaillierte Informationen über die Gesamtkosten, die Jahresfahrleistung sowie die beruflich gefahrenen Kilometer. Der Einzelnachweis für den fahrzeugindividuellen Kilometersatz erfolgt über einen Zeitraum von zwölf Monaten.

Übernachtungskosten und Erstattung

Übernachten Sie während Ihrer Dienstreisen im Hotel, erstattet das Unternehmen diese Kosten innerhalb des vereinbarten Kostenrahmens – vorausgesetzt, die Hotelrechnung wird weder über die Firma noch über eine firmeneigene Kreditkarte oder per Firmenüberweisung bezahlt. Berücksichtigen Sie auch bei direkter Zahlung durch die Firma, dass Sie den Verpflegungsmehraufwand für das im Preis inbegriffene Frühstück kürzen müssen.

Haben Sie die Möglichkeit, das Hotelzimmer ohne Frühstück zu buchen und verzichten auf das Frühstück oder bezahlen Sie es extra, erfolgt keine weitere Berücksichtigung.

Alternativ besteht die Möglichkeit einer Übernachtungspauschale, wenn die Dienstreise mindestens 24 Stunden in Anspruch nimmt. Da die Hotelkosten in der Regel über diesem Pauschalbetrag liegen, kommt die Pauschale eher selten zur Anwendung. Sind Sie beispielsweise mit dem Wohnmobil unterwegs und übernachten auf einem privaten Stellplatz, steht Ihnen eine Übernachtungspauschale von 20,00 Euro zu.

Verpflegungsmehraufwand im Inland

Das für viele Dienstreisende komplizierteste Thema ist der Verpflegungsmehraufwand. Er dient als Kostenersatz für Ihre Aufwendungen für Essen und Getränke und unterliegt einer Staffelung. Diese Pauschalen sind ausschließlich für Inlandsreisen gültig.

  • 12,00 Euro – kleine Pauschale für Dienstreisen von 8 bis 12 Stunden
  • 24,00 Euro – große Pauschale für Dienstreisen ab 24 Stunden

Dabei erhalten Sie für den Anreise- und Abreisetag grundsätzlich immer den Verpflegungsmehraufwand von 12 Euro – unabhängig davon, ob Sie an diesen beiden Tagen acht Stunden lang unterwegs sind oder kürzer.

Beachten Sie, dass in der Reisekostenabrechnung ein Reisetag immer vom Zeitpunkt der Abreise bis 24.00 Uhr eingetragen wird. Reisen Sie beispielsweise um 17.00 Uhr von Ihrem Wohnort ab, tragen Sie für den Anreisetag 17.00 – 24.00 Uhr ein. Der Folgetag wird mit 00.00 – 24.00 Uhr eingegeben.

Beispielrechnung

So könnte die Berechnung für den Verpflegungsmehraufwand bei einer viertägigen Dienstreise aussehen:

Tag 1: Anreise 17.00 – 24.00 Uhr – 12.00 Euro
Tag 2: Meetings 00.00 – 24.00 Uhr: 24.00 Euro
Tag 3: Kundenbesuche 00.00 – 24.00 Uhr: 24.00 Euro
Tag 4: Abreisetag 00.00 – 17.00 Uhr: 12.00 Euro

Verpflegungsmehraufwand gesamt 72.00 Euro

Bereinigter Verpflegungsmehraufwand

Bevor Sie die im Beispiel berechnete Summe in die Reisekostenabrechnung eintragen, berücksichtigen Sie noch im Hotelpreis inkludiertes Frühstück und eventuelle Einladungen zum Mittag- oder Abendessen. In dieser Situation muss der Verpflegungsmehraufwand entsprechend bereinigt werden.

  • Frühstück im Hotelpreis inbegriffen: 20 % Abzug
  • Einladung zum Essen, Seminar mit Verpflegung usw.: 40 % Abzug

Ist also das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen und Ihr Geschäftspartner lädt Sie zum Abendessen ein, kürzen Sie die Verpflegungspauschale für 24 Stunden um 60 %. Dies ist auch dann der Fall, wenn Sie Gäste auf Kosten des Unternehmens einladen und der Arbeitgeber auch die Kosten für Ihr Essen trägt.

Weist das Hotel das Frühstück auf der Rechnung aus, reduziert sich die Kostenübernahme der Hotelrechnung durch den Arbeitgeber um den für das Frühstück ausgewiesenen Betrag.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Für Auslandsreisen ist die Kostenerstattung etwas komplexer gestaltet. Obwohl es auch hier die kleine und große Pauschale gibt, unterscheidet sich diese abhängig vom Reiseziel. So erhalten Sie für eine Dienstreise nach Ägypten 41 Euro Pauschale; reisen Sie nach Bangladesch, sind es nur 30 Euro. Für China muss Ihr Arbeitgeber, abhängig vom genauen Ziel, zwischen 40 und 74 Euro erstatten.

Die Übernachtungspauschalen für Dienstreisen ins Ausland sind an die landestypischen Kosten angepasst. So beträgt die Pauschale für die Übernachtung in Andorra 45 Euro; für Japan 233 Euro.

Die aktuellen Länderlisten für 2018 mit der Auflistung aller gültigen Pauschalen finden Sie hier als Download.

Reisenebenkosten nicht vergessen!

Bewahren Sie für alle angefallenen Ausgaben, von der Hotelrechnung bis zum Parkschein, die Belege auf. Denn zusätzlich zu den Fahrt- und Übernachtungskosten erstattet der Arbeitgeber alle im Zusammenhang mit der Reise und deren Zweck entstandenen Kosten.

Mögliche Reisenebenkosten:

  • Parkgebühren oder Mautgebühren
  • Gebühren für dienstliche Telefonate
  • Eintritte im Rahmen der beruflichen Tätigkeit
  • Gepäckaufbewahrungsgebühren
  • Verluste beim An- und Verkauf von Devisen
  • Reisegepäckschäden
  • Schadenersatz im Rahmen eines Verkehrsunfalls
  • Diebstahl von beruflichen Gegenständen oder privaten Gegenständen, die für berufliche Zwecke mitgenommen wurden
  • Diebstahl persönlicher und nötiger Reisegegenstände

Ist kein Beleg verfügbar, erstellen Sie einen Eigenbeleg. Achten Sie darauf, dass er alle wichtigen Informationen sowie den Ort und das genaue Datum aufweist.

Haben Sie die angefallenen Kosten in die Reisekostenabrechnung eingetragen, legen Sie die entsprechenden Belege bei und übermitteln die Reisekostenabrechnung an die zuständige Stelle im Unternehmen.

Hier erhalten Sie eine exemplarische Reisekostenabrechnung als Download.

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