SMG Team 2019

REO Regionalentwicklung Oberland KU

HR-Arbeit zukunftsfest gestalten

Branche: Öffentlicher Sektor

Über das Unternehmen: Die in einer öffentlich-privaten Partnerschaft organisierte REO Regionalentwicklung Oberland KU (REO) hat eine zentrale Aufgabe: die zukunftsorientierte Entwicklung von Wirtschaft und Gesellschaft im Landkreis. Mit einem sorgfältig abgestimmten Maßnahmenpaket wird ein prosperierendes Umfeld geschaffen, Debatten angestoßen und multidisziplinäre Projekte umgesetzt, welche Lücken in der Infrastruktur schließen, Menschen vernetzt und einen Mehrwert für die Region schafft.

Bahar Edes_SMG

Bahar Edes
Office- und Eventmanagement Ausbilderin

Logo_Regional Entwicklung Oberland

Die Herausforderung

Die Regionalentwicklung Oberland KU setzt ihre inhaltlichen Schwerpunkte auf Projektarbeit, Networking und Veranstaltungen in neun Handlungsfeldern des öffentlichen Sektors, etwa bei Mobilität, Existenzgründungen, Ausbildung und Nachhaltigkeit. Ein zeitintensives, hochkonzentriertes und vor allem flexibel zu handhabendes Geschäft für das REO-Team. „Für den Personalbereich ergab sich daraus die Anforderung, dass wir alle Verwaltungsaufgaben von HR-Arbeit möglichst gut im Griff haben müssen“, erläutert Bahar Edes, als Office und Eventmanagement Ausbilderin bei der REO verantwortlich für die Personalarbeit. „Nur so können wir für die wichtige Projektarbeit mehr Zeit gewinnen und diese dann strategisch in Einzelprojekte investieren.“

Remote Work, Digitalisierung und New Work sind weitere Handlungsfelder, die die REO für Unternehmen in der Region Miesbach attraktiv und anwendbar gestalten möchte. Die aber in Pandemie-Zeiten urplötzlich auch in der eigenen Organisation zur Herausforderung wurden. „Zum Glück hatten wir bereits kurz vor Corona einige Tools im Einsatz, über die wir digitale Team-Meetings aber auch Termine mit externen Partnern gestalten konnten.“ Und so konnte die REO sich dem Anspruch stellen, die Zukunftsthemen für die Region nicht nur vorzugeben, sondern diese auch selbst zu leben. „Das Home Office etwa ist bei uns in den letzten 24 Monaten rasant gewachsen“, berichtet Edes.

Um mehr Zeit für Projektarbeit zu gewinnen, mussten wir vor allem den Verwaltungsaspekt von HR-Arbeit zukunftsfest machen.

Da viele Auswärtstermine in der Region den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden bestimmen, war eine einheitliche und vor allem flexible Online-Arbeitszeiterfassung ohne digitales HR-Tool nicht möglich. Jede Mitarbeiter:in pflegte eine individuelle Liste. „Und auch die Tatsache, dass wir als durch öffentliche Fördermittel unterstütztes Unternehmen projektbezogene Arbeitszeiten erfassen müssen, machte den Switch zu digitaler HR-Arbeit absolut nötig“, so Edes. So werden Projekte der REO beispielsweise durch Förderprogramme des Freistaates Bayern sowie der Europäischen Union gefördert. Außerdem gab es beim Onboarding einen „Unterschriftenmarathon“ sowie bei allen klassischen Verwaltungsthemen eine Mailflut an die HR. Die Konsequenz? „Wir mussten und wollten HR-Themen in einem ganzheitlichen Tool bündeln und damit eine grundlegende digitale Struktur schaffen.“

Stark eingeschränkte digitale HR-Arbeit

Uneinheitliche und unflexible Arbeitszeiterfassung

Hoher Abstimmungsaufwand durch analoge Prozesse

Mitarbeiter:innen

Standort

HR-Manager:in

Entscheidung und Implementierung

Da durch die Corona-Pandemie zahlreiche Präsenzveranstaltungen im Landkreis Miesbach abgesagt werden mussten, konnte die REO die Recherche nach einem passenden HR-Tool konzentriert angehen. „Wir sind dann recht schnell bei Personio gelandet. Und waren innerhalb kürzester Zeit überzeugt“, erinnert sich Edes an den Prozess. „Personio konnte all unsere zentralen Anforderungen voll erfüllen – und dies im gewünschten ganzheitlichen Tool.“

Während der gesamten Entscheidungsphase habe ich mich immer aufgehoben und sicher gefühlt.

„Neben den ausgezeichneten Erklärvideos und den Webinaren hat uns vor allem die Begleitung auf persönlicher Ebene durch die Personio-Ansprechpartner sehr gut gefallen. Das war alles hochprofessionell. Ich habe mich immer rundum sicher und gut aufgehoben gefühlt – das ist nach meinen eigenen Erfahrungen nicht selbstverständlich. Bei allen, wirklich allen Fragen gab es konkret und schnell Hilfe“, beschreibt Edes die Entscheidungsphase.
Im Verlauf der sechswöchigen Implementierung gab es keine Probleme. Für die kontinuierlich weiterlaufende Projektarbeit der REO ein wichtiger Faktor. „Wir waren sofort startklar und auch die Kolleg:innen waren von Tag 1 an voll begeistert“, erzählt Edes mit einem Lächeln.

Das Team war von Tag 1 an voll begeistert.

Das Ergebnis

Seit März 2021 ist Personio bei der REO im produktiven Einsatz. Und wie hat sich der Arbeitsalltag in der HR seitdem verändert? „Ich habe endlich mehr Zeit für persönliche Gespräche mit den Mitarbeitenden, das finde ich enorm wertvoll“, erzählt Bahar Edes. Und die händische Verwaltungsarbeit ist nun Geschichte. „Seitdem wir das Performance-Feature von Personio einsetzen, strukturiere und organisiere ich in diesem Bereich ganz viel Neues. Wir halten Mitarbeitergespräche strukturiert nach, professionalisieren das gesamte On- und Offboarding. Und endlich können wir nun auch die flexible Arbeitszeitgestaltung mit all ihren Nebeneffekten wie Überstunden oder Urlaubsanträgen sehr flexibel abbilden.“

Alle Mitarbeitenden pflegen ihre Daten zu Anwesenheit und Abwesenheit sowie die Urlaubsanträge im Tool selbst ein. Auch bei der Anpassung der an den TvöD angelehnten Gehälter unterstützt Personio die HR wirkungsvoll. Früher waren dafür stets ein aufmerksames Nachhalten der Verweildauer der Mitarbeitenden in den Tarifstufen sowie ein manueller Pflegeaufwand verbunden. „Heute erinnert mich die Software automatisiert daran, wenn Mitarbeitende neue TvöD-Stufen erreichen und eine Gehaltsanpassung folgt“, erläutert Edes. Die Weitergabe der Lohndaten an das externe Lohnbüro erfolgt dann einfach per Mausklick.

Beim Erreichen neuer TvöD-Tarifstufen erinnert mich Personio automatisch. Da kann ich nichts mehr vergessen.

„Auf den Punkt gebracht, kann ich sagen: Die Qualität der Personalarbeit hat sich sehr positiv entwickelt und ich kann seitdem deutlich strategischer und inhaltlicher arbeiten“, so Edes. „Als nächstes werde ich den Bereich Fortbildungen für die Mitarbeitenden aufbauen – und dafür habe ich jetzt die Zeit. Da freue ich mich auf neue Gespräche mit Personio.“
Nach fast einem Jahr Personio bilanziert Edes: „Die größte Stärke der Software ist, dass sie mich selbst professioneller und effizienter macht. Besonders wertvoll finde ich die automatische Kalkulation der Mehr- und Überstunden und der Urlaubstage, die begeistert auch die Kolleg:innen. Und die App ist der Alltagsfavorit im Team, weil sie von überall genutzt werden kann.“

In naher Zukunft wird REO die bei der Implementierung noch nicht mögliche projektbezogene Arbeitszeiterfassung einführen und damit dann beim automatisierten Berichtswesen profitieren. Auch die DATEV-Schnittstelle steht auf der Agenda. Alles Punkte, die HR eine weitere Zeitersparnis bringen. „Personio trägt zur Weiterentwicklung unserer eigenen Unternehmensvision bei. Wir verstehen uns als zukunftsorientiertes Unternehmen, das mit Personio ein State of the Art-Produkt nutzt. Wir sagen nicht nur, dass wir die Zukunft in der Region gestalten wollen, wir leben dieses Credo auch im Alltag.“

50 Prozent weniger Aufwand bei der Vorbereitung der monatlichen Lohndaten

Digitale Personalakte spart mehr als 350 Blatt Papier im Monat ein

50 Prozent weniger Arbeitsschritte bei der Bearbeitung der Urlaubsdaten

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