Saubere Auswertungen per Klick

Eine neue Lösung muss her – jetzt! Diese Erkenntnis traf Magdalena Rautinger, Head of HR, als MediaShop den Vorstoß in einen neuen Markt wagen wollte. Denn effiziente HR-Arbeit war mit den bestehenden Ressourcen bereits jetzt kaum noch abzubilden. “Wir sind schnell gewachsen, haben als Organisation an Komplexität gewonnen und mussten unsere Personalarbeit länderübergreifend gestalten. Doch uns fehlte ein zentrales System. Vieles haben wir in Papierform oder über Excel-Listen erledigt, auf die nicht jeder Zugriff hatte – und wenn ein Mitarbeiter im Urlaub war, sind Themen manchmal liegen geblieben”, schildert die Personalchefin die wachsenden Herausforderungen im HR.

Auch die inkonsistenten Analysen über Excel waren Magdalena Rautinger ein Dorn im Auge. “Manchmal wurden FTE als Basis für Auswertung genommen, manchmal der Headcount. Am Ende wusste man oft nicht mehr, wie gerechnet worden war.” Außerdem kosteten die Analysen für alle Beteiligten viel Zeit. “Zwei komplette Tage im Monat waren wir mit dem Reporting beschäftigt, bei den Jahresberichten sogar fünf Tage”, erzählt die Personalchefin. Für Magdalena Rautinger lag die Lösung auf der Hand: “Entweder der Headcount im HR muss aufgestockt werden oder wir gehen in die Digitalisierung und Automatisierung und führen ein elektronisches HR Tool ein!”

Als Fan von digitalen, automatisierten Prozessen hatte sich Magdalena Rautinger schon zwei Jahre zuvor nach innovativen Lösungen umgesehen. Damals entschied sich das HR Team für ein Recruiting Tool, das jedoch nicht mit den sich wandelnden internen Prozessen mithalten konnte. “Am Ende sind wir sogar zu unseren Excel-Listen zurückgekehrt”, so Magdalena Rautinger.

Als nun die Entscheidung zum Kauf eines Unternehmens in einem neuen Markt fiel, startete die Personalchefin einen weiteren Anlauf. “Wir haben einen Testaccount bei Personio angelegt und waren begeistert von den Möglichkeiten, die das Tool bietet. Bereits in der Testphase haben wir uns überlegt, wie wir unsere Prozesse hier abbilden können und welche Schnittstellen wir brauchen”, erzählt sie. Besonders gut ist der Personalerin, die vorher im Tech-Bereich tätig war, die Implementierung von Personio in Erinnerung geblieben. “Eine so gute Betreuung in der Einführungsphase habe ich noch nie erlebt – und wir hatten wirklich hohe Ansprüche!”

Als zentrale HR-Plattform ist Personio nun fest in den Arbeitsalltag der Personalabteilung eingebunden. Wo Dokumente früher umständlich an jeden einzelnen Mitarbeiter und jede einzelne Mitarbeiterin verschickt werden mussten, lassen sich diese jetzt ganz einfach im Mitarbeiterprofil bei Personio hinterlegen. Die Employee-Self-Service-Funktion ermöglicht es Mitarbeiter:innen, persönliche Informationen eigenständig zu ändern oder Dokumente einzusehen – das spart im HR eine Menge Zeit. „Führungskräften und Kolleg:innen aus Recruiting, Administration und IT müssen wir außerdem nicht mehr mühsam E-Mails schreiben und Dokumente anhängen. Auch das funktioniert in Personio auf Knopfdruck.“

Auch die Reportings sind für das HR Team praktisch. “Vor Kurzem wollte sich die Geschäftsführung zum Beispiel einen spanischen Brief übersetzen lassen. Mit einem Klick hat mir Personio angezeigt, dass acht Mitarbeiter im Unternehmen verhandlungssicheres Spanisch sprechen.” In der Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung sparen Magdalena Rautinger und ihr Team ebenfalls viel Zeit. “Die Fluktuationsraten mussten wir früher per Hand berechnen, solche Dinge wertet die Geschäftsführung nun mit wenigen Klicks selbst aus. Und die Adhoc-Anfragen vom Management Team gehen inzwischen gegen null.”

Die Tatsache, dass die Daten zentralisiert, verlässlich, transparent und vor allem sicher sind, weiß das HR Team von MediaShop besonders zu schätzen. “Wir sparen rund drei Stunden täglich im Recruiting und in der Bewerber-Kommunikation, das Reporting ist viel effizienter und die Personaladministration funktioniert einwandfrei”, sagt Magdalena Rautinger. Auch die intuitive Handhabung der Software ist für die Personalerin ein Pluspunkt. Ihr Fazit: “Personio ist ein rundum gelungenes Tool, mit dem alle zufrieden sind.”