DocCheck Office

DocCheck Gruppe

Wenn die Prozesse fließen

Branche: Marketing & Healthcare

Über das Unternehmen: Die DocCheck Gruppe hat sich mit ihren Beteiligungen auf den europäischen Healthcare-Markt fokussiert. Unter anderem betreibt DocCheck Europas größte Community für medizinische und pharmazeutische Fachkreise.

rouvenschaefer_DocCheck (1)

Rouven Schäfer
Head of HR Management

DocCheck Logo

Die Herausforderung

Stellen Sie sich ein Spaceshuttle auf interstellarer Mission vor. Und jetzt stellen Sie sich vor, die Crew verfügt noch nicht über ein Hi-Tech Cockpit zur optimalen Steuerung.
So ähnlich ging es dem HR Team von DocCheck, dass den Wachstumskurs des digitalen Unternehmens begleiten musste. Ein Potpourri an Lösungen – zum Teil noch analog, verschiedene Tools und jede Menge Excel-Dateien – erforderten weit mehr Aufwand als nötig. So führten bestimmte HR-Fragestellungen zu viel Handarbeit.

Jeder Klick zu viel kostet Zeit und Nerven.

Auch einige Verwaltungsprozesse waren echte Zeitfresser. “Bei jeder Einstellung mussten Daten parallel in mehreren Tools angelegt werden, hinzu kam die Abstimmung mit anderen Teams im Rahmen des On- und Offboardings”, schildert Rouven Schäfer, Head of Human Resources Management. “In den letzten 12 Monaten haben wir viele neue Mitarbeiter:innen eingestellt. Ohne Personio wäre das viel aufwändiger geworden.”

Die zentralisierte HR-Lösung sollte dem People Team von DocCheck Zeit für wertschöpfende Themen freiräumen. “Uns war wichtig, dass die Software zu uns als digitalem Unternehmen passt.” Sie sollte die Arbeit auf den nächsten Level heben: Clever durchdacht und von der UX-orientiert, erklärt Rouven Schäfer die Auswahlkriterien. “Außerdem sollte sie viel Potenzial für mehr Automatisierung haben. Denn jeder Klick zu viel kostet uns Zeit und Nerven.”

Parallele Pflege vieler einzelner Systeme

Hoher Aufwand, um typische HR-Fragen zu bearbeiten

Unternehmenswachstum skalieren

Mitarbeitende und weiter wachsend

Klick statt 5 Stunden Handarbeit

registrierte DocCheck Member

Unsere Prozesse haben sich spürbar beschleunigt und wir haben mehr Zeit, uns auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

Das Ergebnis

“Dass wir alle HR-Daten jetzt zentral in Personio speichern, hat zu einer höheren Datenqualität geführt”, erzählt Rouven Schäfer. Die HR-Arbeit sei übersichtlicher und mit weniger Aufwand verbunden. Insgesamt spart sich das Unternehmen teamübergreifend so das Äquivalent zu einer Vollzeitstelle für die Administration ein.

Transparentere und schlankere Prozesse unterstützen nun das HR-Team bei der täglichen Arbeit. “Jetzt sehen wir auf einen Blick, wann welche Aufgaben anstehen. Das schafft Effizienz.” Zugleich sind für Mitarbeitende und Führungskräfte relevante Informationen schneller verfügbar – je nach Zugriffsrecht. Das heißt: Weniger Sucherei, weniger Rückfragen an das HR-Team und geringere Wartezeiten. “Unsere Prozesse haben sich spürbar beschleunigt. So sparen wir Zeit und können uns auf wichtige Aufgaben konzentrieren”, so Rouven Schäfer.

Höhere Datenqualität

Schnellere Prozesse

Mehr Übersicht über Aufgaben und Prozesse

Entlastung bei Routineaufgaben

Die Potenziale

Potenzial sieht der Personalverantwortliche von DocCheck auch in Personios Workflow Hub, die eine Übersicht über den Status aller Prozesse bietet. Auf einen Blick sieht er jetzt, welche Prozesse bei welchem Team-Mitglied feststecken – und wo er nachfassen muss. Das ist hilfreich: “Denn je mehr automatisiert funktioniert, desto mehr Zeit haben alle für wertschöpfendere Aufgaben.”

Je mehr automatisiert funktioniert, desto mehr Zeit haben alle für wertschöpfendere Aufgaben.

DocCheck

Die Bilanz

Mit Personio können Rouven uns sein Team das Unternehmenswachstum nun optimal begleiten. Wichtige HR-Prozesse fließen leichter: Das Team kann somit die nötige Zeit ins Recruiting investieren und sich obendrein stärker auf die Beratung von Führungskräften konzentrieren.
Vor allem in das Mindset von Personio hat das HR Team von DocCheck Vertrauen. “Personio hat einiges von unserem Input umgesetzt, um die Software noch besser zu machen und arbeitet an spannenden Weiterentwicklungen”, sagt Rouven Schäfer. “Deswegen kann ich mir gut vorstellen, dass ich vielleicht in ein paar Jahren in Personio mit einer KI-Stimme spreche, die mir bei meinen HR-Aufgaben assistiert oder mit Führungskräften dringende To-Dos bespricht.”

Ihre persönliche Webdemo

Lernen Sie die Personio Software kennen! Unsere Produktexpert*innen führen Sie in ca. 30 Minuten unverbindlich durch das Tool und arbeiten die Potenziale für Ihr Unternehmen heraus.

  • Einblick in alle Produktfunktionen
  • Maßgeschneidert auf Ihre Schwerpunkte
  • Individuelle Beratung für Sie und Ihr Team
  • Röper Victoria
  • Fladerer Michael
  • Schepp Natalie

Kostenlose Webdemo buchen

Optional

Wird zur Terminabstimmung und Bedarfsermittlung benötigt