Personalbedarfsplanung

Personalbedarfsplanung - Neue Figur wird aufgestellt

Zur Umsetzung der Strategie und Ziele des Unternehmens ist es notwendig, das passende Personal zur Verfügung zu stellen. Einerseits betrifft dies die reine Anzahl der Mitarbeiter oder umgerechnet die bereitgestellte Arbeitszeit. Hierbei wird von quantitativer Personalbedarfsplanung gesprochen. Andererseits bezieht sich die Planung auf die Qualifikationen des Personals. Diese Aufgabe wird als qualitativ bezeichnet.

Warum ist die Personalbedarfsplanung für Sie als Unternehmer so wichtig? Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen dem Wettbewerb standhalten können möchten, muss die Planung im Voraus und das Controlling stimmen. Andernfalls fehlt Ihnen schnell das richtige Personal, um alle Aufträge zu bearbeiten oder Sie haben sogar Personal im Überfluss. Beides ist nicht effizient und verursacht enorme Kosten, die durch Voraussicht hätten verhindert werden können. Auch auf Marktänderungen können Sie reagieren, solange das Personal entsprechend qualifiziert und vorhanden ist.

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Was gehört zu einer gut strukturierten Personalbedarfsplanung?

Zusammengefasst empfehlen sich acht Schritte, die im Folgenden aufgelistet sind und im Anschluss näher erläutert werden.

1. Altersstruktur des Unternehmens analysieren
2. Planungshorizont festlegen
3. Unternehmensstrategie und daraus resultierende Aufgabenfelder definieren
4. Aufgabenpakete nach Qualifikationen gruppieren
5. Bruttopersonalbedarf für den angedachten Planungshorizont ermitteln
6. Personalab- und zugänge für diese Periode herausarbeiten
7. Nettopersonalbedarf ermitteln und somit die nötigen Einstellungen und Umschulungen analysieren
8. Resultierende Maßnahmen dementsprechend aufstellen

1. Altersstruktur

Zunächst sollten Sie die Altersstruktur in Ihrem Unternehmen analysieren. Daraus lässt sich in erster Linie ableiten, ob in naher Zukunft ein großer Anteil Ihrer Belegschaft das Unternehmen altersbedingt verlässt. Darüber hinaus zeigen die Ergebnisse natürlich auch auf, ob gewisse Altersklassen völlig unterrepräsentiert sind. Schon hieraus lassen sich erste Maßnahmen ableiten, falls Sie nicht gewillt sind, alle Schritte durchzuführen.

2. Planungshorizont

Ansonsten legen Sie nun den Planungshorizont fest. Unterschieden werden Planungen für ein Jahr (kurzfristig), bis zu drei Jahren (mittelfristig) und darüber hinaus (langfristig). Grundsätzlich gilt die Faustregel: Je kürzer der Horizont, desto präziser können Ihre getroffenen Aussagen sein. Grund dafür ist eine geringere Anzahl von Einflüssen und Unbekannten. Weiter im Voraus geplante Personalentscheidungen können besser auf größere Umstrukturierungen in Ihrem Unternehmen eingehen. Diese enthalten jedoch die Gefahr einer Fehleinschätzung.

3. Unternehmensstrategie und Aufgabenfelder

Um zu wissen, wie viele Mitarbeiter Sie benötigen, muss das Ziel Ihres Unternehmens natürlich klar definiert sein. Was wollen Sie produzieren, wie viel und welche Eigenschaften soll das Produkt oder die Dienstleistung aufweisen? Anhand dieser Fragen können Sie erst entscheiden, in welcher Form und welchem Umfang die anfallende Arbeit erledigt werden soll.

4. Aufgabenpakete nach Qualifikationen

Im vierten Schritt geht es für Sie darum, zu erarbeiten, welche Aufgaben zur Erfüllung Ihrer vorab definierten Strategie entstehen. Beratschlagen Sie sich auch mit den einzelnen Teilbereichen Ihres Unternehmens, welche Qualifikationen und Arbeitspakete dazu notwendig werden. Benötigen Sie zusätzliche Schulungen oder mehr Fachkräfte auf einem Gebiet?

Sie sollten darauf achten, dass Kernkompetenzen nicht an einer Person hängen. Wird diese krank, fällt dann die gesamte Abteilung aus. Im späteren Praxisbeispiel wird Ihnen hierzu der Begriff Reservebedarf auffallen. Dieser beinhaltet eben diese Puffer zur Abdeckung des Ausfallrisikos durch Krankheit oder Urlaub.

5. Bruttopersonalbedarf

Zur folgenden Erfassung Ihres Bruttopersonalbedarfs in Schritt fünf wird empfohlen, systematisch mit einem Planungstool vorzugehen. Sie möchten hier konkret festlegen, welche Bereiche in Ihrem Unternehmen wie viel Arbeitsleistung mit welcher Qualifikation benötigen. Dafür eignen sich unter anderem Schätzverfahren, bei denen auf Erfahrungswerte zurückgegriffen wird. Außerdem könnten Sie Führungskräfte diverser Bereiche als Experten hinzuziehen und diese nach Ihrer Meinung befragen. Kennzahlenanalysen können ebenfalls eingesetzt werden, wobei die Arbeitsproduktivität oder der Pro-Kopf-Umsatz übliche Beispiele sind.

Alle drei Verfahren stoßen auf eine Vielzahl an Einflussfaktoren und können nicht in ihrer Gänze innerhalb dieses Glossars erfasst werden.

6. Personalab- und zugänge

In Schritt 6 greifen Sie einerseits auf die Erfahrungswerte zurück und nutzen andererseits Planungsinformationen Ihrer Personalabteilung und anderer interner Experten. Sie möchten hier wissen, welcher Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, welche Aufgabe dieser hat, wann das genau ist und ebenso umgekehrt, wer in die Firma eintreten wird.

7. Nettopersonalbedarf

Zur Ermittlung Ihres Nettopersonalbedarfs fassen Sie Ihre bisherigen Ergebnisse im siebten Schritt zusammen.

Im Anschluss an die Erläuterungen wird ein Beispiel folgen, in dem noch einmal ersichtlich wird, welcher Bedarf was beinhaltet. Grob definiert bezeichnet der Nettobedarf: Bruttobedarf – Personalbestand – Zugänge + Abgänge.

8. Maßnahmen

Abschließend müssen Sie im letzten Schritt Ihre Planungsergebnisse in Maßnahmen umwandeln. Sie wissen nun:

  • Wie viele Mitarbeiter müssen entlassen werden?
  • Wie viele Mitarbeiter müssen eingestellt werden?
  • Wer muss wie umgeschult werden?
  • Welche Qualifikationen benötigen neue Mitarbeiter?

Das bedeutet die Personalbedarfsplanung bildet die Grundlage für viele Aufgaben der Personalabteilung. Jegliche Rekrutierungsprozesse, Fortbildungsmaßnahmen und Ausrichtungen der Personalpolitik basieren auf dem Input dieser Planung. Ergibt beispielsweise die Fluktuationsstatistik, dass überdurchschnittlich viele der gut ausgebildeten Arbeitskräfte das Unternehmen verlassen? Dann sollten Sie Maßnahmen ergreifen, sodass hochqualifizierte Leute das Bedürfnis entwickeln, in Ihrer Firma arbeiten und dort bleiben zu wollen.

Praxisbeispiel eines Fertigungsbetriebes

Die Fertigungsabteilung beschäftigt 850 Monteure, wovon 50 in den Ruhestand übergehen werden oder gekündigt haben. 100 Einstellungen stehen bereits fest. Der Fertigungsleiter gibt an, 1000 Monteure zu benötigen, um Taktzeiten einzuhalten. Im Durchschnitt fehlen ca. 10% der Belegschaft durch Krankheit und Urlaub.

Daraus ergibt sich eine quantitative Personalbedarfsplanung:

Einsatzbedarf: 1000 Mitarbeiter
+ Reservebedarf: 100 Mitarbeiter
= Bruttopersonalbedarf: 1100 Mitarbeiter
– Personalbestand: 850 Mitarbeiter
– Eingestellte Mitarbeiter: 100 Mitarbeiter
+ Abgehende Mitarbeiter: 50 Mitarbeiter
= Nettopersonalbedarf: 200 Mitarbeiter

Bevor Sie jedoch die Maßnahmen wie Personalsuche- und rekrutierung umsetzen können, fehlt die qualitative Personalbedarfsplanung. Vereinfacht benötigen 25 Monteure eine Zusatzqualifikation für einen neu genutzten Werkstoff. Diese Information müssen Sie auf verschiedene Weise beachten. Einerseits müssen Ihre Stellenausschreibungen dementsprechend ausgearbeitet sein. Andererseits sollten Sie sich auch hier Gedanken über die 10% Ausfallquote machen. Gegebenenfalls stellen Sie 30 Monteure mit der Zusatzqualifikation ein oder auch nur 20 und bieten für zehn Ihrer jetzigen Mitarbeiter Fortbildungen an.

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