17. Mai 2018 in Glossar, P

Performance Management

Zwei Kollegen beim Mitarbeitergespräch

Leistung Ihrer Mitarbeiter = Unternehmenserfolg. So einfach diese Gleichung scheint: Wie holen Sie das Beste aus Ihren Kollegen raus? Performance Management kann dabei unterstützen. Was darunter fällt und wie es geht, erfahren Sie im Folgenden.

Definition

Als Kernfunktion von HR umfasst Performance Management (dt. Leistungsmanagement) alle Aktivitäten und Prozesse, mit denen Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter steuern und fördern können. Ziel dieser Methode ist es, Mitarbeiter durch die fachliche Weiterentwicklung zu motivieren und sie so zu Bestleistungen anzuspornen.

Performance Management wird immer wichtiger

In einer Kienbaum Studie sagen zwei Drittel der befragten Unternehmen, dass das Performance Management in Zukunft (stark) an Bedeutung gewinnen wird. Warum? Weil 96 % der deutschen Führungskräfte der Meinung sind, dass es das Geschäftsergebnis pusht.

Motivierte Mitarbeiter sind dafür elementar. Aber wo finden Personalverantwortliche sie angesichts des Fachkräftemangels und des demografischen Wandels? Recruiting kann dafür zwar ein Hebel sein, aber die Lösung befindet sich bereits im eigenen Haus: Personalverantwortliche und Führungskräfte müssen die bestehenden Mitarbeiter fordern und fördern und sie so motivieren und binden. Genau hier setzt das Performance Management an. Es optimiert das Potenzial der Mitarbeiter, indem es:

  • Kompetenzen und Fähigkeiten erweitert sowie vertieft.
  • Mitarbeiter entsprechend den Anforderungen einsetzt.
  • alle nötigen Voraussetzungen schafft, damit Mitarbeiter ihre Bestleistung abrufen können.

Ohne ein professionelles Leistungsmanagement arbeiten Ihre Mitarbeiter häufiger ins Leere. Sie sind leichter demotiviert und liefern schlechte Arbeit ab. Die Konsequenz: Sie kündigen und die Fluktuationsrate steigt. Wertvolles Wissen des Mitarbeiters geht verloren, was sich wiederum negativ auf Ihren Unternehmenserfolg auswirkt.

Aktiv die Mitarbeitermotivation fördern

Motivation und Leistungsbereitschaft gehen Hand in Hand. Mit einer professionellen Feedback-Kultur, mehr Verantwortung und transparenten Zielen motivieren Sie Ihre Mitarbeiter und fördern sie so zu Bestleistungen.

Feedback-Kultur:

Statt jährliche Gespräche mit Mitarbeitern zu führen, sollten Führungskräfte quartals- oder monatsweise Feedback an ihre Mitarbeiter zurückspielen. Dies motiviert Mitarbeiter und gibt ihnen die Möglichkeit, sich im Laufe des Jahres weiter zu verbessern.

Verantwortung abgeben:

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie Vertrauen in sie haben. Wie? Überlassen Sie ihnen mehr operative und strategische Verantwortung. Nur so stellen sie sicher, dass Mitarbeiter passende Lösungen auf bereichsspezifische Herausforderungen finden und umsetzen.

Transparente Ziele:

Setzen Sie (gemeinsam) ambitionierte, aber erreichbare Ziele für Ihren Mitarbeiter, die auf die Unternehmensziele einzahlen. So weiß er, worauf er hinarbeitet und wonach er beurteilt wird.

Performance-Management-Prozess

Der Prozess im Performance Management ist kein einmaliges Aufeinandertreffen zwischen Führungskraft und Mitarbeiter. Er ist vielmehr als ein Dauergast zu verstehen, der über das ganze Jahr hinweg präsent ist. Drei grundlegende Schritte sind wichtig:

  1. Planungsphase/Zielvereinbarungsgespräch: Am Anfang steht das Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter, in dem gemeinsam Erwartungen und (Entwicklungs-)Ziele definiert werden, z. B. Sach- oder Entwicklungsziele und quantitative vs. qualitative Ziele.
  2. Zwischengespräche: Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter die vereinbarten Ziele auch erreichen, sollten Führungskräfte mehrmals pro Jahr die Zwischenergebnisse mit dem Mitarbeiter besprechen. Dies bietet eine geeignete Plattform für Coaching und gegenseitiges Feedback.
  3. Leistungsbeurteilung: Am Ende der definierten Leistungsperiode wird die Leistung und das Verhalten des Mitarbeiters anhand der festgelegten Ziele bewertet.

Methoden zur Performance-Messung

Um die Mitarbeiterleistung messen und analysieren zu können (Performance Measurement), gibt es zwei Instrumente: das Zielvereinbarungs- und das Beurteilungssystem.

Über Zielvereinbarungssysteme legen Sie Leistungsziele für ihre Mitarbeiter fest, die innerhalb eines definierten Zeitraums erbracht werden müssen. Dies sind zwei der gängigsten:

MbO: Bei den Management by Objectives werden die übergeordneten Unternehmensziele auf die jeweiligen Abteilungen und Mitarbeiter heruntergebrochen. Alle Maßnahmen und Tätigkeiten im Unternehmen sind auf die Unternehmensziele ausgerichtet, die Maßnahmen zur Zielerreichung definiert aber jeder Mitarbeiter selbst.

OKR: Die Objectives and Key Results basieren auf dem MbO-Prinzip, unterscheiden sich allerdings durch drei wesentliche Merkmale:

  • Größere Ziele (Objectives) werden quartalsweise gesetzt und auf 2-3 Teilziele (Key Results) heruntergebrochen werden. Im Gegensatz zu den Objectives als anspruchsvolle und qualitative Ziele, müssen Key Results messbar sein.
  • OKRs sind Teamziele und keine individuellen Mitarbeiterziele.
  • Im Unterschied zu MbO werden die Teamziele von den jeweiligen Teams definiert und nicht allein von der Führungskraft bzw. dem Management.

Die OKR-Methode wurde von Intel-Mitgründer, Andrew Grove, entwickelt und ist beispielsweise seit 1999 bei Internetriese Google erfolgreich im Einsatz.

Auch für Beurteilungssysteme gibt es spezifische Methoden. Über einen Aspekt ist sich die Literatur einig: Es müssen mehr Gespräche her! Für einen intensiven Austausch sind jährlich stattfindende Feedback-Gespräche zwar sinnvoll, jedoch reichen sie für ein regelmäßiges Feedback nicht aus.

Check-Ins: Sie finden in kürzeren Intervallen statt – meist monatlich – und haben für Führungskräfte den großen Vorteil, Mitarbeiter fortlaufend beurteilen und Feedback geben zu können. Leistungsprobleme werden so zeitnah aufgedeckt und Maßnahmen zur Behebung eingeführt.

360-Grad-Gespräch: Bei dieser Feedback-Form bekommen die Mitarbeiter nicht nur von ihrem direkten Vorgesetzten eine Beurteilung, sondern von mehreren Stakeholdern, z. B. Kollegen und Kunden.

Die Leistungsbeurteilung sollte immer konstruktiv und wertschätzend sein. Andernfalls riskieren Führungskräfte, ihre Mitarbeiter zu demotivieren und die Spirale zur Leistungsminderung loszutreten.

Rolle von HR

Personalverantwortliche nehmen beim Performance Management eine tragende Rolle ein: Sie sind die Wegbereiter, die dafür sorgen, dass Mitarbeiter von Führungskräften gefördert werden. Dazu erstellen sie strategische und strukturierte HR-Prozesse und bilden so das Fundament für ein professionelles Performance Management. Im Alltag äußert sich das Performance Management vor allem in administrativen Aufgaben:

  • Leistungsbögen auswerten
  • Regelmäßig Entwicklungsfortschritte und Ziele der Mitarbeiter dokumentieren.
  • Bonuszahlungen – wenn vorhanden – ausrechnen und veranlassen.
  • Weitere Trainings basierend auf dem Leistungsfortschritt planen.

Solche Aufgaben sind lästig, aber notwendig. Mit einer sauber und einheitlich gepflegten Personalakte, auf die jeder Beteiligte zugreifen kann, machen HR Manager Leistungsfortschritte für jeden Stakeholder transparent. Der effizienteste Weg zur sauberen Personalakte führt über eine HR Software. Personalverantwortliche können so Informationen zu der Mitarbeiter-Performance in einer digitalen Personalakte zusammenführen und jederzeit anpassen.

Auf diese Weise haben HR-Verantwortliche interne Karrierepfade, Weiterbildungsangebote und Fortschritte immer im Blick und können darauf basierend weitere Trainings und Weiterbildungsmaßnahmen zur Mitarbeiterförderung planen und anstoßen. So werden Mitarbeiter optimal und zeitnah auf kommende Herausforderungen und Rollen vorbereitet.

Rolle von Führungskräften

Im Performance Management fungieren Führungskräfte als Mentor und haben vier wesentliche Aufgaben:

  • Steuerung sowie die Ausrichtung der erbrachten Leistungen (Effektivität): Sie achten bei allen Leistungsprozessen darauf, dass sie sich an den Unternehmenszielen und -strategien orientieren.
  • Optimierung der Leistungsprozesse (Effizienz): Führungskräfte sorgen dafür, dass sich die Mitarbeiterleistung innerhalb einer vereinbarten Zeitspanne immer weiter steigert. Dies garantiert eine optimale Potenzialentfaltung des Mitarbeiters.
  • Eine weitere Rolle im Prozess der Leistungserbringung stellt die Informationstransparenz für die Mitarbeiter dar. Denn nur gut informierte Arbeitnehmer besitzen die erforderliche Orientierung, um ihre Leistung konkret den Zielen anzupassen und positive Ergebnisse, also wertschöpfenden Output, zu liefern.
  • Auch für die Potenzialentwicklung sind Führungskräfte zuständig. Dies schließt folgende Punkte ein:
    • Kompetenzerweiterung, die an zukünftigen Aufgaben des Mitarbeiters und an den Zielen des Unternehmens orientiert ist
    • Aufbau von Know-How durch Erfahrung und Routine
    • Personalauswahl, die den Stellenanforderungen entspricht
    • Rahmenbedingungen, z. B. Tools und Equipment, für Mitarbeiter sicherstellen

Fazit: Wer Mitarbeiter nicht verlieren will, muss umdenken. Aber wie stellen Sie ein effektives Performance Management in Ihren Unternehmen auf, das auch die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter erfüllt? In unserem Leitfaden erhalten Sie einen 5-Punkte-Plan, wie Sie Ihre Mitarbeiter fördern, motivieren und an Ihr Unternehmen binden können.

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