13. Februar 2017 in Erfolgsgeschichten

Wirkungsvoll und einfach – Wachstumsunterstützung bei Orderbird

Orderbird Founders Patrick Jakob Bastian with ipad pos mini

Wie Orderbird es schaffte das Unternehmenswachstum mit Personio zu bewältigten

Vor einem Jahr stand Orderbird vor der Entscheidung ein neues Recruitment System einzuführen, um das schnelle Wachstum des Teams zu bewältigen. Zur Auswahl standen damals Softgarden und ein Freemium-Tool, welche kostenpflichtig für weitere Wachstumsschritte gewesen wären. Mit Personio hat Orderbird nicht nur eine Recruiting Lösung, sondern auch alle anderen wichtigen Funktionen einer HR Management Software in nur einem einzigen Tool.

Bisher ungelöste Probleme bei Orderbird

Orderbird suchte nach einer neuen Lösung für die Aufarbeitung ihrer wachsenden Komplexität. Wichtige Faktoren waren hierbei zeitliche Effizienz, Kostenminimierung und wenig Verwaltungsaufwand. Um den vollen Funktionsumfang mit alternativen Tools abzubilden, wären verschiedene Softwarelösungen nötig gewesen, welche insgesamt nicht nur mehr Geld gekostet hätten, sondern auch nicht perfekt miteinander verzahnt gewesen wären. Vor allem die Höhe der Kosten war ein Grund viele Softwarelösungen abzulehnen, im Vergleich zu diesen war Personio mit Differenzen von mehreren hundert Euro die günstigere Alternative.

Im Durchschnitt sparen wir mit Personio über 20% unserer Gesamtzeit bei HR Tätigkeiten ein und können diese für Interviews & Gespräche nutzen

Portrait Maria Kopp
Maria Kopp – Head of HR – Orderbird

Probleme im administrativen HR Management

Der mit dem schnellen Wachstum verbundene Aufwand war ein großes Problem für Orderbird, da die meisten Lösungen zur Bewältigung der Probleme den limitierten Budgetrahmen gesprengt hätten. Alternative Einzellösungen von günstigeren Drittanbietern kamen allerdings ebenfalls nicht in Frage, da sich diese innerhalb der Datenschutz-Grauzone bewegten und deswegen nicht verwendet werden konnten.

Verschiedene Excel-Tabellen mit inkonsistenten Mitarbeiterinformationen sorgten immer wieder für Verwirrung innerhalb des Teams, sodass oftmals Zeit durch den Abgleich der Daten verloren ging. Dieses Problem setzte sich auch in der Kommunikation fort. Durch die ineffizienten Tabellen mussten langwierige Absprachen in Kauf genommen werden, um die Daten zu sortieren.

  • Kostenminimierung
  • Datenschutz
  • Datenkonsistenz

Probleme im Recruiting

Die Einbindung von verschiedenen Mitarbeitern in den Recruiting-Prozess gestaltete sich aufgrund langer Informationswege schwierig. Es dauerte bis man die Bewerbungsunterlagen jedem Hiring-Manager beziehungsweise Beteiligten zuschickte und verschiedenes Feedback sammelte. Die unübersichtliche E-Mail-Kommunikation verzögerte Absprachen und behinderte zusätzlich die Fortsetzung der eigentlichen Aufgaben.

Dies führte ebenfalls zu einer langen Time-To-Hire und erschwerte zusätzlich die Übersicht über die Performance einzelner Recruiting-Kanäle. Somit konnte die Effizienz des Recruitings nur unzureichend abgefragt werden, mögliche Potenziale blieben verborgen. Aufgrund der verzweigten Kommunikationssituation gingen Bewerber teilweise verloren.

  • Wenig Übersicht
  • Lange Time-to-Hire
  • Verlorene Bewerber

Mit Personio hat orderbird einen Partner gefunden, der HR versteht. Unser Feedback wird schnell umgesetzt, jedes neue Feature macht unsere Arbeit noch einfacher. Damit können wir uns auf wichtige Themen konzentrieren, ohne in Administration und Koordination zu versinken.

 

Strukturiertes und effizientes Wachstum mit Personio

Mit der ganzheitlichen Lösung von Personio konnte das Wachstum bewältigt werden, ohne dass der Budgetrahmen gesprengt wurde oder die Einhaltung der deutschen Datenschutzrichtlinien fraglich war.

Um die Anforderungen des Wachstums in den Griff zu bekommen, wurden innerhalb der letzten zwölf Monate zusätzlich viele neue Funktionen und Updates bei Personio veröffentlicht, die das Arbeiten noch weiter erleichtern.

 

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HR Management – Wirkungsvoll und unkompliziert

Durch ein Tool, das alle relevanten Mitarbeiterdaten speichert und verwaltet, werden unnötige und zeitraubende Zwischenschritte eingespart. Die Übertragung von verschiedenen Daten entfällt und wird nun automatisiert vorgenommen. Zusätzlich zum geringeren Zeitaufwand verbessert sich die Datenkonsistenz.

Doch nicht nur die HR-Abteilung profitiert von der Umstellung, auch den neu eingestellten Mitarbeitern nutzt Personio. Durch ein einheitlich gestaltbares und sinnvolles Onboarding fühlt sich jeder Mitarbeiter willkommen und kann sich schnell in seine Aufgabengebiete einarbeiten. Die Möglichkeiten eigene Mitarbeiterdaten selbstständig zu bearbeiten, spart Zeit und erleichtert HR Managern die tägliche Arbeiten.

  • Zeiteinsparung
  • Wirkungsvolles Onboarding
  • Employee Self Service

Komplexer Recruiting Prozess – Einfach organisiert mit Personio

Bei neuen Bewerbungen kann nun übergreifend zwischen Abteilungen und Hierarchien transparentes Feedback zu Lebensläufen oder Vorstellungsgesprächen gegeben werden. Durch die Einbeziehung von verschiedenen Teammitgliedern kann in der Gesamtheit entschieden werden, ob ein Bewerber in das Team passt.

Diese durchdachte Kommunikationsstruktur kann auch auf den Bewerberkontakt übertragen werden, da die zentrale E-Mail Funktion in Personio eine zügige Kommunikation ermöglicht. Auf jede Änderung kann so in kurzer Zeit reagiert und weitere Schritte schnell eingeleitet werden.

Im Bereich Employer Branding hat Orderbird ebenfalls volle Flexibilität. Die Karriereseite konnte individuell gestaltet und mit Personio problemlos integriert werden. Hieraus folgt, dass sich Kandidaten mit wenigen Klicks bewerben können und trotzdem alle relevanten Daten direkt verfügbar sind.

  • Kurze Feedbackwege
  • Einfacher Bewerbungsprozess
  • Hohe Flexibilität

Implementierung – Der 90 Tage Plan

Die kurze Implementierungsfrist trägt ebenfalls zu Zeiteinsparungen bei. Nach der Aufbereitung der Daten konnten die gesamten Stammdaten innerhalb kurzer Zeit in Personio migriert werden. Somit war das neu eingerichtete System schnell einsatzfähig und aufgrund des intuitiven Designs war die Eingewöhnungszeit der Mitarbeiter sehr kurz.

Im Recruiting entstand ein einheitlicher Überblick über den gesamten Prozess, welcher zudem transparent für alle Mitarbeiter gestaltet wurde. Die effizientesten Kanäle konnten gefiltert werden, sodass einer späteren Ausweitung der Aktivitäten in dieser Richtung nichts mehr im Weg stand.

Die Datensicherheit kann mit Personio ebenso gewährleistet sein, da die komplexen Hierarchien durch das Rollen-Rechte-Systeme umgesetzt sind. Jedem Mitarbeiter werden hierdurch verschiedene Funktionen freigeschaltet.

  • Einfache Einbindung
  • Transparenter Überblick
  • Rollen-Rechte-System

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