Kein Chaos am Stichtag. Wie Sie die Lohnbuchhaltung in wenigen Minuten vorbereiten

Personaler bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung

In einer Sache herrscht Einigkeit zwischen Mitarbeitern und HR: Bei Gehalt und Urlaub dürfen keine Fehler passieren. Verantwortlich dafür ist die Personalabteilung. Sie muss jeden Monat sicherstellen, dass alle Mitarbeiter eine nachvollziehbare Entgeltabrechnung erhalten. Nun ist es so, dass die nicht immer dieselbe ist. Schleicht sich ein Fehler ein, wird die Personalabteilung zur Verantwortung gezogen und erntet den Ärger der Kollegen oder gar der Geschäftsführung. Es gibt Wege, wie Sie als HR-Verantwortlicher sicherstellen, dass die Lohnbuchhaltung korrekt abläuft und Sie dabei nicht jeden Monat Zeit und Nerven kostet.

Was ist notwendig, damit der Lohnabrechnungsprozess funktioniert?

Wenn Sie wie die meisten Personalabteilungen bei der Lohnabrechnung mit einem externen Steuerberatungsbüro zusammenarbeiten, dann ist es Ihre Aufgabe, alle lohnabrechnugsrelevanten Informationen zum Stichtag x in korrekter Form an den Dienstleister zu kommunizieren.

Was trivial klingt, ist ziemlich aufwendig. Vor jeder monatlichen Abrechnungsrunde müssen Sie als Personaler viele unterschiedliche Daten erfassen. Nicht selten passiert das in Excel oder an unterschiedlichen Orten, was a) zu Fehlern führen kann und b) an der einen einzelnen Person, die mit den Informationen vertraut ist, hängt. Ist die mal nicht da oder fällt aus, dann weiß niemand, wie der Stand ist.

Zwei Qualitätskriterien sind entscheidend: Vollständigkeit und Korrektheit der Informationen

Hinzu kommt: Es fließen viele unterschiedliche Informationen ein – von Personal- über Gehaltsdaten bis hin zu den Abwesenheitsperioden. Welche Informationen im Detail darunter fallen, erfahren Sie hier: Best Practice für die Konfiguration der Lohnabrechnung.

Problem(e): zu viele Informationen, Änderungen gehen verloren, Dokumentation fehlt

Wichtig ist zudem, dass all diese Daten aktuell sind. Nun stellen Sie sich vor, Sie als Personaler erhalten von Kollegen, bei denen sich etwas Relevantes für die Lohnbuchhaltung ändert, jedes Mal eine Info – sei es per Mail, per Telefon oder mündlich. Das ist der Fall, wenn ein neuer Mitarbeiter anfängt, ein Mitarbeiter kündigt, ein Kollege in Elternzeit geht, eine Kollegin länger krankheitsbedingt ausfällt usw.

Ihre Aufgabe ist es, diese Informationen vor einem Lohnabrechnungslauf zu erfassen und dem Steuerberater weiterzugeben. Doch wie sollen Sie den Überblick bewahren, geschweige denn garantieren, dass keine Information verloren geht? Und was, wenn Sie krank werden oder im Urlaub sind und der Stichtag naht? Wer gibt die Daten dann weiter?

Chaos.

Die vermeintlich simple Aufgabe der Lohnbuchhaltung ist also komplex, denn viele unterschiedliche Mitarbeiterinformationen spielen eine Rolle. Als HR-Verantwortlicher können Sie unmöglich alleiniger Verwalter dieser Daten sein. Dagegen spricht die Menge an Information, die Unberechenbarkeit (laufend ändern sich Personaldaten) und die Sicherheit (ausgewählte Informationen dürfen Sie wegen datenschutzrechtlicher Bestimmungen nicht abfragen oder verarbeiten– oder: Sie haben Zugriff hierauf, aber Ihre Urlaubsvertretung nicht. Notgedrungen, aber datenschutzwidrig, teilen Sie die Zugangsdaten trotzdem mit ihr).

Lösung: Buchhaltungsrelevante Informationen werden automatisch erfasst

Was, wenn es ein System gäbe, dass sich automatisch sowohl die richtigen als auch die aktuellen Informationen zieht und bereitstellt? Jeden Monat.

Dieses System müsste bestimmte Informationen samt Änderungen konstant erfassen und zusammenführen, um die vorbereitende Lohnbuchhaltung sauber zu machen. In diesem System lägen die Daten demnach gebündelt und für alle transparent einseh- und bearbeitbar ab – schließlich sollen Mitarbeiter ihre Informationen direkt selbst ändern.

In diesem zentralen System wären die Stammdaten eines jeden Mitarbeiters, seine Ab- und Anwesenheiten, Bonuszahlungen, seine Entwicklung und einiges mehr hinterlegt bzw. dokumentiert. In anderen Worten: Wenn Sie an eine Lösung für Ihre vorbereitende Lohnbuchhaltung denken, sollten Sie an eine Lösung denken, die den gesamten Mitarbeiterzyklus abdeckt. Denn der enthält all jene Informationen, die Sie für die Lohnbuchhaltung benötigen.

Auf dieses System haben nicht nur Sie Zugriff, sondern auch Ihre Kollegen. Das befähigt Angestellte, ihre Personalinformationen eigenständig zu pflegen und entbindet Sie der Verantwortung.

Der Gau: Lohnbuchhaltung folgt manuellen Prozessen; Fehler schleichen sich ein

Änderungen fallen unvorhergesehen und laufend an > HR muss ad hoc reagieren und hat die alleinige Verantwortung > manuelle Pflege führt zu Fehlern & kostet Zeit > qualitativ minderwertige Informationen werden weitergegeben > abschließende Lohnbuchhaltung ist fehlerhaft > Gehaltsabrechnung stimmt nicht oder kommt zu spät.

Ideal: Lohnbuchhaltung erfolgt automatisch; HR kontrolliert

Mitarbeiter pflegt Änderungen eigenständig ein (ESS) > HR kann davon ausgehen, dass die Daten korrekt und vollständig vorliegen > HR prüft Informationen in einem zentralen System und leitet sie weiter > abschließende Lohnbuchhaltung erfolgt problemlos > Gehaltsabrechnung passt und ist pünktlich.

 

Wenn Sie eine Plattform haben, in der alle Mitarbeiterinformationen gebündelt werden, dann müssen Sie diese nicht in unterschiedlichen Systemen hinterlegen oder von einem ins andere System übertragen. Sie müssen sich morgens in nur ein System einloggen und Sie können jederzeit nachvollziehen, wie der Prozessfortschritt ist (nicht nur Sie, auch Ihre Kollegen).

Zudem: Sie haben auf System-Seite einen Ansprechpartner, an den Sie sich wenden können, wenn Sie Fragen zur Lohnbuchhaltung haben – oder darüber hinaus. Denn Ihre Kontaktperson hat die ganzheitliche Perspektive – sprich, sie kennt all jene Faktoren, die sich auf Lohn & Gehaltsabrechnung auswirken. Ihr Steuerberater hat die nicht, der weiß nur über die buchhalterischen Prozesse Bescheid. Der wird sich im Übrigen auch freuen, wenn er jedes Mal pünktlich und korrekt alle Informationen erhält.

Was, wenn die Lohnbuchhaltung nur ein Tool von mehreren ist?

Möglicherweise haben Sie bereits Lösungen im HR im Einsatz, zum Beispiel für das Bewerbermanagement oder für Abwesenheiten. Wenn sämtliche Mitarbeiterinformationen an einem Ort zusammenlaufen, dann können Sie Kosten sparen, weil Sie ein statt mehrere Tools bezahlen. Sie können zudem Geld sparen, weil Sie nicht ständig wechseln müssen zwischen mehreren Systemen. Informationen fließen einmal in die Plattform und werden dort in unterschiedliche Anwendungen genutzt, wie zum Beispiel in der Lohnbuchhaltung. Das ist leichter in der Handhabe, was wieder Kosten senkt. Mitarbeiter müssen einmal eingearbeitet sein und nicht ständig neue Technologien verstehen lernen. Auch die Wechselkosten dürften überschaubar sein. Denn die Informationen liegen aus anderen Tools digital vor, sodass sie diese einfach übertragen können.

Personio deckt den gesamten Mitarbeiterzyklus ab und unterstützt Sie bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung. Die Software übernimmt die Berechnungen für Sie und räumt Fehlerquellen aus dem Weg. Zusätzlich können Sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren und so Ihren Verwaltungsaufwand reduzieren.

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