Wie Europas größte Einzelzahnarztpraxis ihre Personalverwaltung vereinfacht

HR Manager KU64

5 Fragen an … Christian Schütz, HR Manager bei der der Zahnarztpraxis KU64

Die KU64 ist Europas größter Einzelzahnarztpraxis. HR Manager Christian Schütz erzählt, wie er Papier aus der Personalarbeit verbannt hat und trotz der vielen unterschiedlichen Mitarbeiterrollen den Überblick behält.

Lieber Herr Schütz, was ist die KU64 und welche Rolle spielt das Personalwesen bei Ihnen?

Die KU64 in Berlin ist mit 24 Spezialisten, mehr als 120 Mitarbeitern und einer Fläche von 2.800 m² auf drei Etagen die größte Einzelzahnarztpraxis Europas und deckt alle Leistungen der Zahnmedizin ab.

Durch die vielen unterschiedlichen Berufsprofile, von Zahnärzten und Zahntechnikern über Chirurgen und Assistenten, hat die Personalabteilung einen hohen Stellenwert: Sie muss vor allem den Überblick behalten.

Welche operativen Herausforderungen gibt es in HR?

Aufgrund der vielen unterschiedlichen Experten, die bei uns arbeiten, ist das Gehaltsmanagement sehr komplex. Neben Fachkräften, die auf Provisionsbasis arbeiten, gibt es Schichtarbeiter und Teilzeitkräfte.

Pro Jahr erhalten wir 600 Bewerbungen. Die wollen wir alle beantworten.

Außerdem erhalten wir sehr viele Bewerbungen, etwa 600 pro Jahr, die wir alle beantworten wollen. Wir hatten früher viele unterschiedliche Trägermedien, auf denen wir die Personaldaten sammelten. Es gab Urlaubszettel, Dokumente in Ordnern, die mehrere Meter in Regalen einnahmen und natürlich Tabellen und Daten, die auf dem Rechner und online gespeichert waren. Das war manchmal sehr unübersichtlich.

Waren Sie deshalb auf der Suche nach einer Software, um Ordnung zu schaffen?

Das war auf jeden Fall ein wichtiger Faktor. Wir wollten die Massen an Papierakten digitalisieren und die verschiedenen Dokumente, die zu den einzelnen Mitarbeitern gehören, übersichtlich bündeln. Eine flexible Lösung, die gleichzeitig dem Papierkrieg ein Ende bereitet und gewährleistet, dass die sensiblen Personaldaten sicher geschützt sind, musste her.

Wie unterstützt Personio Sie im täglichen Ablauf?

Die Papierakten konnten wir schnell radikal reduzieren. Da alle Daten übersichtlich in der Software abgelegt sind, wurden die alltäglichen Abläufe stark vereinfacht. Zu Bewerbungsgesprächen brauche ich jetzt nur noch ein Tablet anstelle einer ganzen Akte mitzunehmen, denn alle wichtigen Daten zum Bewerber liegen sicher in der Cloud.

Papier-basierte Personalarbeit ist einfach nicht mehr zeitgemäß.

Anfangs war es nicht ganz einfach, die Mitarbeiter von der notwendigen Umstellung auf eine neue Software zu überzeugen. Aber die Bedenken waren bald ausgeräumt und jetzt sind die Kollegen sehr zufrieden.

Ihr Fazit aus der Arbeit mit und ohne Software?

Personalarbeit im 21. Jahrhundert mitsamt den Qualen der unstrukturierten Papierverwaltung ist nicht mehr zeitgemäß – die KU64 arbeitet in jedem Bereich, ob nun in der Zahnpflege oder dem Personalmanagement ab jetzt immer mit dem aktuellen Stand der Technik.

Lieber Herr Schütz, vielen Dank für das Gespräch.

Wie die HR-Arbeit im Vorher-Nachher-Vergleich bei der KU64 aussieht, erfahren Sie in dieser Erfolgsgeschichte.

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