25. Oktober 2017 in HR Management

HR Analytics: Wie gut ist Ihr Recruitment Prozess?

HR Analytics

Kennzahlen sind nicht unbedingt das Lieblingsthema von Recruitern. Dabei liegen die Vorteile eines Recruitment-Controllings klar auf der Hand. Es hilft, Ressourcen effizienter einzusetzen, Schritt für Schritt besser zu werden und nicht zuletzt die Geschäftsführung zu gewinnen. Mit etwas Vorbereitung gelingt der Start ins Kennzahlen-basierte Controlling. Im Folgenden erfahren Sie, wie.

Effizienzdruck, Prozessoptimierung, absolute Transparenz – was in anderen Unternehmensbereichen schon zum Alltag gehört, macht auch vor den Personalabteilungen nicht halt. In Zeiten des Fachkräftemangels sollten Recruiter durch ein Controlling-System nachweisen können, dass sie ihre Ressourcen bestmöglich verwenden, um die vielen offenen Stellen zu besetzen. Seit fast der komplette Bewerbungsprozess digital und softwaregestützt abläuft, ist es technisch kein Problem mehr, jede Menge an Daten und Kennzahlen zu erheben.

Weniger als die Hälfte der Unternehmen erhebt Kennzahlen im Recruitment Prozess

“Wir arbeiten mit Menschen, das lässt sich nicht in Zahlen ausdrücken”, hört man Personaler sagen. So ist es zu erklären, dass 2015 in einer Umfrage über 90% der befragten Unternehmen die Erfolgsmessung im Recruiting für wichtig bis sehr wichtig erachten. Weniger als die Hälfte jedoch arbeitet tatsächlich mit Kennzahlen (oder KPIs, Key Performance Indikatoren) für die Erfolgsmessung.

Warum ist es trotzdem sinnvoll, ein Recruitment-Controlling mit Kennzahlen zu etablieren? Wie starten Sie damit und welche Tools helfen Ihnen dabei?

HR Analytics & KPIs verbessern Ihren Stand im Unternehmen

Bei der Einführung eines Controllings schwingt oftmals die Angst mit, aufgedeckte Fehler würden die eigene Arbeit in Frage stellen. Genau das Gegenteil ist der Fall. Wenn Sie Ihre Prozesse regelmäßig auf ihre Effizienz hin prüfen, können Sie Schwachstellen und Optimierungspotenziale selbst frühzeitig erkennen und Maßnahmen ergreifen. Sie können Ressourcen effektiver einsetzen und mit Ihren Mitteln mehr erreichen.

Anhand von Kennzahlen weisen Sie gegenüber der Geschäftsführung Ihren Beitrag zu den Unternehmenszielen nach. Gerade für Budget-Diskussionen ist es hilfreich, wenn Sie anhand von Zahlen darlegen können, an welchen Stellen der höchste ROI (Return on Investment) zu erzielen ist.

Recruitment KPI: weniger ist meistens mehr

Die große, unübersichtliche Menge existierender Kennzahlen erleichtert den Start ins Recruitment-Controlling nicht gerade. Dutzende an Kennzahlen zu erfassen, auszuwerten und richtig zu interpretieren ist nicht nur aufwändig, sondern meist nicht sinnvoll.

Der wichtigste Schritt zu Beginn ist die Auswahl eines übersichtlichen, relevanten Sets an KPIs für Ihr Unternehmen. Sinnvolle Kennzahlen müssen folgende Kriterien erfüllen:

  • Relevant: Ist die Kennzahl für die Erreichung Ihrer Unternehmensziele wichtig? Sagt sie etwas über den Erfolg Ihrer Arbeit aus?
  • Erfassbar: Können Sie die notwendigen Daten lückenlos, dauerhaft und möglichst automatisiert erheben?
  • Benchmark-fähig: Haben Sie Vergleichswerte aus Ihrer Branche, Region, o. ä. für diese Kennzahl?

Eventuell müssen Sie für unterschiedliche Unternehmensbereiche – zum Beispiel gewerbliche und kaufmännische – jeweils andere Kennzahlen nutzen, um den Eigenheiten der Bereiche Rechnung zu tragen.

Kostenlose Checkliste mit Top 10 Kennzahlen im Recruiting herunterladen

 

Quantitative vs. qualitative Kennzahlen

Achten Sie bei der Definition Ihres KPI-Sets darauf, quantitative und qualitative Kennzahlen ausgewogen zu kombinieren. Quantitative Kennzahlen beziehen sich rein auf die Dauer verschiedener Prozessschritte, auf die Anzahl an Bewerbern oder die Kosten für Neueinstellungen.

Das prominenteste Beispiel für eine quantitative Kennzahl ist Time-to-fill beziehungsweise Time-to-hire. Sie beschreibt die durchschnittliche Zeitdauer zwischen Ausschreibung und Besetzung einer Stelle. Oder, einfach ausgedrückt, wie lange es dauert, bis Sie einen neuen Mitarbeiter gefunden haben. Tracking von Recruiting-Kanälen oder die Planung von Interviews gehören zu einem effektiven Bewerbermanagement.

Qualitative Kennzahlen messen eher weiche Faktoren, wie die Eignung von Kandidaten für eine Position oder die Zufriedenheit der Führungskräfte mit den neu eingestellten Mitarbeitern. Wie genau solche Daten erfasst werden, muss jedes Unternehmen individuell für sich festlegen.

Da Quantität relativ einfach gemessen werden kann, besteht die Gefahr, sich zu stark auf diesen Aspekt zu konzentrieren. Wenn Sie nur möglichst schnell und möglichst günstig neues Personal einstellen möchten, leidet wahrscheinlich die Auswahl der Kandidaten darunter, die Fluktuation unter neuen Mitarbeitern wird steigen.

Automatische Datenerfassung vereinfacht HR Analytics

Nutzen Sie für möglichst viele Schritte Ihres Recruiting-Prozesses eine Recruiting- oder Personalmanagement-Software. Mit solchen Tools können Sie Stellenangebote veröffentlichen, Bewerbungen verwalten, Vorstellungsgespräche dokumentieren und neue Mitarbeiter anlegen. Im Hintergrund werden alle Daten und Zahlen automatisch erfasst.

Damit haben Sie viele Basisdaten für Ihre Kennzahlen bereits ohne manuellen Aufwand vorliegen – und Sie können jederzeit darauf zugreifen. Die Anzahl von Bewerbern über einen bestimmten Kanal oder die durchschnittliche Zeitdauer von der Bewerbung bis zum ersten Gespräch lässt sich einfach aus den vorhandenen Daten berechnen. Zusätzliche Kennzahlen wie die Zufriedenheit oder Produktivität der neuen Mitarbeiter erheben Sie regelmäßig auf anderem Wege, zum Beispiel über einen standardisierten Fragebogen.

Grundsätzlich können Sie, sofern Sie sich auf wenige Kennzahlen beschränken, Ihre Daten für das Controlling auch manuell pflegen, mit Excel-Tabellen oder einer Datenbank-Lösung. Zu Daten-Wirrwarr kommt es allerdings, wenn die Menge der Daten oder die Komplexität der Daten steigt, abgesehen von der Gefahr, inkonsistente Informationen anzuhäufen, intransparent zu werden etc.

KPIs immer im Kontext interpretieren

Für sich allein gesehen sind KPIs selten aussagekräftig. Sie zeigen zwar, wie sich etwas verändert hat, ermöglichen aber keine abschließende Beurteilung. Betrachten Sie Ihre Kennzahlen daher immer im Zusammenhang, um wertvolle Schlüsse ziehen zu können.

Zwei Beispiele: Sie stellen fest, dass Zeitdauer und Kosten für eine Neueinstellung im betrachteten Zeitraum gestiegen sind. Eigentlich ein Warnsignal. Im Zusammenspiel mit der Information, dass wesentlich mehr neue Mitarbeiter als üblich die Probezeit bestanden haben, ergibt sich ein anderes Bild. Offensichtlich war das Mehr an Zeit und Geld für die Kandidatenauswahl gut investiert.

Oder Sie bemerken einen Anstieg der Bewerbungen auf Ihre Ausschreibungen über ein Jobportal. Super! Doch es stellt sich heraus: Gleichzeitig brauchen Sie wesentlich mehr Bewerbungen, um einen passenden Kandidaten zu finden. Das Jobportal spricht offensichtlich die falsche Zielgruppe an oder Sie haben Ihre Stellenausschreibung nicht optimal formuliert.

Controlling-Dashboards für den Überblick

Die Interpretation von Kennzahlen ist die wahre Kunst des Recruiting-Controllings. Keine Angst, sie lässt sich lernen. Nach einiger Zeit sind Ihnen Ihre Kennzahlen in Fleisch und Blut übergegangen und Sie erkennen schnell die Zusammenhänge.

So genannte Management-Dashboards sind eine große Hilfe für das Kennzahlen-Reporting. Auf Dashboards lassen sich mehrere Kennzahlen nebeneinander grafisch darstellen, zum Beispiel als Kuchen- oder als Liniendiagramme, als absoluter Wert oder als Entwicklung über eine Zeitspanne. Die Arbeit damit macht nicht nur Spaß. Vor der Geschäftsführung sind Dashboards das perfekte Werkzeug, um Ihre Erfolge eindrucksvoll zu präsentieren.

Teilweise bringen Software-Lösungen schon Funktionen mit, um KPIs grafisch darzustellen. Oder Sie erstellen einmal eine Excel-Vorlage mit Diagrammen und tragen vor einem Reporting jeweils die aktuellen Daten ein.

Den Erfolg Ihrer Recruitment-Maßnahmen messen und optimieren

Während für das Management eher die Ergebnisse, nämlich die erfolgten Einstellungen zählen, wollen Sie als Recruiter herausfinden, welche Methoden am effektivsten sind. Dafür müssen Sie etwas tiefer in die Analyse Ihrer Kennzahlen eintauchen.

Gleichen Sie die Entwicklung der Kennzahlen mit Ihren Maßnahmen ab. Wie hat sich die Zahl der Bewerbungen entwickelt, nachdem Sie Ihre Stellenanzeigen überarbeitet haben? Konnte die Einführung eines zusätzlichen Telefoninterviews oder Eignungstests die Qualität der ausgewählten Kandidaten verbessern?

Richtig spannend wird es, wenn Sie Ihre Kennzahlen nicht nur für die historische Betrachtung und Erfolgsmessung verwenden, sondern um Ihre laufenden Maßnahmen zu optimieren. Angenommen, Sie haben auf eine Stellenausschreibung bislang 30 Bewerbungen erhalten. Ein Blick in Ihr Dashboard zeigt jedoch, dass in letzter Zeit 50 Bewerber nötig waren, um eine Position passend zu besetzen. Gut zu wissen! Sie können rechtzeitig reagieren und weitere Kanäle für die Bewerberansprache verwenden.

Kennzahlen-Benchmarks: Die eigene Leistung realistisch einschätzen

“Benchmark-fähig” wurde oben bereits als Kriterium für sinnvolle Kennzahlen genannt. Bei Benchmarks (deutsch: Richtwert, Vergleichsgröße) handelt es sich um Durchschnittswerte für Kennzahlen, die in bestimmten Branchen oder Regionen erhoben werden. Beispiele für Benchmarks im Recruiting sind:

  • Time-to-fill: In der Softwareentwicklung dauerte es laut Arbeitsagentur 2017 durchschnittlich 144 Tage, bis eine Stelle nach Abgang eines Mitarbeiters wieder besetzt werden konnte.
  • Qualified Candidates needed: Um eine Vertriebsstelle neu zu besetzen, benötigen Unternehmen in Europa laut workable durchschnittlich 20 qualifizierte Kandidaten.
  • Views: Eine Stellenanzeige eines DAX-Konzerns wird laut wollmilchsau im Durchschnitt 78 Mal angesehen.

Benchmarks dienen Ihnen als Orientierung, um Ihre Leistungen im Recruiting einzuschätzen. Sie erkennen, ob Sie in bestimmten Bereichen außerordentlich gut sind oder noch großen Nachholbedarf haben. Benchmarks bieten wertvolle Hinweise, um welche Handlungsfelder Sie sich zuerst kümmern sollten.

Da jedes Unternehmen anders ist, sollten Sie Benchmarks allerdings nicht bis auf die Nachkommastelle ernst nehmen. Mit zunehmender Laufzeit Ihres eigenen Controllings verlieren Benchmarks an Bedeutung. Der Vergleich mit Ihren eigenen historischen Daten ist dann wesentlich aussagekräftiger.

Erfolgsmessung sichert Ihren Vorsprung im Recruiting

Erfolgsmessung anhand von Kennzahlen ist eine simple Methode, um Ihre Anstrengungen im Recruiting Stück für Stück zu optimieren. Nach einer Einarbeitungszeit kostet es Sie nur wenig Aufwand, erst recht wenn Sie Ihre Arbeit mit Hilfe von Software erledigen.

Kennzahlen helfen Ihnen, Ihre Ressourcen an den richtigen Stellen einzusetzen und mit den effizientesten Methoden zu arbeiten. Sie werden größere Erfolge erzielen und können diese Erfolge innerhalb Ihres Unternehmens verkaufen. Solange noch über die Hälfte aller Unternehmen in Sachen Erfolgsmessung schläft, können Sie durch den sinnvollen Einsatz von Kennzahlen außerdem einen echten Vorsprung im Recruiting herausholen.

Erfahren Sie die 10 Top Kennzahlen im Recruiting, was sie bedeuten und wie sie gemessen werden.

Kennzahlen im Recruiting herunterladen