3. Juli 2017 in HR Management

HR Software Ratgeber: Tipps zum Thema Employee Self Service

Bei Personalsoftware spricht man von Employee Self Service (ESS), wenn neben der Personalabteilung auch andere Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Software-Funktionen und Personalinformationen erhalten und somit direkt in Personalprozesse einbezogen werden.
Mitarbeiter können über ein eigenes Benutzerkonto beispielsweise Urlaub beantragen, sich krank melden, ihre digitale Gehaltsabrechnung abrufen oder geleistete Arbeitsstunden eintragen. Wenn Führungskräfte selbstständig Aufgaben über die Personalsoftware durchführen können, spricht man auch von Manager Self Service (MSS). Dazu gehören Prozesse wie das Abrufen von Auswertungen über die eigenen Mitarbeiter, die Genehmigung von Urlaubsanträgen und die Bestätigung von Einträgen im Arbeitszeitkonto.

Vorteile von Employee Self Service

Der Einsatz von Software mit ESS-Funktion kann die Personalabteilung erheblich entlasten, da Mitarbeiter viele Aufgaben selbstständig und ohne Anfrage bei der Personalabteilung erledigen können. Der administrative Aufwand wird somit auf die gesamte Organisation verteilt. Prozesse wie Adressänderungen, Urlaubsanträge oder die Auskunft über eigene Personaldaten betreffen meist die gesamte Belegschaft und treten in unregelmäßigen Abständen auf, sodass es im Normalfall zu häufigen Unterbrechungen der Arbeit von Führungskräften und Personalverantwortlichen kommt. Hier nimmt das ESS-System eine Vermittlerrolle ein und stellt sämtliche Anfragen auf einer persönlichen Übersichtsseite dar, wo sie von den betreffenden Personen zu gegebener Zeit gebündelt bearbeitet werden können. Aus Sicht der Mitarbeiter verbessert ESS die Transparenz in Bezug auf eigene und fremde Personalinformationen sowie die Geschwindigkeit, mit der Anfragen an die Personalabteilung gestellt und Prozesse bearbeitet werden.

ESS-Beispiel – Urlaubsantrag und Genehmigung:

  • Der Mitarbeiter wählt sich über sein eigenes Benutzerkonto ein und ruft den Bereich “Urlaub” auf
  • Der Mitarbeiter überprüft den bereits genommenen und noch verfügbaren Urlaub im aktuellen Jahr
  • Der Mitarbeiter wählt die gewünschte Urlaubsperiode aus und sendet den Antrag ab
  • Der Vorgesetzte und die Personalabteilung erhalten eine Meldung auf ihrem Benutzerkonto und können den Urlaubsantrag prüfen, annehmen oder ablehnen
  • Die Personalabteilung erhält eine Warnung, falls Mitarbeiter mehr Urlaub beantragen als aktuell verfügbar

Im beschriebenen Fall ist der Personalverantwortliche von organisatorischen und administrativen Aufgaben befreit. Er muss keine direkte Auskunft über noch verfügbaren Urlaub geben, Urlaubsanträge mit Vorgesetzten absprechen oder Resturlaub berechnen. Urlaubsansprüche und Genehmigungsprozesse können zentral verwaltet und Auswertungen über Abwesenheiten automatisch erstellt werden.

Die folgende Tabelle zeigt am Beispiel von Personio, welche Personalprozesse mittels ESS zeitsparender erledigt werden können:

Employee Self Service

 

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Bei der Einführung von Employee Self Service im Unternehmen beachten

Employee Self Service Funktionen gibt es sowohl bei on-premise Software, als auch bei Cloud-Software Lösungen. Durch letztere können gerade kleine und mittlere Unternehmen ohne große Investitionen von ESS profitieren, da Cloud-Software über herkömmliche Webbrowser genutzt werden kann und keine kostspielige Hardware oder Implementierung benötigt wird. Bei der Auswahl eines geeigneten Cloud ESS-Systems sollte man auf folgende Faktoren achten.

Benachrichtigungen und Erinnerungen

Anders als die Personalabteilung interagieren Mitarbeiter und Führungskräfte nicht alltäglich mit der Personalsoftware des Unternehmens und überprüfen nur unregelmäßig ihr Benutzerkonto. Umso wichtiger ist es, dass das System E-Mail Benachrichtigungen mit wichtigen Informationen und Aufgaben versendet, wenn ein Mitarbeiter im Rahmen von ESS oder MSS tätig werden soll. Dazu gehören beispielsweise Erinnerungen über die Freigabe von Urlaubsanträgen und Arbeitszeiten, aber auch rein informative Nachrichten über ein anstehendes Vertragsende, Geburtstage von Kollegen und Einstiegsdaten neuer Mitarbeiter. Fragen Sie den Anbieter nach dem Benachrichtigungskonzept der Software. Bei flexiblen Systemen kann jeder Benutzer selbst einstellen, bei welchen ESS-Prozessen er per E-Mail benachrichtigt werden möchte.

Flexibles Berechtigungs-Management

Wenn wie beim ESS auch Mitarbeiter außerhalb der Personalabteilung auf die Personalsoftware zugreifen können, wird ein flexibles Rechtemanagement unerlässlich. Darunter versteht man sämtliche Einstellungen, die festlegen, welche Informationen ein Nutzer sehen und bearbeiten darf und welche Prozesse er in der Personalsoftware selbstständig durchführen darf. Gute Systeme ermöglichen die Definition beliebiger Mitarbeiter-Rollen, denen gezielt Zugriffsrechte für einzelne Systembereiche und Prozesse zugewiesen werden können.
So lässt sich beispielsweise bestimmen, dass Mitarbeiter mit der Rolle “Werkstudent” Arbeitsstunden eintragen können. Mitarbeiter in der Rolle “Management” wiederum können Auswertungen über Gehälter und Urlaub innerhalb ihrer Abteilung abrufen. Neben reinen Ansichtsrechten lassen sich auch Bearbeitungsrechte für bestimmte Personalinformationen festlegen, oder Vorschlagsrechte, die wiederum einen Genehmigungsprozess durch Vorgesetzte oder Personalmitarbeiter erfordern, um wirksam zu werden.
Je flexibler das Rechtemanagement-Konzept der Software, desto besser. Teilen Sie dem Anbieter Ihre Organisationsstruktur mit und prüfen Sie, ob diese ohne Aufwand für die IT-Abteilung in der Personalsoftware abgebildet werden kann.

Intuitive Benutzeroberfläche

Gerade bei ESS-Systemen ist eine klare, intuitiv verständliche Benutzeroberfläche unerlässlich, damit kein zusätzlicher Aufwand durch Schulung und Einweisung der Mitarbeiter entsteht oder das System gar ungenutzt bleibt. Machen Sie sich am besten durch Testen der Software aus Mitarbeitersicht selbst ein Bild davon, wie einfach bestimmte ESS-Prozesse durchgeführt werden können. Cloud-Anbieter wie Personio bieten hierfür ein kostenloses Test-Konto an.
Andere Faktoren, die zu einfacher Handhabung und hoher Akzeptanz von ESS-Portalen bei Mitarbeitern beitragen, sind:

  • Zugriff via Smartphone: Speziell für Zeiterfassung, Krankmeldungen, Urlaubsanträge und Bewerbermanagement
  • Single Sign-On: Einwahl in das Benutzerkonto des ESS-Systems mit einem bereits bestehenden Firmen-Benutzerkonto (z.B. Google, Windows)
  • Online abrufbare Beiträge und Leitfäden zur Nutzung des ESS-Systems speziell für Mitarbeiter

Zusammenfassung

Employee Self Service erhöht die Effizienz und Transparenz von Personalprozessen, indem Verwaltungsaufwand “auf mehrere Schultern” verteilt und Mitarbeiter zur Selbsthilfe befähigt werden. Durch Cloud-Software können auch kleine Unternehmen schnell und kostengünstig von Employee Self Service profitieren. Bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters gilt es, auf ein flexibles Berechtigungs- und Benachrichtigungs-Konzept sowie intuitive Benutzeroberflächen zu achten. Bei Cloud-Anbietern sollte die Software im Rahmen eines Test-Kontos auf die eigenen Anforderungen hin überprüft werden.

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