Arbeitszeitkonto führen – so machen Sie es richtig

Mitarbeiter arbeiten gemeinsam an einem Projekt

In der einen Abteilung machen die Mitarbeiter zu viele Überstunden und in der anderen zu wenig? Und Sie müssen den Überblick über die geleisteten Stunden behalten. Ein Arbeitszeitkonto unterstützt Sie dabei.

Was ist ein Arbeitszeitkonto (Azk)?

Ein Arbeitszeitkonto ist ein Instrument, mit dem Arbeitgeber flexible Arbeitszeitmodelle umsetzen können. Mitarbeiter können vorübergehend mehr oder weniger arbeiten als vertraglich vereinbart und die Über- oder Fehlstunden später ausgleichen. Das monatliche Entgelt bleibt dabei gleich.

Das Arbeitszeitkonto (kurz: Azk) funktioniert wie ein Sparbuch, nur dass damit anstatt Geld das Zeitguthaben des Mitarbeiters verwaltet wird. Arbeitet ein Mitarbeiter wegen guter Auftragslage oder eines dringenden Auftrages länger als vereinbart, werden seine Überstunden als Plusstunden auf dem Arbeitszeitkonto eingetragen. Diese kann er zu anderen Zeiten “abfeiern”, also durch zusätzliche Freizeit ausgleichen.

Andersherum funktioniert das Arbeitszeitkonto genauso. Leistet ein Mitarbeiter weniger als seine vertraglich vereinbarte Arbeitszeit, rutscht das Konto ins Minus und er muss später zusätzliche Arbeit leisten, um den Zeitsaldo auszugleichen.

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Das digitale Arbeitszeitkonto eines Mitarbeiters in Personio

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Für wen sind Arbeitszeitkonten sinnvoll?

Laut einer Untersuchung des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung führten 2016 35 Prozent aller Betriebe Arbeitszeitkonten. 56 Prozent der Beschäftigten nutzen ein solches Arbeitszeitkonto. Diese Zahlen haben sich innerhalb der letzten 20 Jahre fast verdoppelt.

Allein an dieser Entwicklung ist zu erkennen, dass Arbeitszeitkonten für die moderne Arbeitswelt ein sinnvolles Instrument sind. Sie lohnen sich insbesondere für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern folgende Arbeits- beziehungsweise Arbeitszeitmodelle anbieten:

  • Gleitzeit (mit Kernarbeitszeit) und Funktionszeit (ohne Kernarbeitszeit)
  • Schichtarbeit
  • Home Office (zur Arbeitszeitkontrolle)
  • Jahresarbeitszeit
  • Rufbereitschaft
  • Flexible Teilzeitmodelle

Auch Unternehmen mit saisonal stark schwankender Auftragslage profitieren von Arbeitszeitkonten. Dazu zählen zum Beispiel Gartenbauunternehmen, Gastronomiebetriebe mit Biergarten oder Betreiber von Skiliften. Während in der Hochsaison viel Mehrarbeit geleistet werden muss, ist das Personal in der Nebensaison oft nicht ausgelastet oder bleibt gleich ganz zu Hause.
Bei Mitarbeitern mit gleichbleibend festen Arbeitszeiten, die nur in Ausnahmefällen Überstunden leisten müssen, kann dagegen auf ein Arbeitszeitkonto verzichtet werden.

Kurzzeit- und Langzeitkonten

Arbeitszeitkonten können grundsätzlich nach ihrer zeitlichen Ausrichtung in zwei Kategorien eingeteilt werden: Kurzzeit- und Langzeitkonten.

Kurzzeitkonten

Diese Konten müssen in der Regel innerhalb eines Jahres ausgeglichen sein, oder anders ausgedrückt, zum Jahresende auf Null stehen. Den Ausgleichszeitraum kann ein Arbeitgeber frei festlegen, auch kürzere Zeiträume wie drei oder sechs Monate sind gängig.
Mit solchen Konten können Arbeitgeber flexible Arbeitszeitmodelle anbieten und wiederkehrende Schwankungen des Arbeitsaufkommens ausgleichen.
Folgende Arten an Kurzzeitkonten gibt es:

Überstundenkonto

Auf einem Überstundenkonto werden mehr oder weniger geleistete Arbeitsstunden eines Mitarbeiters erfasst, ohne dass damit explizit flexible Arbeitszeiten verbunden sind. Eventuelle Überstunden kann der Mitarbeiter in Absprache mit seinem Vorgesetzten abfeiern oder sich finanziell vergüten lassen.

Gleitzeitkonto (Kern-, Rahmen-, Funktionsarbeitszeiten)

Bei der Gleitzeit gibt es meist eine Kernarbeitszeit, in der der Arbeitnehmer anwesend sein muss. Die Arbeitsstunden (Arbeitsbeginn und -ende) um diese Kernzeit herum können variieren. Manche Unternehmen geben fixe wöchentliche oder monatliche Arbeitsstunden vor, die der Mitarbeiter dann eigenverantwortlich einteilen kann.

Arbeitszeitkorridor

Hier hat der Arbeitgeber die Möglichkeit – je nach Auftragslage und innerhalb eines festgelegten Rahmens –, die wöchentlichen Arbeitsstunden der Mitarbeiter zu variieren. Dies muss er frühzeitig ankündigen. In einer Betriebs-/Dienstvereinbarung kann nach § 6 Abs. 6 TVöD ein Korridor von bis zu 45 Stunden festgesetzt werden.
Um sicherzustellen, dass der Arbeitnehmer seine vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden leistet, wird ein Arbeitszeitkonto geführt. Ergibt sich in einem bestimmten Zeitrahmen ein Plus für den Mitarbeiter, kann er die zusätzlichen Stunden abfeiern. Für Schicht- oder Wechselschichtarbeit ist dieses Modell nicht geeignet.

Das Ampelkonto – leicht verständliche Umsetzung eines Arbeitszeitkontos - Personio

Das Ampelkonto – leicht verständliche Umsetzung eines Arbeitszeitkontos

Langzeitkonten

Langzeitkonten, auch Lebensarbeitszeitkonten genannt, haben einen Horizont von mehr als 12 Monaten. Der Mitarbeiter spart darauf längerfristig größere Mengen an Plusstunden an, die er für verschiedene Zwecke verwenden kann, zum Beispiel für

  • Frührente oder Altersteilzeit
  • eine vorübergehende Auszeit vom Beruf (“Sabbatical”)
  • verlängerte Elternzeit.

Betriebe nutzen Langzeitkonten ebenso als Instrument für die Beschäftigungssicherung. Ist die Auftragslage gut, leisten die Mitarbeiter Überstunden. Muss das Unternehmen in einer kommenden Krise Kurzarbeit einführen, können die Mitarbeiter zuerst die Überstunden aufbrauchen und erhalten weiterhin ihr reguläres Gehalt.

Solche Langzeitkonten werden teilweise auch in Form sogenannter Wertguthabenkonten geführt. Arbeitnehmer können auf bestimmte Leistungen verzichten, wie zum Beispiel auf Überstundenvergütung, und darauf Geld für verschiedene Zwecke ansparen.

Arbeitszeitkonten: die Vor- und Nachteile

Die Vorteile

Durch Arbeitszeitkonten können Arbeitgeber flexibel auf saisonale und konjunkturelle Schwankungen reagieren, ohne jeweils Mitarbeiter einstellen oder entlassen zu müssen. Gibt es viel Arbeit, bleiben die Mitarbeiter länger. Stehen die Maschinen still, dürfen alle früher nach Hause. Das Gehalt bleibt dabei konstant und ist für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer besser planbar.

Der Arbeitgeber kann seinen Mitarbeitern den Wunsch nach flexibler Arbeitszeit und besserer Work-Life-Balance erfüllen. Arbeitnehmer können sich Zeit weitgehend frei einteilen, sind dadurch zufriedener und motivierter. Sie können die Arbeitszeit an die Erfordernisse ihrer Aufgaben anpassen und werden produktiver. Mitarbeiter müssen keine verdeckten Überstunden leisten, sondern erhalten einen Ausgleich für Mehrarbeit. Sie fühlen sich fair behandelt.

Die Nachteile

Grundsätzlich bergen Arbeitszeitkonten die Gefahr, dass Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum viele Überstunden ansammeln (müssen). Dauerhaft lange Arbeitszeiten können die psychische und körperliche Gesundheit der Mitarbeiter belasten. Außerdem können hohe Bestände an Überstunden ein finanzielles Risiko für Arbeitgeber darstellen: Überstunden sind Gehaltsforderungen der Arbeitnehmer gegenüber ihrem Unternehmen.

Arbeitszeitkonten können Mitarbeiter dazu verleiten, ohne Grund Überstunden anzusammeln, um sich an bestimmten Tagen frei nehmen zu können. Unterschiedliche Interessen von Arbeitgebern und -nehmern, wann Überstunden auf- und abgebaut werden sollen, führen immer wieder zu Konflikten.

Ein Arbeitszeitkonto bedeutet für den Arbeitnehmer implizit, dass er dazu verpflichtet ist, Überstunden zu leisten. Dabei gehen Arbeitszeitkonten nicht zwangsläufig mit mehr Flexibilität für Arbeitnehmer einher, was zu Unzufriedenheit führen kann. Wie der der BAuA Arbeitszeitreport 2018 zeigt, haben 45% der Beschäftigten nur wenig Einfluss auf ihre Arbeitszeiten.

Nicht zuletzt bedeuten Arbeitszeitkonten für den Arbeitgeber einen hohen bürokratischen Aufwand. Alle Konten müssen gemäß den gesetzlichen Vorschriften lückenlos geführt werden.

Arbeitszeitkonten und das Arbeitszeitgesetz

Arbeitszeitkonten bringen einiges an Flexibilität mit sich, unbegrenzt ist diese jedoch nicht. Folgende gesetzliche Rahmenbedingungen gelten für flexible Arbeitszeitmodelle:

  • Mitarbeiter dürfen die vorgeschriebene werktägliche Höchstarbeitszeit von acht und in Ausnahmefällen zehn Stunden nicht überschreiten – inklusive Überstunden.
  • Mitarbeiter müssen die vorgeschriebenen Pausen- und Ruhezeiten zwischen zwei Arbeitseinsätzen einhalten.
    In bestimmten Branchen (zum Beispiel Lastkraftfahrer oder Pflegepersonal), für Minderjährige, Auszubildende, Schwangere und Mütter gelten jeweils besondere Arbeitszeitregelungen.
  • Laut Mindestlohngesetz dürfen die angesammelten Überstunden bei Mindestlohnempfängern nicht mehr als die Hälfte der vereinbarten monatlichen Regelarbeitszeit betragen.

Weitere Informationen zum Arbeitszeitgesetz finden Sie hier.

Müssen Arbeitgeber Arbeitszeitkonten führen?

Grundsätzlich besteht keine Pflicht, Arbeitszeitkonten für Mitarbeiter zu führen.
Nur für Minijobber und in einigen Branchen ist die Arbeitszeiterfassung laut Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz vorgeschrieben.

Allerdings müssen Arbeitgeber Mehrarbeit ihrer Mitarbeiter stets dokumentieren – also alles, was über die erwähnten acht Stunden pro Tag hinausgeht.

Aktuell ist ein Verfahren beim Europäischen Gerichtshof anhängig, in dem darüber entschieden wird, ob die Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen verpflichtend werden soll. Wie das Verfahren ausgeht und welche Auswirkungen es in der Praxis auf deutsche Unternehmen haben wird, ist noch unklar (Stand März 2019).

Wichtig: Arbeitszeitkonto vertraglich vereinbaren

Arbeitgeber dürfen Arbeitszeitkonten nicht unangekündigt einführen. Da ein Arbeitszeitkonto Arbeitnehmer verpflichtet, auf Anweisung Überstunden zu leisten, müssen diese zustimmen. Das heißt, im Arbeitsvertrag muss ein Passus zum Arbeitszeitkonto enthalten sein.

Dazu profitieren beide Seiten, wenn alle Konditionen des Arbeitszeitkontos, die Rechte und Pflichten schriftlich festgelegt, transparent und verständlich sind. Details sollten Sie jedoch nicht im Arbeitsvertrag regeln! Sie müssten sonst bei jeder Änderung alle Verträge anpassen.

Regeln Sie die Einzelheiten in einer betrieblichen Vereinbarung und weisen Sie im Arbeitsvertrag darauf hin. Existieren Regelungen im Rahmen eines Tarifvertrages, nutzen Sie diese.

Ihre Betriebsvereinbarung sollte auf jeden Fall folgende Punkte zu den Arbeitszeitkonten umfassen:

  • Die maximal zulässigen Plus- und Minusstunden, die ein Mitarbeiter ansammeln darf.
  • Der Zeitraum, innerhalb dessen das Arbeitszeitkonto ausgeglichen werden muss.
  • Regelungen, wann und wie Überstunden durch Freizeit ausgeglichen oder vergütet werden können, und wer darüber entscheidet.
  • Bei Langzeitkonten sollten Sie detaillierte Informationen zu den Konditionen bereitstellen. Außerdem schreibt der Gesetzgeber vor, dass Mitarbeiter über die Maßnahmen zur Insolvenzsicherung informiert werden müssen.

Tipps für Arbeitgeber

Damit Sie die Vorteile und positiven Effekte von Arbeitskonten voll ausnutzen können, sollten Sie die folgenden Empfehlungen beachten:

  • Berücksichtigen Sie bei der Ausgestaltung des Arbeitszeitkonto die Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer und bringen Sie beide in Einklang. Empfinden Ihre Mitarbeiter das Arbeitszeitkonto lediglich als Druckmittel zu mehr Überstunden, werden Sie kaum motiviert sein.
  • Legen Sie die Ober- und Untergrenzen für das Zeitguthaben anhand ihrer betrieblichen Anforderungen und den üblichen Schwankungen des Arbeitsaufkommens fest. Es sollten sich nie so viele Plus- oder Minusstunden ansammeln, dass ein Zeitausgleich praktisch unmöglich ist.
  • Beobachten Sie die Entwicklung der Arbeitszeitkonten ihrer Mitarbeiter beziehungsweise verpflichten Sie Ihre Führungskräfte, das zu tun. Rutscht ein Mitarbeiter zu weit ins Plus oder Minus, sollten gemeinsam Maßnahmen ergriffen werden.
  • Zu hohe Bestände an Überstunden oder Minusstunden über längere Zeit können Ihnen Hinweise darauf liefern, dass Sie Ihre Personalplanung anpassen müssen. Offensichtlich entspricht Ihre Mitarbeiterzahl nicht den aktuellen Anforderungen.

Wie erwähnt, schreibt der Gesetzgeber vor, Rücklagen zur Insolvenzsicherung von Langzeitkonten zu bilden, damit Arbeitnehmer nicht unverschuldet ihre über Jahre erarbeiteten Ansprüche verlieren.

Wie müssen Sie Arbeitszeitkonten führen?

Das Gesetz schreibt keine besondere Methode vor, wie Sie Arbeitszeitkonten führen sollten. Das entscheiden Sie. Es gibt lediglich die Vorgabe, dass alle Vorgänge auf den Arbeitszeitkonten lückenlos dokumentiert und die Dokumentation zwei Jahre lang aufbewahrt werden muss.

Hat ihr Unternehmen einen Betriebsrat, müssen Sie ihn in die Entscheidung über die Art und Durchführung des Arbeitszeitkontos einbeziehen. Bei der Entscheidung, ob Sie Arbeitszeitkonten einführen, müssen Sie ihn übrigens nicht unbedingt fragen.

Arbeitszeitkonto: Was ist die beste Lösung?

Wenn Sie ein Arbeitszeitkonto für Ihre Mitarbeiter einführen, sollten Sie sich für eine Lösung entscheiden, die effizient und für alle einfach zu bedienen ist.

Papier- oder Excel-Tabelle

Der “Stundenzettel”, auf dem jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeiten einträgt, ist die technisch einfachste Lösung. Doch entspricht er nicht mehr den heutigen Anforderungen. Eine einfache Liste gewährleistet keine korrekte Dokumentation und Aufbewahrung. Wer welche Angaben gemacht und freigegeben hat, lässt sich kaum nachvollziehen.

Spätestens bei mehr als einer Handvoll Mitarbeitern führt die “händische” Zeiterfassung ins Chaos. Sie haben keinerlei Überblick über die Zeitguthaben Ihrer Mitarbeiter oder müssen alle Angaben manuell in Ihre Buchhaltungs- und Personalsysteme übertragen.

Stechuhr

In gewerblichen Bereichen erfassen Mitarbeiter Ihre Arbeitszeiten üblicherweise mit einer Chipkarte an einer Stechuhr – durch “ein-und ausstempeln”. Die Zeiten werden in einer Software erfasst und ins Arbeitszeitkonto des jeweiligen Mitarbeiters übernommen. In der Regel kann dieser seinen aktuellen Zeitsaldo über die Stechuhr abrufen.
Solche Zeiterfassungssysteme sind sinnvoll, wenn Ihre Mitarbeiter jeden Tag vor Ort am Arbeitsplatz anwesend sind und keinen ständigen Zugang zu Computern oder anderen digitalen Geräten haben.

Alle Daten an einem Ort – trotz Stechuhr

Mehrere Standorte bedeuten mehrere Stechuhren. Um hier nicht im Organisationschaos unter zu gehen, können Sie Ihre Stechuhren an Personio koppeln und alle einfließenden Daten in einer zentralen Software verwalten.

Erfahren Sie hier mehr zur Arbeitszeiterfassung in Personio.

 

Sobald Ihre Mitarbeiter an wechselnden Orten arbeiten oder oft unterwegs sind, funktionieren Stechuhren zur Zeiterfassung alleine nicht. Zudem verkörpert die Stechuhr für viele junge, digital-affine Mitarbeiter das Image einer vergangenen Zeit, mit der sie sich nicht identifizieren können.

Software-Lösung: Online und Mobile

Eine Software-Lösung zur Zeiterfassung ist am flexibelsten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Ihre Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten online über einen Computer oder ein Smartphone sekundengenau erfassen – egal, wo sie gerade sind. Sie können ihr Arbeitszeitkonto selbst einsehen und so eigenverantwortlich ihre Arbeitszeit planen.

Arbeitszeiterfassung mit Personio

Digitale Zeiterfassung mit der Personio-Software

Vorgesetzte können Arbeitszeiten per Mausklick genehmigen und an die Personalabteilung weiterleiten. Das Arbeitszeitkonto ist mit der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung und Einsatzplanung verknüpft. So können Sie komplizierte Arbeitszeitmodelle einfach abbilden.

Auf Basis der Daten aus der Arbeitszeiterfassung erstellen Sie korrekte Gehaltsabrechnungen ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.

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