Mitarbeitergespräch: So bereiten Sie sich richtig vor

In vielen Unternehmen sind die alljährlichen Mitarbeitergespräche eine lästige Pflichtübung. Dabei sind sich Experten einig, dass Personalgespräche mit Fokus auf den Mitarbeiter einen großen Mehrwert bieten. In diesem Beitrag erfahren Sie die wichtigsten Informationen zur Vorbereitung und Durchführung von Personalgesprächen und wie Sie sie produktiv nutzen.

Keine Angst vor dem Mitarbeitergespräch

Wenn vom Mitarbeitergespräch die Rede ist, kommen sofort Assoziationen von DEM EINEN Personalgespräch auf. Führungskraft und Mitarbeiter setzen sich zusammen und geben sich Feedback anhand von Fragen, die ihnen von der Personalabteilung gegeben wurden. Bei diesem Szenario ist es kein Wunder, dass das Mitarbeitergespräch meist als aufgesetzt und verkrampft empfunden wird. Richtig umgesetzt, ist es aber ein wertvolles Werkzeug, um Mitarbeiter weiterzuentwickeln und die Beziehung zur Führungskraft zu stärken.

Um den Sinn eines Mitarbeiter-Jahresgesprächs zu verstehen, hilft der Vergleich des Schriftstellers Hermann Lahm. Er setzt das Gespräch mit einem TÜV-Termin gleich. Der TÜV kann zwar zu Beanstandungen führen, doch danach fahren Sie beruhigt weiter. Das Gleiche gilt für Mitarbeitergespräche. Sie können Schwächen eines Mitarbeiters identifizieren, bieten aber auch die Möglichkeit, Wege aufzuzeigen, mit denen sie sich ausgleichen lassen. So kann er oder sie anschließend beruhigt weiterarbeiten.

Mitarbeitergespräch ≠ ein Jahresgespräch

Wenn das Mitarbeitergespräch so einen positiven Effekt hat, warum hat es dann so einen schlechten Ruf? Zunächst liegt es daran, dass viele Unternehmen das Mitarbeitergespräch immer noch mit dem Jahresgespräch gleichsetzen. Das Feedback eines ganzen Jahres wird in nur einem Termin besprochen. Dadurch wird es schwer nachvollziehbar und der positive Lern- und Entwicklungseffekt bleibt aus.

Hinzukommt der arrangierte Charakter, der an Jahresgesprächen haftet. “Mir wird gesagt, wann, wie und wozu ich meine Meinung zu äußern habe” statt “mir brennt etwas auf der Zunge, also sage ich es jetzt”. Persönliche Aspekte werden im festen Termin und entlang eines Skriptes – dem Leistungsbogen – angesprochen. Dadurch geht jede Authentizität verloren.

Feedback muss Teil der Unternehmenskultur sein

Nun stellt sich die Frage: Jahresgespräch und fester Prozess – ja oder nein? Die Antwort lautet Jein. Das Jahresgespräch ist ohne Frage ein guter Termin, um im formellen Rahmen über Leistung zu sprechen. Prozesse sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter einem gewissen Feedback-Rahmen folgen und nicht jeder macht, was er will. Jedoch sollte das Mitarbeitergespräch nie auf ein Gespräch pro Jahr reduziert werden. Es sollten mindestens quartalsweise Gespräche stattfinden – mal ausführlicher, mal ungezwungener.

Vor allem ist aber ein konstanter und ungezwungener Austausch wichtig. Dafür ist es nötig, das Feedback zur Unternehmenskultur werden zu lassen. Denn nur so wird es auch im Alltag gelebt. Dies kann sich unterschiedlich äußern: Sich auf einen Kaffee treffen und über das letzte Projekt sprechen, nach jedem abgeschlossenen Projekt gemeinsam ein Retro zu machen und darüber zu sprechen, was gut/schlecht gelaufen ist, oder sich im internen Kommunikationstool eine Nachricht schreiben.

Die verschiedenen Anlässe für ein Personalgespräch

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen dem anlassbezogenen Mitarbeitergespräch und dem institutionalisierten Gespräch. Anlassbezogene Gespräche werden von Führungskraft oder Mitarbeiter initiiert. Sie haben immer ein aktuelles Ereignis als Anlass, zum Beispiel:

  • Besonders herausragende oder schlechte Leistungen
  • Konflikte
  • Nötige Eingriffe in Arbeitsabläufe, Prozessänderungen
  • Nichteinhaltung von Vorgaben
  • Optimierung von Arbeitsabläufen
  • Arbeitsunfälle
  • Längere oder häufige Krankheit eines Arbeitnehmers

Wie Sie Führungskräfte auf Kritikgespräche mit Mitarbeitern vorbereiten und Lösungsansätze finden, lernen Sie in diesem Leitfaden.

Im Gegensatz dazu findet das institutionalisierte Gespräch regelmäßig und ohne speziellen Anlass statt. Es dient der allgemeinen Betrachtung der Leistung der Beschäftigten. Es ist standardisiert und wird anhand eines Leitfadens geführt. Sie bewerten die Leistung des Mitarbeiters über einen längeren Zeitraum hinweg und erarbeiten Möglichkeiten, damit er oder sie sich weiterentwickeln kann. Das Mitarbeiterjahresgespräch gibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern Raum, um verschiedene Aspekte Ihres Verhältnisses zu besprechen. Es ist eine Chance und kein notwendiges Übel.

Der Kern des Mitarbeitergesprächs

Zwischen Tür und Angel geht es oft um operative Themen – auch im wöchentlichen 1:1. Das Mitarbeitergespräch setzt einen anderen Fokus: den Mitarbeiter als Person. Es geht darum, sich über Erwartungen, Pläne und (nicht unbedingt monetäre) Ziele auszutauschen und auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen. Diese Schritte sollen die persönliche und fachliche Entwicklung des Mitarbeiters fördern sowie durch Wertschätzung motivieren und die Mitarbeiterbindung stärken.

Sie lernen die Kompetenzen und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter detailliert kennen, die im Rahmen der Personalplanung ein unverzichtbares Gut sind. Mit diesem Wissen setzen Sie die wertvollste Ressource in Ihrem Unternehmen zielgerichtet und bedarfsorientiert ein – das Humankapital.

Am meisten profitieren Sie von diesen Gesprächen, wenn Sie sich optimal darauf vorbereiten. Mit einer auf Ihre Anforderungen abgestimmten Software dokumentieren Sie die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter und werten die wichtigsten Ergebnisse der Gespräche transparent aus.

Gute Vorbereitung für das Mitarbeitergespräch unerlässlich

Ein erfolgreiches Personalgespräch, egal ob Jahresgespräch oder Quartals-Feedback, setzt ausführliche Vorbereitungen voraus. Dafür verringert sich der Zeitaufwand, wenn Sie/die Führungskraft vorherige Gespräche dokumentiert haben und sich im Vorfeld wichtige Punkte notieren.

Neben positiven Aspekten der Arbeit können diese Notizen auch Kritikpunkte enthalten. Kritik sollte sich jedoch immer auf dokumentierte Situationen beziehen, damit der Mitarbeiter die Beurteilung als objektiv empfindet und nachvollziehen kann. Zentral in einer Software für Mitarbeitergespräche gebündelte Notizen sind hierbei eine große Unterstützung.

Die Organisation des Mitarbeitergesprächs gliedert sich in drei Phasen:

Vorbereitungsphase

  • Laden Sie den Mitarbeiter frühzeitig ein und informieren Sie ihn über die Besprechungspunkte.
  • Reservieren Sie einen geeigneten Raum, in dem Sie ungestört sind.
  • Planen Sie ausreichend Zeit ein.
  • Führen Sie die Mitarbeiterbewertung rechtzeitig durch und übermitteln Sie dem Mitarbeiter einen Bewertungsbogen für die Selbstbewertung.
  • Bereiten Sie sich inhaltlich vor:
    • Über welche Aspekte wollen Sie sprechen?
    • Haben Sie alle Informationen und Beweise/Beispiele, um Ihre Argumentation zu untermauern?
    • Was soll sich nach dem Gespräch ändern? Überlegen Sie sich Ziele, die Sie mit dem Gespräch erreichen wollen.
    • Was sind die Stärken des Mitarbeiters? Was schätzen Sie am meisten an der Zusammenarbeit/der Arbeit des Mitarbeiters?
    • Verschaffen Sie sich einen Überblick über die persönliche Situation des Mitarbeiters, z. B. Familienprobleme/gesundheitliche Probleme. Das ist vor allem bei Kritikgesprächen wichtig.
    • Wie liefen vergangene Gespräche zwischen Ihnen und dem Mitarbeiter ab? Bereiten Sie sich auf mögliche Diskussionspunkte vor.
    • Wie gehen Sie damit um, wenn Sie sich nicht mit dem Mitarbeiter einig werden? Überlegen Sie sich mögliche Reaktionen.

Während des Personalgesprächs

  • Schaffen Sie eine angenehme Gesprächsatmosphäre ohne Störungen, wie zum Beispiel Handys.
  • Fördern Sie den Dialog und lassen Sie den Mitarbeiter erzählen.
  • Definieren Sie Ziele und Inhalte zu Gesprächsbeginn.
  • Seien Sie aufmerksam und hören Sie aktiv zu.
  • Dokumentieren Sie wichtige Punkte.
  • Legen Sie abschließend realistische Vereinbarungen fest. Zielvereinbarungen sollten immer motivieren und nicht überfordern. Personaler unterstützen hierbei, indem Sie einen Performance-Management-Prozess definieren, der Ziele systematisch erfasst und Mitarbeiter auf diese Weise entwickelt und bindet. Konkrete Beispiele zum Zielvereinbarungen finden Sie in diesem Artikel.

Nach dem Gespräch

  • Reflektieren Sie den Gesprächsverlauf. Gibt es Punkte, die Sie beim nächsten Mitarbeitergespräch besser machen können?
  • Erstellen Sie ein Protokoll, auf das sich Führungskraft und Mitarbeiter einigen.
  • Unterstützen Sie den Mitarbeiter bei der Umsetzung der vereinbarten Ziele.

Bei der Vor- und Nachbereitung von Mitarbeitergesprächen entlastet Sie eine HR-Software wie Personio. Mit den Funktionen „Feedback“ und „Performance“ hilft Ihnen Personio, Ihre Mitarbeiter objektiv zu beurteilen, regelmäßige Termine zu erstellen und die Ergebnisse transparent zu dokumentieren.

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