Mitarbeitergespräch: So bereiten Sie sich richtig vor

In vielen Unternehmen sind die alljährlichen Mitarbeitergespräche eine lästige Pflichtübung. Dabei sind sich Experten einig, dass Jahresgespräche mit Fokus auf den Mitarbeiter einen großen Mehrwert bietet. In diesem Beitrag erfahren Sie die wichtigsten Informationen zur Vorbereitung und Durchführung von Personalgesprächen und wie Sie sie produktiv nutzen.

Keine Angst vor dem Mitarbeitergespräch

Regelmäßig stattfindende Personalgespräche werden in vielen deutschen Unternehmen immer noch stiefmütterlich behandelt. Dabei gibt es kein überzeugendes Argument, warum Sie dieses wichtige Führungsinstrument nicht anwenden sollten. Entschließen Sie sich, in Ihrem Unternehmen regelmäßig Mitarbeitergespräche zu führen, nehmen Sie sich ausreichend Zeit dafür. Schulen Sie Ihre Führungskräfte und setzen Sie gegebenenfalls auf eine Softwarelösung, um die Prozesse rund um das Gespräch effizient zu gestalten.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter ausführlich über die Feedbackgespräche, um Ängste und Unsicherheiten abzubauen. Um den Sinn eines Mitarbeiter-Jahresgesprächs zu verstehen, hilft der Vergleich des Schriftsteller Hermann Lahm. Er setzt das Gespräch mit einem TÜV-Termin gleich. Der TÜV kann zwar zu Beanstandungen führen, doch danach fahren Sie beruhigt weiter. Das Gleiche gilt für Mitarbeitergespräche. Sie können Schwächen eines Mitarbeiters identifizieren, bieten aber auch die Möglichkeit, Wege aufzuzeigen, mit denen sie sich ausgleichen lassen. So kann er oder sie anschließend beruhigt weiterarbeiten.

Die verschiedenen Anlässe für ein Personalgespräch

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen dem anlassbezogenen Mitarbeitergespräch und dem institutionalisierten Gespräch. Anlassbezogene Gespräche werden von Führungskraft oder Mitarbeiter initiiert. Sie haben immer ein aktuelles Ereignis als Anlass, zum Beispiel:

  • Besonders herausragende oder schlechte Leistungen
  • Konflikte
  • Nötige Eingriffe in Arbeitsabläufe, Prozessänderungen
  • Nichteinhaltung von Vorgaben
  • Optimierung von Arbeitsabläufen
  • Arbeitsunfälle
  • Längere oder häufige Krankheit eines Arbeitnehmers

Im Gegensatz dazu findet das institutionalisierte Gespräch regelmäßig und ohne speziellen Anlass statt. Es dient der allgemeinen Betrachtung der Leistung der Beschäftigten. Es ist standardisiert und wird anhand eines Leitfadens geführt. Sie bewerten die Leistung des Mitarbeiters über einen längeren Zeitraum hinweg und erarbeiten Möglichkeiten, damit er oder sie sich weiterentwickeln kann. Das Mitarbeiterjahresgespräch gibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern Raum, um verschiedene Aspekte Ihres Verhältnisses zu besprechen. Es ist eine Chance und kein notwendiges Übel.

Die positiven Effekte dieser Gespräche

Trotz des zeitlichen Aufwands erleichtern Mitarbeitergespräche Ihre Führungsarbeit. Sie klären schwelende Konflikte, motivieren durch Wertschätzung und stärken die Mitarbeiterbindung. Regelmäßig durchgeführte und ehrliche Gespräche optimieren die Personalentwicklung. Sie lernen die Kompetenzen und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter detailliert kennen, die im Rahmen der Personalplanung ein unverzichtbares Gut sind. Mit diesem Wissen setzen Sie die wertvollste Ressource in Ihrem Unternehmen zielgerichtet und bedarfsorientiert ein – das Humankapital.

Am meisten profitieren Sie von diesen Gesprächen, wenn Sie sich optimal darauf vorbereiten. Mit einer auf Ihre Anforderungen abgestimmten Software dokumentieren Sie die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter und werten die wichtigsten Ergebnisse der Gespräche transparent aus.

Gute Vorbereitung für das Mitarbeitergespräch unerlässlich

Ein erfolgreiches Personalgespräch, egal ob Jahresgespräch oder Quartals-Feedback, setzt ausführliche Vorbereitungen voraus. Dafür verringert sich der Zeitaufwand, wenn Sie vorherige Gespräche dokumentiert haben und sich im Vorfeld wichtige Punkte notieren. Neben positiven Aspekten der Arbeit können diese Notizen auch Kritikpunkte enthalten. Kritik sollte sich jedoch immer auf dokumentierte Situationen beziehen, damit der Mitarbeiter die Beurteilung als objektiv empfindet. Zentral in einer Software für Mitarbeitergespräche gebündelte Notizen sind hierbei eine große Unterstützung.

Die Organisation des Mitarbeitergesprächs gliedert sich in drei Phasen:

Vorbereitungsphase

  • Laden Sie den Mitarbeiter frühzeitig ein und informieren Sie ihn über die Besprechungspunkte.
  • Reservieren Sie einen geeigneten Raum, in dem Sie ungestört sind.
  • Planen Sie ausreichend Zeit ein.
  • Beschaffen Sie sich alle wichtigen Informationen.
  • Führen Sie die Mitarbeiterbewertung rechtzeitig durch und übermitteln Sie dem Mitarbeiter einen Bewertungsbogen für die Selbstbewertung.

Während des Personalgesprächs

  • Schaffen Sie eine angenehme Gesprächsatmosphäre ohne Störungen, wie zum Beispiel Handys.
  • Fördern Sie den Dialog und lassen Sie den Mitarbeiter erzählen.
  • Definieren Sie Ziele und Inhalte zu Gesprächsbeginn.
  • Seien Sie aufmerksam und hören Sie aktiv zu.
  • Dokumentieren Sie wichtige Punkte.
  • Legen Sie abschließend realistische Vereinbarungen fest.

Nach dem Gespräch

  • Reflektieren Sie den Gesprächsverlauf. Gibt es Punkte, die Sie beim nächsten Mitarbeitergespräch besser machen können?
  • Erstellen Sie ein Protokoll, auf das sich Führungskraft und Mitarbeiter einigen.
  • Unterstützen Sie den Mitarbeiter bei der Umsetzung der vereinbarten Ziele.

Bei der Vor- und Nachbereitung von Mitarbeitergesprächen entlastet Sie eine HR-Software wie Personio. Mit den Funktionen „Feedback“ und „Performance“ hilft Ihnen Personio, Ihre Mitarbeiter objektiv zu beurteilen, regelmäßige Termine zu erstellen und die Ergebnisse transparent zu dokumentieren.

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